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Proceso salida de mercancías

 
  
 
Preguntas frecuentes Salida de mercancías


Acceso a los servicios informáticos electrónicos
Aspectos generales
Registros previos
Solicitar autorización de embarque
Trasladar mercancías
Avisar ingreso
Certificar embarque
Exportaciones globales con embarques fraccionados
Inspección aduanera

1. Acceso a los servicios informáticos electrónicos

El acceso a los servicios informáticos electrónicos para la ejecución de los procedimientos propios del Proceso de Salida de Mercancía se realizará por la siguiente dirección www.dian.gov.co / Salida de Mercancías.

1.1. ¿Cuáles son los requerimientos para el acceso a los servicios informáticos electrónicos dispuestos para el proceso de salida de mercancía?

1.1.1. Registro de personas ante la DIAN.

Las personas naturales que a nombre propio o a nombre de un tercero vayan a ingresar a los servicios informáticos electrónicos dispuestos para la ejecución del proceso de salida de mercancías, deben estar registradas ante la DIAN.

Se entiende que una persona natural se encuentra registrada ante la DIAN, cuando esté inscrita en el Registro Único Tributario porque está obligado a hacerlo, o inscrita en el Registro de Personas para uso de los servicios informáticos electrónicos.


1.1.2. Habilitar cuenta.

Las personas naturales para acceder a los servicios informáticos electrónicos deben abrir cuenta y habilitarla a través de los mismos servicios.

Ingrese por www.dian.gov.co / Salida de Mercancías / Otros servicios / Habilitar cuenta, y siga las instrucciones.

Las cuentas que se habiliten no tendrán vencimiento; la persona natural mediante la opción de autogestión podrá realizar el cambio de contraseñas.


1.1.3. Inscripción y actualización en el RUT.

Para la inscripción y actualización del RUT tenga en cuenta las indicaciones en el documento “Actualización RUT y emisión mecanismo digital” que encuentra www.dian.gov.co / Capacitación / Salida de mercancías.


1.1.4. Registro de personas.

La DIAN coloca al servicio de los usuarios aduaneros (personas jurídicas o naturales) un procedimiento automatizado, para que los representantes legales o aduaneros de las empresas o las personas naturales, o las personas que hayan sido autorizadas para el efecto, registren la información de personas naturales no inscritas en el RUT, a las cuales van a autorizar para actuar en su nombre ingresando a los servicios informáticos electrónicos, en diferentes roles dentro de los procedimientos propios del proceso de salida de mercancías.

Para proceder a inscribir una persona en este registro, el representante legal debe ingresar www.dian.gov.co / Salida de Mercancía y acceder a los servicios informáticos electrónicos mediante los datos de organización, identificación y contraseña, e ingresar al menú “Autogestión” y hacer clic en “Inscripción de personas”. Si quien va a realizar el registro es la persona que el representante legal autorizó para ejecutar este rol, esta persona debe al iniciar sesión indicar en organización “Autorizaciones” y así mismo su identificación y contraseña personal, una vez ingrese debe seleccionar la empresa a nombre de la cual va a ingresar a los servicios informáticos electrónicos

Ver más detalles en el documento “Guía procedimiento autorización de personas”, en www.dian.gov.co / Otros servicios / Capacitación / Salida de mercancías.


1.1.5. Calidades de las personas que actúan en el proceso de salida de mercancías, a través de los servicios informáticos electrónicos.

Los representantes aduaneros actúan a nombre de una Agencia de Aduanas, UAP o ALTEX para presentar las solicitudes de autorización de embarque y las declaraciones de exportación. Los representantes legales de este tipo de empresas podrán autorizar a otras personas naturales de su organización para asumir roles de digitador de información o consultar la misma, pero la obligación de presentar la SAE y presentar y firmar la Declaración de Exportación, siempre será del representante aduanero.

Para los usuarios aduaneros que tengan la calidad de transportadores, depósitos, zonas francas, puertos o muelles, quien actúa a nombre de la organización es el representante legal o a nombre propio cuando el usuario aduanero es una persona natural. Los representantes legales podrán autorizar otras personas de su organización para actuar con los roles que él mismo tiene, para cumplir las obligaciones que tiene en el proceso de salida de mercancías. Para estos eventos la persona autorizada cuando ingrese a los servicios informáticos electrónicos debe en Organización indicar “Autorizaciones” y una vez acceda a ellos, indicar el nombre de la empresa a nombre de la cual va a actuar. En todos los casos, la responsabilidad por el cumplimiento de la obligación correspondiente dentro de los términos y condiciones establecidas, es de la organización a nombre de la cual la persona está accediendo a los servicios informáticos electrónicos, no de la persona autorizada.

Los exportadores o comercializadores internacionales cuando vayan a actuar como declarantes en las exportaciones hasta US$ 10.000 a partir del 7 de septiembre del 2008, para presentar solicitudes de autorización de embarque y declaraciones de exportación, lo deben hacer a través del representante legal o directamente si es persona natural. Los representantes legales de este tipo de empresas podrán autorizar a otras personas naturales de su empresa para asumir roles de digitador de información o consultar la misma, pero la obligación de presentar la SAE y presentar y firmar la Declaración de Exportación, siempre será del representante legal.

1.1.6. Iniciar sesión en los servicios informáticos electrónicos.

Personas naturales que tengan la calidad de representantes legales o representantes aduaneros de la organización.

El acceso a los servicios informáticos electrónicos para la ejecución de los procedimientos propios del proceso de salida, por parte de una persona natural que tenga la calidad de representante legal o representante aduanero de un usuario aduanero, se hará de la siguiente manera:

Organización: se registra el NIT del usuario aduanero.
Identificación: se registra la cédula de la persona natural que tiene la calidad de representante legal o representante aduanero.
Contraseña: se registra la contraseña establecida por la persona natural al momento de habilitar su cuenta.

