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Presentación de información por envío de archivos

 
  
 
PREGUNTAS FRECUENTES


PRESENTACION DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS




Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar.
Sobre la presentación de la información por envío de archivos
Prevalidadores
Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información.

Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar


1. ¿Qué es un archivo XML?

Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.

Estos archivos al estar en este estándar permiten fácil intercambio entre los sistemas informáticos.

El prevalidador que pone a disposición la DIAN, en forma gratuita, le permitirá la conversión de los archivos a XML.


2. ¿Qué es un esquema XSD?

Un esquema XSD es la descripción de la estructura de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por Ej. longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformación de estos archivos.


3. ¿Qué especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dónde encontrarlas?

Se debe utilizar la especificación XML 1.0 Tercera edición, la cual se puede encontrar en la dirección http://www.w3.org/tr/rec-xml

4. ¿Qué caracteres especiales pueden contener los archivos XML?

Solamente se recibirán caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-8859-1; los caracteres que por alguna razón no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos.


5. ¿Cómo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versión y tipo de archivo XML?

El nombre y el encabezado del archivo contienen la versión y el tipo de archivo, adicionalmente la Solicitud de presentación de información por envío de archivos también la incluye. El esquema por su parte incorpora un elemento de documentación que indica el formato que describe.


6. ¿Cómo se puede estar seguro que los archivos XML están bien formados y son válidos antes de ser enviados a la DIAN?

Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se garantiza que los archivos están bien formados, la validez del contenido solamente se conocerá luego de ser procesados por la DIAN.

7. ¿Existe algún límite en el tamaño de los archivos a transmitir?

Dado que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros, el tamaño del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos más grandes.


8. ¿Cómo se deben nombrar los archivos xml?

El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde:

cc : concepto (Inserción 01, Reemplazo 02)

mmmmm : formato

vv : versión del formato (versión)

aaaa : año de envío

cccccccc : consecutivo de envío por año


9. ¿Cómo se deben nombrar los archivos de los anexos en caso de que tengan que partirse por tener más de 5000 registros?

Los archivos que correspondan a un mismo formato conservan el mismo nombre, pero varían los dígitos correspondientes al número de envío, el cual debe asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir saltos ni repeticiones en el consecutivo.

Por el nombre de los archivos, por Ej.


Dmuisca_01100206200600000050.xml
Dmuisca_01100206200600000051.xml
Dmuisca_01100206200600000052.xml
Dmuisca_01100206200600000053.xml

10. ¿El número de envío siempre es 1 o es 1 para el mes de enero, 2 para el mes de febrero y así sucesivamente?

El número de envío, es un consecutivo general por año para todos los archivos que el contribuyente envía a la DIAN, no es específico por formato o por mes o por tipo de información.

11. ¿El campo número de envío debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es número de envío 1, el formato 1002 es número de envío 2 y así?


No, el número de envío es un consecutivo general para todos los archivos enviados a la DIAN en un período de año.

Recuerde que el Prevalidador no calcula y no controla el número de envio de los archivos, por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios en los datos del encabezado al conformar o generar su xml.


12. ¿Los campos fecha inicial y final para los datos del encabezado del archivo xml cuales serian?

En cuanto a los campos de fecha inicial y final corresponden al periodo o fracción del año gravable informado.


13. ¿Quién debe poner la información en archivos XML?

Es de absoluta responsabilidad del informante.


14. ¿La fecha de envío en el XML corresponde a la fecha de presentación de la información?

No. La fecha de envío registrada en el encabezado de los archivos es la del sistema al momento de generar el XML.

15. ¿Qué seguridad tiene la presentación virtual?

Cuando se realiza la presentación virtual, este servicio tiene las siguientes características de seguridad:

Las conexiones a los servidores utilizan el protocolo HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la comunicación.

Autogestión de sus mecanismos de seguridad, es decir de su usuario y contraseña y/o de su mecanismo de firma respaldada con certificado digital.

Presentación virtual para el poseedor de firma y certificado digital, archivo firmado digitalmente que garantiza no alteración en la recepción

16. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementarán sobre los discos compactos, disquetes o memoria flash USB entregados a la DIAN?

Solamente se puede presentar la información en memoria extraíbles o USB, las cuales serán devueltas al momento de realizar la recepción de la información por parte del funcionario en el punto de atención.

