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Micrositio de Factura Electrónica

Presentación

    Qué es la Factura Electrónica

    Documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

    Características de la Factura Electrónica.

    Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

    . Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

    . Cumplir requisitos del 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando sea del caso.

    . Incluir firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

    . Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE

    Modelo de operación de la Factura Electrónica

    Modelo FE

    El modelo de facturación adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 busca masificar el uso de la factura electrónica en Colombia a través de facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio. Para facilitar la interoperabilidad se cuentan con los siguientes elementos:

    Un formato estándar de generación de la factura en XML, formato que para su construcción utiliza el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente. Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas; estos formatos XML igualmente son obligatorios.

    La firma electrónica y/o digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.

    Disponer de una representación gráfica de la factura electrónica para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico, con elementos gráficos como los códigos QR.

    La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los actores participantes en el modelo de factura electrónica.

    El modelo contempla que quienes deseen pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente y también le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

    Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación y un aumento de su productividad.

    Cómo se pueden generar la Factura Electrónica?

    A través de sistema de facturación del contribuyente o contratando los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2242 de 2015.

    Actores de la Factura Electrónica:

    - Facturador Electrónico

    - Adquirente

    - Proveedor Tecnológico

    ¿Quiénes facturarán electrónicamente?

    - Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN, mediante resolución de carácter general.

    - Quienes opten voluntariamente por facturar electrónicamente.

    Documentos que pueden ser emitidos electrónicamente:

    Respecto de lo regulado por el Decreto 2242 de 2015 como mínimo lo siguiente:

    - Facturas

    - Notas Crédito

    - Notas Débito

    - Acuse de recibo

Normativa

Beneficios y Ventajas de la Factura Electrónica

    - Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos

    - Hace eficiente la gestión documental

    - Cuidado y protección del medio ambiente

    - Consulta en línea.

    - Facilidad en las transacciones

    - Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones

    - Mejora la gestión de cobro

    - Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.

    - Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.

    - Mejora la relación cliente/Proveedor

    Plazos para Facturar Electrónicamente

    Para quienes seleccione la DIAN:

    - De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto 2242 de 2015 las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres (3) meses después de su publicación en el Diario oficial, lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica.

    Para quienes opten voluntariamente por habilitarse a facturar electrónicamente:

    - Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, dispondrá de 3 meses para realizar las pruebas de habilitación en el servicio dispuesto por la DIAN. Luego de superarlas satisfactoriamente deberá iniciar a facturar dentro de los tres meses luego de notificada la resolución que le establece la obligación.

Participación Proyecto Factura Electrónica

    Requisitos para participar Factura Electrónica

    Para participar en el modelo de Factura electrónica el interesado debe pertenecer a uno de estos grupos: Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica, las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten voluntariamente por expedir factura electrónica y personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir procedimiento habilitación previsto en el artículo 10 del Decreto2242 de 2015.

    Qué es la habilitación?

    Es el procedimiento establecido por la DIAN a través del cual los sujetos seleccionados por la DIAN para facturar electrónicamente o que optaron voluntariamente por ello, realizan entre otras, las pruebas tecnológicas tendientes a demostrar que el software que han dispuesto para facturar electrónicamente, cumple con las condiciones técnicas de expedición (generación -entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo.

    En qué consiste la Autorización?

    Es el evento en el sistema de Facturación Electrónica, que le otorga a los participantes denominados Proveedores tecnológicos, autorización para ofrecer sus servicios a los obligados a facturar y a los adquirentes, que así lo decidan. Para poder obtener esta autorización un Proveedor tecnológico deberá entre otros requisitos, surtir el procedimiento de habilitación.

Plan Piloto

Servicios y Tramites

    - Consulte su Factura Electrónica

    - Catálogo de participantes

Glosario

    - Autorizar ( proveedor tecnológico ): Es el evento en el sistema de Facturación Electrónica, que le otorga a los participantes denominados proveedores tecnológicos, permiso para ofrecer sus servicios a los obligados a facturar y a los adquirentes, que así lo decidan.

    Para poder obtener esta autorización un Proveedor tecnológico deberá surtir en primer lugar el procedimiento de habilitación previsto en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016. Obtenida la correspondiente habilitación por parte de la DIAN, deberán presentar solicitud a la DIAN, acreditando como mínimo los requisitos establecidos en el mencionado Decreto.

    - Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación de exigir factura o documento equivalente.

    - Catálogo de Participantes: Servicio dispuesto el sistema técnico de control de facturación electrónica desarrollada en la DIAN, donde se encuentra la identificación básica e información de los Facturadores Electrónicos, Proveedores tecnológicos y adquirentes que reciban factura en formato electrónico.

    - Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento con datos de factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.

    - Factura Electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016 en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

    - Habilitar: Es el evento en el sistema de facturación electrónica a través del cual se le otorga a los participantes identificados como Obligados a facturar electrónicamente la facultad de facturar de forma electrónica, cuando cumplan los requisitos establecidos por la DIAN según el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016..

    - Obligado a facturar electrónicamente: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito de Decreto 2242/2015 y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones establecidas en el mismo.

    - Proveedor tecnológico: Es la persona natural o jurídica previamente autorizada por la DIAN, que podrán prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los adquirentes que opten por recibirla en formato electrónico.

    - XML: Es el Lenguaje de Marcas: (Extensible Markup Language), el cual permite la organización y el etiquetado de documentos y es una adaptación del estándar SGML (Standard Generalized Markup Language). Lo cual indica que XML no es un lenguaje en sí mismo, sino un sistema que permite definir lenguajes de acuerdo a las necesidades.

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