Personas naturales que tengan la calidad de autorizados para actuar a nombre de una organización.

El acceso a los servicios informáticos electrónicos, por parte de una persona natural que haya sido autorizada para actuar a nombre de una organización, se hará de la siguiente manera:

Organización: se selecciona AUTORIZACIONES
Identificación: se registra la cédula de la persona natural que tiene la calidad de autorizado para actuar.
Contraseña: se registra la contraseña establecida por la persona natural al momento de habilitar su cuenta.

En estos casos, una vez se ingresa a los servicios informáticos electrónicos se selecciona el NIT del usuario aduanero con el que se va a realizar el procedimiento.

Personas naturales que tengan la calidad de representantes legales en Colombia de una empresa de transporte terrestre transfronteriza no residente o no domiciliada.

Organización: se selecciona ORGANIZACIÓN NO OBLIGADA A RUT y se registra el número asignado por la DIAN a la empresa de transporte transfronterizo al momento del registro.
Identificación: se registra la cédula de la persona natural que tiene la calidad de representante legal en Colombia, de la empresa de transporte transfronteriza.
Contraseña: se registra la contraseña establecida por la persona natural al momento de habilitar su cuenta.

1.2. ¿Cómo se utiliza el mecanismo de firma digital?

El mecanismo de firma con certificado digital que deben utilizar las personas naturales, para la ejecución de los procesos en los servicios informáticos electrónicos es el emitido por la DIAN, en calidad de entidad certificadora cerrada, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

La emisión y activación del mecanismo de firma con certificado digital no tiene ningún costo para la persona natural a la cual se le entrega y es de carácter personal, lo que significa que se le entrega a la persona, no a la empresa a la que pertenece. Así las cosas, si la persona natural a quien se le emite el mecanismo digital, tiene a su vez la calidad de representante legal de otra empresa que deba cumplir obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias que exijan la presentación de declaraciones o información mediante el uso del mecanismo digital, puede utilizar el mismo mecanismo de firma digital que se le entrega para el proceso de salida de mercancías; así mismo para cumplir obligaciones a título personal.

La DIAN emitirá a los representantes aduaneros de las Agencias de Aduanas, ALTEX y UAP que lo soliciten, el mecanismo de firma digital. Si una empresa tiene varios representantes aduaneros para actuar en las diferentes administraciones, se emitirá a cada uno de ellos su correspondiente mecanismo de firma con certificado digital.

Dentro del proceso de salida de mercancías, el único procedimiento que requiere el uso del mecanismo de firma digital, es la presentación de la declaración de exportación.

Así mismo, entregará a los representantes legales o a las personas autorizadas por éstos, de las empresas que tengan una calidad de usuario aduanero diferente a Agencias de Aduanas, UAP o ALTEX, el mecanismo de firma digital, para que puedan ejecutar el procedimiento de autorización de personas e inscripción de personas.


1.3. ¿Deben las personas que acceden a los servicios informáticos electrónicos en calidad de autorizados de una organización, estar inscritos en el RUT de dicha organización?

No, las personas que son autorizadas por el representante legal de una organización o por quien éste autorice, para el acceso a los servicios informáticos electrónicos, no requieren estar incluidas en la sección de representaciones del Registro Único Tributario de dicha organización.

1.4. ¿Deben las personas que acceden a los servicios informáticos electrónicos en calidad de autorizados de una organización, estar inscritas en el RUT?

No, las personas que son autorizadas por el representante legal de una organización o por quien éste autorice, para el acceso a los servicios informáticos electrónicos, no requieren estar inscritas en el RUT, salvo que por otras responsabilidades personales estén obligadas a hacerlo.

1.5. ¿Puede una misma persona ser autorizada para más de una organización?

Sí, una misma persona puede ser autorizada para acceder a los servicios informáticos electrónicos para varias organizaciones.

1.6. Procedimientos de contingencia cuando existan fallas en los servicios informáticos electrónicos no atribuibles a los usuarios. ARTÍCULO 1º Res. 4240/2000

La DIAN mediante resolución modificatoria de la Resolución 4240 de 2000, reglamentará la forma como se debe adelantar el proceso de salida de mercancías, en los casos de contingencia.

2. Aspectos generales

2.1. ¿Los documentos deben imprimirse y presentarse en papel como en la actualidad?

En el proceso de salida de mercancía se elimina la presentación física de los documentos. No se requiere la impresión de los mismos. A través del asunto el usuario podrá revisar los documentos y trámites realizados y consultar la próxima tarea a realizar.

2.2. ¿Cómo se reconoce al consultar la imagen de un documento, el estado del mismo?

El estado del documento se reconoce por la leyenda diagonal que se aprecia en el documento, así:
BORRADOR (documento guardado temporalmente) - RECIBIDO (documento cuya presentación no requiere firma) - PRESENTADO (documento cuya presentación requiere firma).

2.3. ¿Es necesario guardar la información de cada una de las pantallas o se puede guardar al final?

Se puede guardar al final o a medida que avanza en el diligenciamiento.

2.4. ¿A través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos para el proceso de salida de mercancías, se permitirá utilizar información de solicitudes y/o autorizaciones anteriores y similares, como ayuda para aprovechar información completa del declarante, posiciones y descripciones presentadas?

Sí, permite copiar la información de las solicitudes de autorización de embarque presentadas y aprovechar los datos registrados para diligenciar una nueva solicitud de autorización de embarque, lo anterior se realiza de la siguiente manera:

Por la opción “solicitar embarque” se consulta las “solicitudes de embarque”, luego por los filtros de búsqueda se ubica el documento que al final mostrará la opción “copiar” el cual permitirá realizar la copia de los datos y utilizarlos en otro documento.