17. ¿Cuál es la razón por la cual solo se pueden enviar 5.000 registros?

Por la facilidad de transmisión (o retransmisión en caso de fallas), ya que esto reduce el tamaño de los archivos y facilita la corrección de los errores.


18. ¿Qué sucede si se envían más de 5.000 registros en un mismo archivo?


El archivo será rechazado en el proceso de colocar el mismo.


19. ¿Se debe diligenciar una solicitud de envío por cada archivo de 5.000 registros?

No, al diligenciar la solicitud de envió de archivos se debe diligenciar en la casilla numero de archivo el total de archivos xml generados del formato y en la casilla de numero de registros la cantidad total de registros que contenga la información de dicho formato.

Ejemplo: Formato 1002

Numero de archivos 3

Total registros 12450


20. ¿Si voy a enviar en 10 archivos información que corresponde a 10 formatos diferentes puedo diligenciar una sola solicitud?

No. se debe diligenciarse una solicitud de envío por cada formato que deba entregarse.

21. ¿Qué significado tiene el campo CodCpt (inserción, reemplazo) del encabezado?

El código de concepto “01 – inserción”, para archivos nuevos o iniciales ó “02 – reemplazo” para corrección de la información.

22. En algunos formatos existe un campo denominado Concepto, ¿tiene este campo relación con el campo Concepto del encabezado?

No existe relación entre los campos concepto del encabezado y los que se encuentran en los registros.

23. ¿Cuál es la razón del campo Valor Total?

El campo “Valor Total” del encabezado se utiliza como campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de un campo numérico de los registros de cada archivo, debido a que todos los formatos no tienen la misma conformación, el campo utilizado para cada formato debe ser uno de los campos con valores numéricos del mismo.

Sobre la presentación de la información por envío de archivos

24. ¿La información tributaria de años anteriores puede presentarse con las nuevas especificaciones técnicas?

No. La información por envío de archivos empezó a partir del año gravable 2005 y cada año se debe conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y especificaciones técnicas establecidas para el año gravable.

La información de los años gravables 2004 y anteriores puede ser entregada en la Dirección Seccional correspondiente a su jurisdicción, almacenando los archivos en un medio magnético y acompañados del formato de entrega. O puede enviarla por correo certificado a la Subdirección de Fiscalización Tributaria, ubicado en Bogotá en al dirección carrera 7 No. 6 – 54 Piso 7.


25. ¿Cuando se habla de información exógena o de información por envío de archivos se hace referencia a lo mismo y qué comprende?

Tradicionalmente se ha hablado de información exógena como aquélla que los obligados presentan a la DIAN, en general, por operaciones realizadas con terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informáticos electrónicos implementados por la DIAN.

La información que deben presentar los obligados debe contener los conceptos y las especificaciones técnicas señaladas en las resoluciones vigentes para cada año gravable.

26. ¿Cuál es la forma para presentar la información exógena o presentación de información por envió de archivos?

- Presentación Virtual: debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.-

27. ¿Quiénes deben presentar la información virtualmente y quiénes presencialmente?

La presentación virtual la deben hacer las personas naturales, entidades, personas jurídicas y demás obligadas a presentar la información exógena de acuerdo a las resoluciones expedidas para cada año gravable.


28. ¿Quién debe cumplir el deber legal de presentar la información exógena, el representante legal, el revisor fiscal?

Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de presentar la información exógena el representante legal

30. ¿Por qué correo o en qué dirección acceso para remitir la información?

Los obligados deben ingresar al portal de la DIAN: www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio informático electrónico de DIAN Virtual: Presentación de información (Exógena) por envío de archivos.

Previamente a la utilización del servicio ha debido agotarse la verificación del equipo, la habilitación de la cuenta y la activación del mecanismo digital.

31. ¿Para realizar la presentación de información es necesario actualizar el RUT de la entidad o persona natural informante y del representante legal?

Antes de efectuar la presentación de la información debe actualizarse el RUT de la entidad o persona natural informante con la obligación 14 (Informante exógena) y del Representante Legal, obligación 22 (Suscribir Declaraciones a nombre de terceros, presentar información), de ser necesario.

32. ¿Cómo se obtiene la firma digital para presentación virtual de la información?

