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GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS

PRESENTACIÓN

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presenta el procedimiento para la GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FISICOS, como un servicio más concebido dentro de la política de fortalecimiento de la política de servicio, encaminado a facilitar la gestión documental en sus etapas de: recepción, radicación, alistamiento y clasificación, digitalización, embalaje y almacenamiento, junto con la consulta virtual de aquellos documentos físicos que ingresan o se generan en las dependencias de la entidad, a través de los servicios informáticos electrónicos.

La implantación del procedimiento inicialmente está a disposición para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en trámites efectuados por los clientes en los puntos de contacto de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.

Los beneficios más importantes que este procedimiento presenta para la DIAN son:

  • Organiza y encadena en forma secuencial el procedimiento que deben surtir los documentos físicos desde su recepción y procesamiento hasta su disposición final, incluyendo la digitalización y los servicios de consulta inherentes a la gestión documental.
  • Facilita la administración y consulta en forma virtual de los documentos físicos recibidos o generados por la entidad a través de los servicios informáticos electrónicos.
  • Garantiza la seguridad, eficiencia y celeridad en la gestión documental.
  • Unifica directrices generales para la recepción de los documentos físicos en la organización, con el propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios relacionados con la gestión de los documentos.
  • Sirve de soporte efectivo a los funcionarios de la DIAN en el desarrollo de sus actividades y funciones, facilitando las labores de las áreas misionales, de apoyo y control de la entidad.

Qué procedimientos incluye

La gestión documental de los documentos físicos incluye en esta primera fase las siguientes actividades:

  • Recepción y radicación de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad.
  • Alistamiento y clasificación de acuerdo con las tipologías definidas institucionalmente en las Tablas de Retención Documental
  • Digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en imágenes virtuales para consulta.
  • Embalaje de los documentos (creación de carpetas y medios de conservación en el servicio informático y organización de los documentos físicos).
  • Traslados de documentos para los archivos, en la aplicación para los de los términos de conservación establecido en las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

 

 
 
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