2.5. ¿Cómo se ejecutan los procedimientos del proceso de salida de mercancías a través de los servicios informáticos electrónicos?

Los documentos se podrán diligenciar de la siguiente manera:

Ingresando por el menú de Salida de mercancías y ubicando el procedimiento particular que se va a ejecutar, o consultando el "asunto" específico, o por la opción "tareas".

Así mismo la información se podrá cargar a través del servicio de presentación de información por envío de archivos (para la solicitud de autorización de embarque, planilla de traslado y el envío de la información del detalle de paquetes postales y envíos urgentes). Para el efecto, se podrá utilizar una herramienta denominada "prevalidador", que la DIAN tiene a disposición de los usuarios en forma gratuita a través en el portal, y que facilita la conformación de los archivos, con las especificaciones técnicas exigidas.

2.6. ¿Qué información se puede presentar por el servicio informático electrónico de presentación de información por envío de archivos?

Actualmente la solicitud de autorización de embarque por carga masiva, envío de la información correspondiente a los paquetes postales o envíos urgentes para la solicitud de autorización de embarque de una exportación de tráfico postal y envíos urgentes, la planilla de traslado de mercancía a zona primaria y/o a zona franca, manifiesto de la carga, debe diligenciarse siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación: en el video de Presentación de información por envío de archivos del proceso de mercancía que encontrará http://www.dian.gov.co/descargas/salidamercancias/videos/exportaciones/base_exportaciones.swf

El formato 602 Solicitud de Autorización de Embarque.
El formato 1162 Solicitud de Planilla de Traslado de mercancía a Zona Primaria y / o a Zona Franca.
El formato 1138 solicitud de manifiesto expreso de documento de transporte para la modalidad de exportación de tráfico postal y envíos urgentes.
El formato 1165 Solicitud del Manifiesto de carga.

Cuando la SAE con diligenciamiento fraccionado o la SAE de energía, gas u otros se diligencie por el servicio de entrega de información por envío de archivos, utilizando el prevalidador o sus propios sistemas, el declarante diligenciará la información mínima requerida, por cuanto al presentar y colocar el archivo en la página de la DIAN, se complementará en forma automática la información, con los datos de la respectiva SAE Global o contrato de suministro de energía, respectivamente.

2.7. ¿Es posible revisar un documento que se esté elaborando a través de los servicios informáticos electrónicos, antes de presentarlo?

El servicio informático electrónico le permitirá al usuario generar imágenes de los documentos en estado guardado, y con ellos el usuario podrá realizar las revisiones que considere necesarias.

2.8. ¿En el proceso de salida de mercancías, qué procedimientos puede realizar directamente el exportador?

Dentro del proceso de salida de mercancías, el exportador podrá actuar en los siguientes procedimientos:

Enviar la solicitud de autorización de embarque y presentar la declaración de exportación en calidad de declarante, en los casos permitidos en el artículo 11 del Decreto 2685 de 1999 modificado por el artículo 1 del Decreto 2883 de 2008.
Enviar la planilla de traslado.
Solicitar inspección en zona secundaria.
Solicitar prórrogas o plazos mayores.



2.9. ¿Cómo se darán a conocer las especificaciones técnicas para el envío de información a través del servicio de presentación de información por envío de archivos, de los documentos asociados a los procedimientos propios del proceso de salida de mercancías?

La DIAN mediante Resolución 7788 de 2008 dio a conocer las especificaciones técnicas para la presentación de información por envío de archivos a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y aplica a la información relacionada con los procedimientos del Régimen de Exportación y salida de mercancías de Zona Franca al Resto del Mundo así:

1. A la Planilla de Traslado de Mercancía a Zona Primaria o Zona Franca,

2. Al formulario de movimiento de mercancías, para las mercancías que salen de la Zona Franca al Resto del Mundo,

3. Al Manifiesto Expreso que individualice cada uno de los documentos de transporte para la modalidad de exportación de tráfico postal y envíos urgentes,

4. A la información para el Registro de Productos necesario para individualizar la descripción de mercancías, y

5. A la información del Manifiesto de Carga para certificar los embarques de las mercancías exportadas.


¿Qué roles deben cumplir dentro del proceso de salida de mercancías los agentes de carga internacional?

El Decreto 2685 de 1999 modificado por el Decreto 1530 de 2008, no contempla la ejecución de procedimientos dentro del proceso de salida de mercancía, por parte de los agentes de carga internacional.

3. Registros previos

3.1. ¿Cómo se presentan los certificados de programas especiales de exportación?

1. Ingrese por el menú Salida de mercancía.
2. Seleccione "Solicitar embarque", luego haga clic en "Registrar salida de mercancías".
3. Seleccione en la lista de tipos de diligenciamiento "Registro de un certificado PEX".
4. Diligencie los datos solicitados en las pantallas, indicando el número del programa PEX, la fecha y los datos del productor de materias primas en Colombia.
5. Al finalizar, pulse el botón "Enviar".


Con el acuse de recibo que se genera virtualmente, se certifica la presentación del documento ante la DIAN, y las exportaciones en desarrollo de un Programa Especial de Exportación, que se realicen a partir de este momento, deben relacionar como documentos soporte los certificados PEX que amparen las materias primas utilizadas en la elaboración del bien final.

3.2. ¿Cómo se registra un programa especial de muestras sin valor comercial?

1. Ingrese por el menú Salida de mercancía.
2. Seleccione la opción "Solicitar embarque", luego haga clic en la opción "Registrar salida de mercancías".
3. Seleccione en la lista de tipos de diligenciamiento "Registro programa especial de muestras sin valor comercial".
4. Diligencie todos los datos solicitados, teniendo en cuenta que según la norma aduanera el cupo máximo de autorización son USD10.000, o USD$30.000 para los Altex.