El informante en forma personal, o a través de apoderado para adelantar en su nombre el trámite, podrá acercarse a los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la Emisión del mecanismo de firma digital, para lo cual deberá tener actualizado previamente el RUT de la persona o entidad informante y el del representante legal con las responsabilidades correspondientes.

33. ¿El Representante legal a quien le fue otorgada la firma digital, para presentar virtualmente las declaraciones, necesita otra firma para la presentación de información?

No. El representante legal, con la firma digital otorgada por la DIAN para declarar virtualmente, puede presentar virtualmente la información

34. ¿La firma digital tiene algún costo?

No, la emisión de la firma digital no tiene ningún costo.

35. ¿Puede un interesado sin firma ni certificado digital presentar la información virtualmente?

No. Para cumplir con su obligación en forma virtual el interesado debe contar con el mecanismo de firma digital.

38. ¿En qué momento se entiende cumplida la obligación de presentar la información?

Se entiende cumplido el deber legal de presentar la información mediante acuse de recibo electrónico y el Formulario 10006 con la marca de agua de RECIBIDO y firmado digitalmente por la DIAN, generados por el sistema.

39. ¿Cuáles son los tiempos definidos para la validación de los archivos?

El tiempo definido para este procesamiento dependerá del volumen de información que esté siendo procesado por la DIAN.

40. ¿La información que contenga errores genera sanciones?

Cuando la DIAN establece que la información presentada contiene errores o que la información no corresponde a lo solicitado, procede la aplicación de sanciones conforme al artículo 651 del Estatuto Tributario en concordancia con la Resolución No. 11774 de diciembre 7 de 2005.

41. ¿Habrá algún cobro adicional al usuario por la utilización del servicio virtual o presencial?

No existe ningún costo por el uso de este servicio, los servicios que dispone la DIAN son de carácter gratuito.

42. ¿Se permite hacer retransmisiones de los mismos archivos por errores y/o inconsistencias?

Cuando los archivos presentan errores o algún tipo de inconsistencia se debe generar un nuevo archivo xml con el concepto 02 (reemplazo) corrigiendo las inconsistencias y se realizan una solicitud de reemplazo.

43. ¿Para efectos de control de términos qué fecha se tiene en cuenta?

Para efectos del control de términos en lo que se refiere a oportunidad en el cumplimiento de la obligación de informar se tiene en cuenta los plazos de presentación estipulados en las resoluciones vigentes para el año gravable.

Prevalidadores

1. ¿Cuales son los prevalidadores vigentes?

Los prevalidadores se encuentran en la página de la DIAN www.dian.gov.co

www.dian.gov.co / Otros servicios informáticos / Descarga prevalidadores / Información tributaria (vigencia 2009-2008-2007)

AÑO
GRAVABLE
2006-2007
PrevalidadorTributario_2008_v1.2xls
AÑO
GRAVABLE
2008
Prevalidador_DIAN_Tributario_2009_v1.2.xls
AÑO
GRAVABLE
2009
Prevalidador_DIAN_Tributario_2010_v2.5
AÑO
GRAVABLE
2010
Prevalidador_DIAN_Tributario_2011_v1.4
AÑO
GRAVABLE
2011
Prevalidador_DIAN_Tributario_2012_v2.1

El prevalidador años gravables 2005, 2006, 2007, 2008,
2009, 2010 los pueden descargar ingresando a las siguientes direcciones:

www.dian.gov.co / ayuda / prevalidadores / Selecciones el año del prevalidador para presentar información / informaciontributaria

AÑO GRAVABLE 2005 PREVALIDADOR_2.3.3_Tributario

NOTA: Los link deben quedar de tal forma que se pueda ir directamente a la dirección donde se encuentra cada prevalidador

2. ¿Qué tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final, para la generación de su información en los formatos establecidos?

La DIAN ha desarrollado una herramienta llamada “Prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos” la cual tiene por objeto facilitar el proceso de la captura de la información, conformar los archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5000 registros. Adicionalmente podrá utilizarla para validar archivos XML generados a través de otras herramientas.

3. ¿Es el Prevalidador un programa o software?

El Prevalidador es una herramienta construida sobre Excel para facilitar la presentación de la información y la conformación de los archivos cumpliendo con las especificaciones técnicas dispuestas para cada uno de los formatos establecidos.

4. ¿El Prevalidador funciona únicamente en Excel?

