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MECANISMO DE FIRMA CON CERTIFICADO DIGITAL

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es elmecanismo digital de la DIAN de certificación y firma digital?
Es el mecanismo electrónico dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que facilita la presentación electrónica, con firma digital respaldada en un certificado digital, que sustituye para todos los efectos la firma autógrafa, en los documentos inherentes a los trámites realizados a través de tales mecanismos por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma, quienes para este efecto se denominarán suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen.


2. ¿Qué es una firma digital o electrónica?
Se entiende como un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado.


3. ¿Cómo puedo solicitar a la DIAN un mecanismo de firma con certificado digital?
Actualmente la DIAN tiene la discrecionalidad de señalar las personas que pueden usar este mecanismo en sus servicios informáticos electrónicos y respecto de los trámites que la misma establezca.


4. ¿Cuál es el procedimiento para la emisión y activación de los mecanismos de acceso y certificación con firma digital para el uso en los servicios informáticos de la DIAN?

Para la emisión y activación del mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para certificación y firma digital por primera vez o después de un trámite de revocación, debe seguirse el siguiente procedimiento:

  • Emisión: La DIAN diligencia el formato dispuesto para registrar la información del suscriptor proveniente del Registro Único Tributario, procediendo su posterior formalización, trámite por medio del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a éste, así como la disposición del servicio informático electrónico soporte de esta función para generar automáticamente los códigos de activación del mecanismo para su posterior uso.
    Para dicho trámite, la DIAN tendrá en cuenta el proceso surtido para efectos de inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario incluida la documentación soporte, conforme al Decreto 2788 de 2004, la Resolución 8502 de 2004 y demás disposiciones reglamentarias.
  • Activación: corresponde a la autogestión que realiza el usuario suscriptor a través de los servicios informáticos electrónicos permitiéndole, a partir de los códigos de activación, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trámites.

5. ¿Cuáles son los efectos jurídicos de la firma electrónica?
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, cuando una firma digital se fija en un mensaje de datos, se presume que el suscriptor tenía la intención de acreditar ese mensaje. El uso de la firma digital tiene la misma fuerza y efectos de una firma manuscrita si es la única persona que la usa, es susceptible de ser verificada y está bajo el control exclusivo de quien la usa.


6. ¿Puedo utilizar la firma respaldada con certificado digital en todas las transacciones con la DIAN?
No. Las obligaciones que se pueden cumplir haciendo uso de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y con el mecanismo de firma digital, por ahora son:
Si, la DIAN requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos, razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el Nuevo Registro Único Tributario, que reemplaza e incluye:
1 . Presentación virtual de las declaraciones iniciales, extemporáneas y correcciones, por los siguientes conceptos:

  • Impuesto sobre la Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad del año 2005 y siguientes.
  • Impuesto sobre la Renta y Complementarios de personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad, correspondientes al año gravable 2005 y siguientes.
  • Impuesto sobre las Ventas y Retención en la Fuente, año 2006 y siguientes.
  • Impuesto al Patrimonio, correspondiente al año 2006 y siguientes.

2. Presentación virtual de las siguientes declaraciones aduaneras:

  • Declaración para la finalización de los sistemas especiales de Importación -Exportación.
  • Declaración consolidada de Pagos (Para los intermediarios de Tráfico Postal y Envíos Urgentes).
Presentación de información por envío de archivos.

3. El Registro Único Tributario utilizado por la DIAN;


7. ¿Puedo utilizar la firma respaldada con certificado digital de la DIAN en otros trámites del Estado?
No. Los trámites que se pueden cumplir son exclusivamente con la DIAN a través del uso de los servicios informáticos electrónicos que la entidad disponga.


8. ¿Quién puede utilizar una firma respaldada con certificado digital?
En los trámites con la DIAN pueden usar el mecanismo de firma con certificado digital, las personas seleccionadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales y previa asignación del mecanismo de acuerdo con el procedimiento establecido en la Resolución Nº 12717 de 2005, para utilizarla en los servicios autorizados por la DIAN con dicho mecanismo.


9. ¿A quién se asigna el mecanismo de firma con certificado digital?
Se asigna a la persona natural para que cumpla sus propias obligaciones o aquellas que deba cumplir a nombre propio y/o de terceros a quienes represente o para los cuales actúe. El sujeto a quien se asigna el mecanismo se denomina suscriptor.


10. ¿Qué garantía otorga la firma digital?

La firma digital garantiza:

  • Autenticidad: esto es, que no exista duda sobre la identidad del remitente del mensaje.
  • Integridad: es decir, que el mensaje no se altera entre el momento del envío y la recepción.
  • No repudio de la información: lo que significa que, quien reciba o envíe un mensaje, firmado digitalmente y respaldado por un mecanismo digital, no puede negar el contenido de dicho mensaje. .

11. ¿Cuál es el término de validez de un mecanismo digital?

La vigencia de los certificados emitidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales será de tres (3) años, contados a partir de su generación.


12. ¿La DIAN admitirá certificados emitidos por otras entidades de certificación?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá habilitar el uso de certificados digitales de externos en sus servicios informáticos electrónicos y establecer las condiciones de interacción con la entidad de certificación que los emita, siempre y cuando se encuentren autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.


13. ¿Dónde se guarda un mecanismo digital?

De acuerdo con el procedimiento establecido, el mecanismo para firma con certificado digital se puede guardar en el computador del suscriptor, en el lugar que desee.


14. ¿Es confiable la firma digital?
Sí. La confiabilidad de una firma digital la dan los mecanismos de seguridad establecidos para el efecto. La DIAN ha establecido los mecanismos de seguridad siguiendo los lineamientos establecidos en la Ley 527 de 1999, Decreto 1747 de 2000 y Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) el cual ha fijado unos estándares mínimos de seguridad, estos una vez auditados por la SIC garantizan la autenticidad, integridad, confiabilidad y no repudio.


15. ¿Puedo cancelar en cualquier momento el mecanismo digital que me fue expedido por la DIAN?
No. Un mecanismo de firma digital respaldado en certificado digital no puede ser cancelado. El mismo puede ser objeto de revocación a solicitud de parte o de oficio por la DIAN, cuando se cumpla alguna de las circunstancias previstas en la Resolución 12717 de 2005.


16. ¿Cuáles son las causales de revocación del mecanismo de la DIAN para firma con certificado digital?
Son las siguientes:

  • Por pérdida de la clave privada.
  • La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
  • Por muerte del suscriptor.
  • Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
  • Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
  • Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
  • Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
  • Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
  • Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
  • En las dos primeras circunstancias señaladas, el suscriptor está obligado a solicitar la revocación del certificado digital. En las demás circunstancias procederá la revocación a petición de parte o de oficio, según el caso.

17. ¿El certificado digital tiene costo?
No tiene ningún costo. Es gratuito siempre y cuando sea expedido por la DIAN.

 
 
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