Con el acuse de recibo que se genera, se certifica la presentación del documento ante la DIAN, y las exportaciones de muestras sin valor comercial que en lo sucesivo se realicen con cargo al Registro del programa especial de muestras sin valor comercial, deben relacionar el número del documento de registro que arrojen los servicios informáticos.


3.3. ¿Cuándo se entiende aprobado un programa especial de muestras sin valor comercial?

Cuando una vez diligenciado y presentado el registro del programa especial de muestras sin valor comercial a través de los servicios informáticos electrónicos, la DIAN acuse el recibo satisfactorio del mismo.

3.4. ¿Cómo se registra un contrato de energía o gas?

1. Ingrese por el menú de Salida de Mercancía.
2. Seleccione la opción "Solicitar embarque", luego haga clic en la opción "Registrar salida de mercancías".
3. Seleccione en la lista de tipos de diligenciamiento "Registro contrato de suministro de energía, gas u otros".
4. Diligencie los datos solicitados, teniendo en cuenta que el documento que acredita la operación como documento soporte (contrato, oferta, etc.) debe comprender un período de tiempo determinado y se deben registrar las fechas de corte de facturación.
5. Al finalizar, pulse el botón "Enviar".

Con el acuse de recibo que se genera, se certifica la presentación del documento ante la DIAN, y las exportaciones de energía, gas u otros que en lo sucesivo se realicen con cargo al contrato, deben relacionar el número del documento de registro del contrato de suministro de energía, gas u otros que arrojen los servicios informáticos.


4. Solicitar autorización de embarque

4.1. ¿Cuál es la forma de buscar una solicitud de autorización de embarque en estado temporal o presentada?

Una vez haya ingresado al proceso de salida de mercancías a través de los servicios informáticos electrónicos con el rol de declarante, el usuario debe hacer clic en la opción del menú “Solicitar embarque”, y seleccionar la opción “Consultar solicitudes de embarque”. A continuación, podrá consultar utilizando los siguientes filtros de búsqueda:
- Tipo de Diligenciamiento
- Número de Solicitud de Embarque
- Aduana de Despacho
- Rango de Fechas
- El usuario debe indicar si se trata de una solicitud de autorización de embarque en estado temporal o presentada.

Finalmente, debe hacer clic en el botón “Buscar” para que se despliegue una lista con las solicitudes de autorización de embarque consultadas.

Si se trata de una consulta de una solicitud de autorización de embarque presentada, puede copiar los datos de la lista para que se inicie el trámite de una nueva solicitud, para el efecto debe hacer clic en el botón “Copiar SAE”.

4.2. ¿Qué diferencia existe entre unidades físicas y unidades comerciales?

La diferencia entre Unidades Físicas de Medida (UFM) y las Unidades Comerciales (UC) es que las primeras son definidas internacionalmente para medir la cantidad de mercancías comercializadas en el mundo y para estandarizar las estadísticas de comercio y las segundas son aquellas medidas en las cuales se mide la cantidad de mercancía comprada y vendida.

El artículo 2 del Decreto 4589 del 2006 establece las unidades físicas a declarar de acuerdo con la subpartida arancelaria, en concordancia con la Decisión Andina 653.

4.3. ¿Qué se registra en la casilla número de bultos, cuando se trata de carga a granel?

Cuando se trata de carga a granel, la casilla número de bultos no debe venir diligenciada.

4.4. ¿La solicitud de autorización de embarque se debe presentar en todos los casos antes del ingreso de la mercancía al lugar de embarque o zona franca?

Como norma general sí, la solicitud de autorización de embarque se debe presentar antes del ingreso de la mercancía al lugar de embarque o zona franca. La DIAN mediante resolución establecerá los casos donde la solicitud de autorización de embarque se puede presentar después de que la mercancía haya ingresado al lugar de embarque.

Ver artículo 236-3 de la Resolución 4240 de 2000.

4.5. ¿Qué significa que la solicitud de autorización de embarque sea Inicial o de Reemplazo?

La solicitud de autorización de embarque es inicial, cuando se efectúa su diligenciamiento y presentación por primera vez y será de reemplazo, cuando en forma voluntaria sea corregida una solicitud presentada con anterioridad, por parte del declarante, siempre y cuando la mercancía no haya ingresado al lugar de embarque o zona franca, según el caso.

4.6. ¿Cómo es el procedimiento para diligenciar una solicitud de autorización de embarque de reemplazo?

Una vez haya ingresado al proceso de salida de mercancías a través de los servicios informáticos electrónicos, el usuario debe hacer clic en la opción del menú “Solicitar embarque”, seleccionar la opción “Registrar salida de mercancías”, escoger el tipo de solicitud de autorización de embarque que va a diligenciar, seleccionar el concepto reemplazo y finalmente indicar el número del documento anterior que va a reemplazar.

4.7. ¿En qué eventos se invalida una solicitud de autorización de embarque aceptada y hasta qué momento se puede invalidar?

La solicitud de autorización de embarque podrá ser invalidada cuando efectuado el ingreso de las mercancías al lugar de embarque, el exportador desista de efectuar la operación de exportación, siempre y cuando no se haya efectuado el embarque de las mismas. Las exportaciones que se efectúen a Zona Franca podrán ser invalidadas antes de que el usuario operador efectúe el correspondiente Aviso de Ingreso.

4.8. ¿Cómo se invalida una solicitud de autorización de embarque aceptada?