Si. El prevalidador funciona únicamente con Excel.

5. ¿Para utilizar el prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos, debo instalarlo en el computador personal o puedo trabajarlo directamente en la página de la DIAN?

Debe ser instalado en el computador personal.

6. ¿El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos contiene ayudas?

Sí, cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda que orienta acerca del diligenciamiento de la información según el tipo de formato a utilizar.

7. ¿Para cada formato hay un prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos?

No, hay un prevalidador de datos de acuerdo a la información que se va a presentar. (Tributaria, Cambiaria, Aduanera).

8. ¿Cómo se remite la información a la DIAN, cuando se hace uso del prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos?

El prevalidador permite únicamente la conformación de archivos XML de cada formato, una vez creados estos archivos deben presentarse de acuerdo a los procedimientos presencial o virtual.

9. ¿El Prevalidador requiere licencia de software?

No, el Prevalidador es de distribución gratuita y la DIAN tiene derechos reservados sobre la herramienta.

10. ¿Qué versión de Excel debo tener instalada en mi equipo? ¿En versiones anteriores puede instalarse

De acuerdo con los requerimientos técnicos de los servicios informáticos electrónicos DIAN incluido el Prevalidador, la versión mínima es Windows 2000 y Excel 2000, para que la herramienta funcione correctamente

11. ¿Cuánto espacio ocupa en disco el Prevalidador?

El programa instalador y la herramienta instalada ocupa en disco aproximadamente 9.5 MB.

12. ¿Qué se debo hacer antes de instalar el Prevalidador?

Antes de instalar el prevalidador siga los siguientes pasos

Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botón “Inicio” → “Programas” → Microsoft Excel (esta ruta puede variar de acuerdo con la configuración de su computador).

Dé clic sobre el menú Herramientas, baje hasta Macro, y seleccione la opción Seguridad.

En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione la opción Bajo.

Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: menú Archivo → opción Salir:

Proceda a realizar la descarga del prevalidador.

13. ¿El Prevalidador carga un archivo plano?

No. El Prevalidador solo carga archivos Excel.

14. ¿De una base de datos se puede pasar la información al Prevalidador?

La información se puede generar en un formato Excel y luego pegarla en el Prevalidador utilizando la opción control c (copiar) y control v (pegar)

15. ¿El Prevalidador valida archivos Excel?

Sí, para tal efecto se debe seguir el siguiente procedimiento:

El archivo Excel donde está la información debe estar conformado de acuerdo con las especificaciones técnicas del formato que se va a diligenciar. * Determinar el número de registros o líneas del archivo Excel.

En el Prevalidador ir al formato en el cual se ingresará la información.

Agregar el número de líneas o registros, seleccionando en el menú del Prevalidador la opción agregar, digitar el número de líneas a diligenciar, dar enter y luego clic en agregar.

Dar clic en la opción ocultar ayuda en el menú del Prevalidador.

En el archivo Excel seleccionar, únicamente, la información correspondiente.

Copiar la información seleccionada.

En el Prevalidador, ubicado el cursor en la primera posición del registro donde se desea copiar la información utilizar la opción pegar.

Si el número de casillas y registros copiados del archivo Excel no coincide con las casillas y número de registros agregados y no se oculta la ayuda del Prevalidador, no se podrá realizar el pegado.

Una vez pegada la información verificarla con la ayuda línea a línea utilizando la opción Mostar ayuda

Utilizar la opción Generar XML para diligenciar la información del encabezado y - nombre del archivo.

En este momento, si el archivo contiene errores, la herramienta le dará aviso y generará un archivo plano de errores globales, le permitirá guardarlo en el equipo y con cualquier editor de texto podrá ver el contenido del archivo de errores.

Una vez superados los errores confirmar los datos del encabezado.

Generar los archivos XML

La herramienta dará aviso en qué ubicación quedará el archivo generado

16. ¿Descargado e instalado el Prevalidador, al ingresar advierte que se debe habilitar o deshabilitar las macros, o no funciona el botón siguiente, o en la opción diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el botón "ir al formato", Genera "Error en la definición del formato", qué se debe hacer en estos casos

Para superar estos errores, se debe desinstalar el Programa Prevalidador de datos. Verificar que la versión del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel, seleccionar en menú opción Herramientas, indicar Macro, seleccionar Seguridad, marcar nivel de seguridad BAJO y cerrar Excel. Esto para que las macros del Prevalidador de datos funcionen correctamente. En este momento ya puede descargar e instalar el Prevalidador.