Una vez haya ingresado al proceso de salida de mercancías a través de los servicios informáticos electrónicos, el usuario debe hacer clic en la opción del menú “Solicitar embarque”, y seleccionar la opción “Consultar solicitudes de embarque” en estado definitivo. Aparecerá una lista con las solicitudes de autorización de embarque consultadas, para que se marque la que se desee invalidar y en la parte inferior se hace clic en el botón "Invalidar".

4.9. ¿Qué procedimiento se debe adelantar para solicitar el embarque bajo la modalidad de reembarque?

Cuando una mercancía objeto de reembarque se encuentre ubicada en el lugar de embarque, la solicitud de autorización de embarque se presenta informando que la mercancía está ubicada en dicho lugar.

Si la mercancía está en un depósito por fuera del lugar de embarque debe presentarse la solicitud de autorización de embarque y la correspondiente planilla de traslado para su ingreso al lugar por donde va a ser embarcada.

4.10. ¿Por qué en la SAE se aumenta la información relacionada con datos del negocio?

Esta información está armonizada con la Decisión Andina 671 sobre Documento Único Aduanero y le permitirá al gobierno nacional tomar decisiones de política de comercio, que redundarán en beneficio de los exportadores.

4.11. ¿Es posible en la descripción de las mercancías indicar únicamente el texto de la subpartida en el arancel?

El texto de la nomenclatura arancelaria no es la descripción de la mercancía, por lo tanto es necesario en la solicitud de autorización de embarque informar la descripción en forma completa y detallada de acuerdo con cada una de las variables que la componen.

El registro de la información de la descripción de la mercancía objeto de exportación, debe corresponder a las características que identifican e individualizan el producto por ello, la información que se solicita ya no va en un campo de libre diligenciamiento como es en SYGA, sino en casillas que definen las diferentes características algunas de las cuales son obligatorias y otras no, por lo tanto es una nueva forma de dar la misma información lo cual será útil para la aplicación de las herramientas para análisis de riesgo y para las decisiones de política comercial que se puedan tomar, a través del análisis estadístico de la información obtenida de esta forma.

La DIAN dispone para los usuarios un servicio informático para el registro previo de los productos de exportación, de tal manera que al momento de presentar la solicitud de autorización de embarque, el usuario solo indique el número de registro del producto y las características individuales de dicho producto. Esto para facilitar la presentación de la solicitud.


4.12. ¿La casilla de peso puede ir en blanco en la solicitud de autorización de embarque?

Sí, se puede dejar en blanco la casilla de Peso Bruto en la solicitud de autorización de embarque. Salvo para la mercancía a granel, en cuyo caso este dato es obligatorio.

4.13. ¿Cómo se manejará la figura del reaprovisionamiento de naves?

El reaprovisionamiento de las naves o aeronaves que lleguen al territorio aduanero nacional no requiere el trámite de una declaración de exportación, no obstante en el caso de que el exportador opte por declarar la operación, podrá aplicar el procedimiento previsto para la exportación de energía eléctrica.

4.14. ¿Los vistos buenos que se tramitan ante la VUCE, se validarán en línea en el trámite de la solicitud de autorización de embarque a través de los servicios informáticos electrónicos?

Sí, se encuentra previsto que los vistos buenos que se tramitan en la VUCE se validarán en línea, como requisito para la aceptación de la solicitud de autorización de embarque que se diligencie a través de los servicios informáticos electrónicos. Cuando al momento de consultar la información de la VUCE no se obtenga respuesta, el usuario podrá registrar manualmente los vistos buenos obtenidos de las entidades competentes.

4.15. ¿Dónde o cómo se especifica que el exportador es un UAP o ALTEX?

En la solicitud de autorización de embarque no se especifica la calidad del declarante. Internamente se valida la calidad del usuario aduanero exportador y/o declarante con el RUT.

4.16. ¿Es necesario llenar todos los datos en la información de documentos soportes, facturas, mandato, resolución de facturación?

En la Solicitud de Autorización de Embarque, el declarante deberá suministrar a la Aduana toda la información que ésta requiera, es así que en el momento de diligenciamiento de las casillas, el sistema le va a exigir el diligenciamiento de los documentos soportes obligatorios dependiendo de la modalidad de exportación que vaya a realizar.



4.17. ¿Por qué se exige la presentación de la solicitud de autorización de embarque en forma anticipada?

La presentación de la solicitud de autorización de embarque en forma anticipada busca que la cadena logística sea más organizada y por tanto más eficiente. De esta manera el proceso es más ágil, y en consecuencia elimina sobrecostos en las operaciones para que los exportadores sean más competitivos. Así mismo cumple con las recomendaciones de la OMA para facilitar y asegurar el comercio global.

4.18. ¿Es posible que para la carga consolidada se presente la solicitud de autorización de embarque directamente en el lugar de embarque?

Los casos en los cuales se puede presentar la solicitud de autorización de embarque cuando la mercancía esté en el lugar de embarque serán reglamentados en resolución de carácter general por la DIAN.

Ver artículo 236-3 de la Resolución 4240 de 2000.

4.19. ¿Es posible que en el caso de los envíos parciales, en los cuales solo se tiene la factura con el último despacho del contenedor a puerto, se elabore la solicitud de autorización de embarque estando ubicada la totalidad de los contenedores en el puerto?

Los casos en los cuales se puede presentar la solicitud de autorización de embarque cuando la mercancía esté en el lugar de embarque están reglamentados en el artículo 236-3 de la Resolución 4240 de 2000.


4.20. ¿El embarque por aduana diferente requiere diligenciamiento de planilla de traslado de mercancías?

Sí, para efectos del traslado de la mercancía hasta la zona franca o lugar de embarque, según el caso, deberá presentarse la planilla de traslado de mercancías.

4.21. ¿Puede la casilla de bultos en una solicitud de autorización de embarque diligenciarse con números decimales?

Existe una diferencia clara entre la cantidad de embalajes y la cantidad del producto exportado. Cuando se registra en la solicitud de autorización de embarque la cantidad de embalajes, este dato necesariamente es un entero, pues independiente que una de las cajas no esté llena, sino que contenga la mitad del producto exportado, la caja es una unidad; el efecto de dicha caja no llena, se refleja en la cantidad de unidades físicas o comerciales del producto exportado, la cual sí admite cifras decimales.

4.22. ¿En qué momento se asocian al proceso de exportación los vistos buenos que se obtienen en el lugar de embarque, después de presentar la solicitud de autorización de embarque?

La información de los vistos buenos se asociará a las solicitudes de autorización de embarque si se obtienen antes de la presentación de las mismas y antes de la certificación del embarque, cuando se obtengan una vez ingrese la mercancía al lugar de embarque y después de presentada dicha solicitud. Esto se realizará ingresando por salida de mercancía / embarcar carga / ingresar documentos al embarque.

4.23. ¿Cómo se diligencia una solicitud de autorización de embarque con destino a una zona franca o depósito franco en Colombia?

En los datos del destinatario como país de destino seleccione Colombia; en los datos de lugares, aparecerá automáticamente como país de destino final Colombia y en la tabla lugar de destino final aparecerá la lista de zonas francas y depósitos francos.

5. Trasladar mercancía

5.1 ¿Para qué se utiliza la planilla de traslado?

Para identificar a qué solicitud de autorización de embarque corresponde la mercancía que va a ingresar al lugar de embarque en un medio de transporte y así informar al transportador o puerto desde el momento que recibe la carga la decisión de autorizar el embarque automático de la mercancía o su inspección aduanera.

5.2. ¿Quién debe diligenciar la planilla de traslado?

El declarante, exportador, o transportador internacional, esto dependerá de cómo se realice logísticamente la operación.

Al momento de enviar la solicitud de autorización de embarque, el declarante podrá asignar un transportador nacional para que realice el trámite de presentar la(s) planilla(s) de traslado; dicho transportador nacional debe estar inscrito en el RUT como usuario aduanero, con la calidad transportador terrestre en operaciones de comercio exterior (código 47).

5.3. ¿Cómo se diligencia la planilla de traslado?

A través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la DIAN, ingresando por el asunto, tareas o a través de las opciones del menú "Trasladar mercancías a zona primaria". Así mismo por el servicio de presentación de información por envío de archivos.

5.4. ¿Cuál es la forma de buscar una planilla de traslado, en estado temporal o presentada?

Una vez haya ingresado al proceso de salida de mercancías a través de los servicios informáticos electrónicos con el rol de un declarante, exportador o transportador, el usuario debe hacer clic en la opción del menú "Embarcar carga", allí se selecciona “Consultar traslado de mercancías”. Luego, puede realizar la consulta utilizando los siguientes filtros de búsqueda:
- Número Documento Planilla
- Aduana de Despacho
- Modo de transporte
- Medio de transporte
- Rango de Fechas
- Número de solicitud de carga masiva (si lo hubiere)
- El usuario debe indicar si se trata de una planilla de traslado en estado temporal o presentada.
Finalmente, debe hacer clic en el botón “Buscar” para que aparezca una lista con las planillas de traslado consultadas.

5.5. ¿Qué información contiene la planilla de traslado de mercancías?

La planilla de traslado debe relacionar, como mínimo, la siguiente información: identificación de la persona responsable de hacer el traslado a zona primaria, identificación del medio de transporte en que se efectúa el traslado, código de la aduana de despacho y código de la aduana de salida, lugar de embarque, tipo de carga, número de bultos, peso bruto, número(s) de la(s) solicitud(es) de autorización de embarque, y la indicación de si se trata de la última planilla o no.

5.6. Cuando la carga a embarcar ya se encuentra en el lugar de embarque, ¿se debe igualmente generar planilla de traslado?

La DIAN mediante resolución establecerá los casos en los cuales la solicitud de autorización de embarque se puede presentar después de que la mercancía haya ingresado al lugar de embarque. En estos casos, no es necesario presentar la planilla de traslado.

Ver artículo 236-3 de la Resolución 4240/2000

5.7. ¿Por cada vehículo, se elabora una planilla de traslado?

El vehículo puede trasladar la mercancía de una o varias planillas de traslado.
Así mismo en una misma planilla de traslado pueden incluirse mercancías de varias solicitudes de autorización de embarque.
Cuando contenga mercancía de varias planillas, el transportador o puerto debe realizar un aviso de ingreso por cada una de las planillas.

5.8. ¿Las mercancías de exportación que salgan temporalmente del lugar de embarque deben elaborar planilla de traslado? En caso afirmativo, ¿quién es el responsable de elaborarla?

Sí, las mercancías que salgan temporalmente del lugar de embarque, para ser almacenadas en un depósito habilitado, por no disponibilidad del medio de transporte, cambio del modo de transporte u otra circunstancia debidamente justificada, deben estar amparadas en una planilla de "Salida de mercancías de Zona Primaria" ( el documento que ampara la salida temporal o definitiva de la mercancía del lugar de embarque se denomina “salida de mercancías de zona primaria”) que elaborará el declarante o transportador y deberán reingresar para su embarque a la zona primaria, amparadas en una planilla de traslado que expedirá el responsable del depósito habilitado.


Se aclara que la planilla de traslado se utiliza para la salida al exterior de las mercancías desde una zona secundaria, una zona franca industrial de bienes y servicios o desde un depósito habilitado, cuando dichas mercancías ya se encuentren bajo control de la aduana, el declarante, el usuario operador, o el empleado del depósito, según corresponda, deberá expedir una planilla de traslado que ampare la mercancía que será objeto de traslado a la zona primaria aduanera para su salida del territorio aduanero nacional.