17. ¿Por qué cuando se genera el XML, la herramienta advierte que no puede generar el archivo o no genera el archivo y no responde nada?

Para que no cree errores al generar el XML el Prevalidador no debe estar en una ubicación diferente a la original de la instalación

Para un correcto y buen funcionamiento del prevalidador de datos es necesaria que no sea removida ni modificada ninguna de las carpetas que fueron creadas en el momento de su instalación.

18. Después de haber trabajado en el Prevalidador, el Excel no está trabajando correctamente, ¿qué se debe hacer?

Se debe abrir el Prevalidador, luego cerrarlo adecuadamente e ingresar al Excel.

19. ¿Cuál es la forma adecuada de regresar al inicio del Prevalidador después de generar un archivo XML, es necesario salir del Prevalidador y volver a ingresar a él?

Oprimir el botón regresar y el Prevalidador regresa al formato que se estaba diligenciando luego en la barra de menú del Prevalidador oprimir inicio y regresará a la pantalla de Diligenciar, donde se puede seleccionar otro formato

20. ¿Al volver a generar un archivo XML, correspondiente a un formato, que ya ha sido generado con anterioridad y que será guardado en la misma carpeta salida, qué pasa con el archivo anterior, es reemplazado o el nuevo se genera con nombre diferente?

Si el archivo a generar corresponde al mismo concepto (inserción o reemplazo) y mismo número de envío, este reemplazará el archivo.

Por eso en la generación de los archivos es importante tener en cuenta el concepto y el manejo consecutivo del número de envío de los datos del encabezado.

21. ¿En dónde puedo acceder a cada formato XML? ¿Me pueden facilitar los formatos?

Para acceder a los formatos los puede hacer por medio del prevalidador o consultando las especificaciones técnicas de cada uno las cuales las encuentran anexas a las resoluciones vigentes para cada año gravable.

Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información.

22. ¿La información se suma la de todo el año o se coloca un total mes a mes?

Depende de las resoluciones vigentes para el tipo de información se vaya a suministrar a través de los servicios informáticos electrónicos.

23. ¿Se pueden incluir los nombres y apellidos en una sola casilla?

Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la casilla correspondiente, en la misma forma en que aparecen en el RUT.

24. ¿Qué posibilidades hay de que la DIAN permita reportar a las personas naturales con sus apellidos y nombres en un sólo campo?

Mediante cada una de las resoluciones que la DIAN reglamenta anualmente junto con sus anexos de especificaciones técnicas dispone que la información deba ser enviada detallando el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y/o la razón social, según se trate de personas naturales o jurídicas.

25. ¿Como se deben reportar los documentos NUIP, que tienen 10 dígitos?

Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de documento 13 – Cédula de Ciudadanía y debe existir en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

26. ¿Las personas naturales, se deben reportar obligatoriamente con el dígito de verificación y tipo de documento 31 (NIT)? ¿Cuando no se cuente con el dígito de verificación se pueden reportar con tipo de identificación 13- Cédula?

Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta con tipo de documento 31 y con el dígito de verificación correspondiente en caso contrario se informa con tipo de documento 13 Cédula de ciudadanía, en este caso no se diligencia el campo digito de verificación.

27. ¿Para cuantías menores, operaciones del exterior qué se debe diligenciar en las casillas tipo de documento, NIT, dígito de verificación, razón social, dirección, departamento y municipio?

Se debe informar de acuerdo a la normatividad vigente para el año gravable informado.

28. ¿Cuales son los plazos de presentación de la información exógena tributaria?

Los que se encuentran establecidos en las resoluciones vigentes para cada año gravable.

39. ¿Una persona jurídica que no hizo ninguna retención está obligada a presentar la información exógena?


Si no realizo ninguna retención en la fuente no debe presentar el formato para cumplir dicha obligación.


30. ¿El tope de ingresos para presentar información exógena es la suma de los ingresos operacionales y no operacionales, sin incluir la corrección monetaria?

Para efectos de establecer la obligación de informar, los “Ingresos Brutos” incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Estatuto Tributario.

 
 
 
  
  
 
Ultima actualización: 01/24/2014

 
 
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