5.8.1. Cuando se ha solicitado inspección en zona secundaria, ¿también se debe elaborar la planilla de traslado?

Cuando se haya autorizado inspección en zona secundaria, una vez presentada la solicitud de autorización de embarque y autorizado el embarque, el exportador, declarante o transportador, según el caso, deberán efectuar la planilla para efectos del traslado al lugar de embarque.

5.9. ¿Los agentes de carga internacional podrán efectuar planilla de traslado?

No. Los agentes de carga internacional no son responsables aduaneramente de presentar la planilla de traslado.

5.10. ¿En caso de requerir cambios en la planilla de traslado referentes al número de contenedor o placa del vehículo, cómo se pueden corregir estas inconsistencias?

Reemplazando la información de la planilla de traslado, siempre y cuando se realice antes del ingreso de la mercancía al lugar de embarque.


6. Avisar Ingreso

6.1. ¿Cómo se diligencia el aviso de ingreso?

A través de los servicios informáticos electrónicos, dispuestos por la DIAN, ingresando por el asunto, o las tareas, o a través de las opciones del menú "Registrar aviso de ingreso".

6.2. ¿Cómo se informará la decisión de autorizar el embarque o inspeccionar la mercancía, cuando con el aviso de ingreso se registra una Planilla de Traslado donde se relacionan mercancías amparadas en varias solicitudes de autorización de embarque?

Efectuado el aviso de ingreso de las mercancías al lugar de embarque o zona franca, según el caso, la DIAN informará la decisión de practicar inspección aduanera o la decisión de autorizar el embarque directo de las mercancías objeto de exportación, por cada solicitud de autorización de embarque que ampare las mercancías.

6.3. ¿Quiénes son los responsables de efectuar el aviso de ingreso de mercancía?

Cuando la exportación de las mercancías se efectúe por el modo aéreo, el aviso de ingreso de las mercancías lo realiza el transportador aéreo.

Cuando la exportación se efectúe por el modo marítimo, el aviso de ingreso de las mercancías lo realiza el titular del puerto o muelle de servicio público o privado.

Cuando la exportación de las mercancías se efectúe por el modo terrestre, el aviso de ingreso de las mercancías podrá efectuarse por un responsable de un depósito habilitado o funcionario aduanero cuando la mercancía va directamente al cruce de frontera para selectividad.

Cuando la exportación de las mercancías se efectúe con destino a zona franca, el aviso de ingreso de las mercancías lo realiza el usuario operador de zona franca.

Cuando la solicitud de autorización de embarque se presente en un depósito privado de transformación o ensamble habilitado, el aviso de ingreso lo efectuará el responsable del depósito.

6.4. ¿Qué responsabilidades tienen los depósitos en las exportaciones por el modo terrestre?

Cuando la exportación de las mercancías se efectúe por el modo terrestre, el aviso de ingreso de las mercancías podrá efectuarse por un responsable de un depósito habilitado siempre y cuando en la casilla de lugar de inspección se haya seleccionado la opción “Depósito habilitado”. En este caso, es obligatorio el diligenciamiento en la solicitud de autorización de embarque de la información específica del depósito.

6.5. ¿En qué oportunidad debe presentarse el aviso de ingreso?

En el mismo momento en que sean recepcionadas las mercancías en el lugar de embarque o zona franca o depósito, según el caso.

6.6. ¿Qué información debe contener el aviso de ingreso?

Con el aviso de ingreso de las mercancías a la Zona Primaria Aduanera, deberá suministrarse la siguiente información:
Identificación de quien efectúa el ingreso
No. de la planilla de traslado,
Identificación del medio de transporte con que ingresa la mercancía
Fecha y hora de recepción de la mercancía.

7. Certificar embarque

7.1. ¿En qué momento debe presentarse la información del manifiesto de carga?

Realizado el embarque de la mercancía, dentro de las 24 horas siguientes, el transportador deberá presentar a través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la DIAN, la información del manifiesto de carga que relacione las mercancías a bordo del medio de transporte.

7.2. ¿Qué información se debe transmitir con el manifiesto de carga?

En el manifiesto de carga se debe relacionar la identificación del transportador, matrícula de la nave o aeronave y número de las Solicitudes de Autorización de Embarque, el número de los conocimientos de embarque, guías aéreas o cartas de porte, según corresponda al medio de transporte, la indicación de si el embarque se efectúa en forma total o parcial, número de bultos y peso de las mercancías, la identificación de los contenedores con carga y vacíos.

7.3. ¿El servicio informático maneja los estados: radicado y oficializado como en SYGA?

No, el manifiesto de carga una vez se presente, será validado en línea y él una vez se recibe la información, efectuará las verificaciones correspondientes y de encontrarse conforme la información generará un acuse de recibo, con el cual se entenderá presentado el manifiesto de carga ante la DIAN.

7.4. ¿Qué pasa en el evento en que se detecten inconsistencias entre el peso y bultos registrado en el manifiesto de carga y el informado en la solicitud de autorización de embarque?

La generación de la Declaración de Exportación se realizará sobre la base de la información del peso y bultos certificada por el transportador; cuando el transportador al momento de presentar el manifiesto de carga, confirma los datos certificados no obstante existir diferencias con la información de la solicitud de autorización de embarque, se permite la presentación del manifiesto de carga, y el declarante debe así mismo confirmar la información correcta antes de la generación y firma de la declaración de exportación.

7.5. ¿Qué significa la casilla total o parcial en el manifiesto?

El embarque se efectuará en forma total, cuando respecto a la carga amparada en una solicitud de autorización de embarque se embarca toda la mercancía y será parcial, si el embarque de la carga se efectúa en varios envíos.

7.6. ¿Cuánto tiempo se debe esperar para que se valide la información del manifiesto de carga?

El proceso de validación de la información del manifiesto de carga se realiza en el momento en que se entrega la información del manifiesto de carga.

7.7. ¿En todos los casos donde se presente una solicitud de autorización de embarque se debe presentar el manifiesto de carga?

Se exceptúan del trámite de presentar manifiesto de carga, las exportaciones con destino a una Zona Franca o depósito franco y las exportaciones de energía, gas u otros.

7.8. ¿Qué pasa si no se entrega la información del manifiesto de carga en la oportunidad establecida?

Si el transportador no entrega la información del manifiesto de carga, dentro de las 24 horas siguientes al embarque, o en los eventos en que se comuniquen inconsistencias, no las corrija o confirme dentro de las venticuatro (24) horas siguientes en que se reporten, la DIAN remitirá los documentos a la División de Gestión de Fiscalización Aduanera, para que se dé aplicación al procedimiento administrativo para imponer sanciones por presunta violación a la falta administrativa tipificada en el numeral 2.2.1 del artículo 497 del Decreto 2685 de 1999.

7.9. ¿Qué debe entenderse por embarque?

El embarque comprende, además de la operación de cargue de la mercancía en el medio de transporte, su salida del puerto, aeropuerto o cruce de frontera, con destino a otro país.

7.10. ¿Cuál es la responsabilidad del transportador internacional en el modo de transporte aéreo?

El transportador aéreo responderá por dos obligaciones:

Efectuar el aviso de ingreso de las mercancías al lugar de embarque.
Certificar el embarque de las mercancías.

Así mismo, podrá responsabilizarse de la elaboración de la planilla de traslado.

7.11. ¿En qué eventos el funcionario DIAN manifiesta la carga?

En dos casos: Mercancía a la mano del viajero y para la mercancía que sale por sus propios medios.

En estos casos, el aviso de ingreso lo realiza el funcionario aduanero, cuando el viajero o el vehículo llegan al lugar de embarque. Una vez han salido del país el funcionario aduanero realiza el manifiesto correspondiente.

7.12. ¿Los agentes marítimos podrán certificar embarques?

Los agentes marítimos certificarán en embarque a nombre de las empresas transportadoras internacionales que representen. Para el efecto deberán estar inscritos en el RUT, con responsabilidad de usuario aduanero (Cód. 10) en la casilla 53 y con la calidad de usuario aduanero (Cód. 02 agente marítimo) en la casilla 54 del RUT.



8. Exportaciones globales con embarques fraccionados

8.1. Que pasa con las solicitudes globales que no se utilizan?

Las solicitudes globales que se abren y no se utilizan, simplemente pueden ser invalidadas por el declarante, o perderán vigencia cuando se cumpla el término del contrato informado en la misma solicitud.

8.2. ¿Es obligatorio registrar cupo y montos de bienes de exportar, en las solicitudes globales iniciales?

Cuando en los contratos de suministro que soportan una solicitud de embarque global no estén acordados cantidades o montos de los bienes a exportar, no es necesario registrar esta información al presentar la solicitud.

8.3. ¿En qué momento se debe liquidar y registrar la información de una exportación al amparo de los sistemas especiales de importación-exportación?

La liquidación de las exportaciones al amparo de sistemas especiales de importación-exportaciones se realiza en los siguientes momentos:

En las exportaciones con embarque único, se realiza al momento de presentar la solicitud de autorización de embarque.


Para las exportaciones globales con embarques fraccionados, se realizará al momento de la presentación de la Declaración Consolidada.


8.4. ¿Se permite la presentación de una solicitud global, antes de que se inicie la vigencia del contrato?

Sí, se permitirá presentar las solicitudes globales, independiente del inicio de la vigencia de los contratos.

8.5. ¿Puede en una misma solicitud de autorización de embarque indicarse varios compradores en el exterior, dado que en las exportaciones globales existen un consolidador general y varios compradores en un determinado país?

En la solicitud de embarque global se registra la información general del negocio incluyendo la identificación del exportador y el comprador o destinatario. Esta información está armonizada con los parámetros exigidos en la Decisión 671 de la CAN, sobre Documento Único Aduanero, según la cual en una exportación sólo podrá registrarse un solo destinatario. Esta información se cargará en forma automática a los embarques fraccionados que se realicen con cargo a una solicitud de embarque global. Ahora bien, esto no impide que internamente en el país de importación el vendedor le entregue la mercancía a la persona que disponga el comprador.

8.6. ¿Cómo se asocian las facturas definitivas en una exportación global con datos provisionales?

Las facturas definitivas se deben asociar al proceso, al momento de la presentación de la Declaración de Exportación Consolidada, con datos definitivos.


9. Inspección aduanera

9.1. ¿Cómo garantizará la DIAN, en temas de tiempo e infraestructura, que la inspección sea ágil y se realice en las condiciones adecuadas?

La DIAN dispone de funcionarios para la realización de las inspecciones, efectuando la programación de las mismas y garantizando el equilibrio entre el ejercicio de sus facultades de control y el despacho aduanero ágil. Las diferentes entidades del gobierno, actualmente realizan inspección simultánea para agilizar el proceso de exportación.

9.2. ¿En qué momento informará la DIAN al transportador internacional la decisión de autorizar el embarque o inspeccionar la mercancía?

La DIAN informará al transportador y al declarante a través de los servicios informáticos electrónicos, la decisión de inspeccionar o autorizar el embarque automático, una vez el transportador o el puerto, informen sobre el ingreso de la mercancía al lugar de embarque, a través del aviso de ingreso.
 
 
 
  
  
 
Ultima actualización: 01/24/2014

 
 
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