RUT

12. ¿Qué es la formalización de la inscripción?
Es el procedimiento mediante el cual se establece la identidad del interesado y se legaliza el contenido de la información suministrada a través del formulario del nuevo Registro Único Tributario ante los Puntos de Contacto DIAN o entes autorizados.

13. ¿Para formalizar debo presentarme personalmente?
El trámite del RUT es personal y lo realiza directamente el interesado o por quien ejerza la representación legal para las Personas Jurídicas, acreditando la calidad correspondiente; o por intermedio de apoderado que no requiere ser abogado.

14. ¿Cómo se efectúa la formalización?
Una vez presentado el formulario, el funcionario competente verifica la identidad del obligado, revisa y valida la información e imprime el documento que contiene la leyenda “CERTIFICADO DOCUMENTO SIN COSTO“, el cual debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y el funcionario facultado.

El original de la impresión será entregada al interesado y copia de la misma reposará en el archivo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

15. ¿Cuándo debo actualizar el RUT?
La actualización del RUT tendrá lugar cuando se modifiquen los datos de identificación, ubicación y clasificación para las personas naturales. Para las personas jurídicas, además de los anteriores, el estado de la organización, representación legal, junta directiva, socios, revisoría fiscal o cualquier otro hecho que implique modificación de los datos inicialmente consignados en el registro.

La actualización es el procedimiento que permite efectuar las modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario y se adelantará ante la DIAN y demás entidades autorizadas por ésta, acreditando los documentos exigidos para la inscripción.

Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario, la cual deberá realizarse previamente a la ocurrencia del hecho que genera el cambio, sin perjuicio de los términos señalados en normas especiales.

Se debe realizar directamente por el interesado o su apoderado, o de oficio por la DIAN.

El Decreto 0019 de 2012 en su artículo 68 establece que la calidad del apoderado no requiere ser abogado, sin embargo, el poder especial si debe estar autenticado ante Notario, según el artículo 25 de dicho Decreto. El poder especial puede otorgarse con un escrito simple autenticado ante notario o por escritura pública. El documento del poder debe señalar de manera expresa y clara “poder especial” y establecer de manera puntual el trámite que se está facultando para representarlo ante la administración. Si se trata de actualización debe quedar claro qué casillas de información el RUT se van a actualizar, por ejemplo dirección, entre otros.

Actualización de oficio. La DIAN, podrá actualizar de oficio cualquier información contenida en el RUT, cuando se verifique que la misma se encuentra desactualizada o presenta inconsistencias.

La actualización de la información en el RUT, procederá en los siguientes eventos:

a. Cuando se hayan realizado envíos de correos a la dirección informada en el RUT y éstos hubieren sido objeto de devolución, por causales de: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito, la actualización de la dirección se realizará a partir de la consulta de por lo menos dos (2) fuentes de información coincidentes.

b. Cuando en alguna de las áreas de la DIAN se establezca que la información contenida en el RUT está desactualizada o presenta inconsistencias.

c. Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la DIAN o por orden de autoridad competente.
d. Por información suministrada por el interesado, a las entidades con las cuales la DIAN, tenga convenio de intercambio de información.

De conformidad con lo previsto en el artículo 562-1 del Estatuto Tributario, una vez efectuada la actualización de oficio, se comunicará al interesado a través de alguno de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Comunicada la actualización al interesado, la misma tendrá plena validez legal.

16. ¿Qué sanciones existen en relación con el RUT?
De acuerdo con lo señalado en la Ley 1111 de 2006, en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario se establecen las siguientes sanciones:

Por no inscribirse antes del inicio de actividades: Clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

Por no exhibir el Registro Único Tributario RUT en un lugar visible al público por parte del responsable del régimen simplificado: Clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina por el término de tres (3) días.

Por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que la genera: Multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT, por cada día de retraso en la actualización de la información.

Por informar datos falsos, incompletos o equivocados por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el RUT: Multa equivalente a cien (100) UVT.

Suspensión de la Inscripción en el Registro Único Tributario. Es la medida cautelar mediante la cual la DIAN suprime temporalmente del RUT la inscripción de los obligados, cuando la información sobre identificación, ubicación o clasificación no sea confiable o por configurarse alguna de las siguientes causales:

• Cuando los responsables del Régimen Común del Impuesto Sobre las Ventas o los agentes de retención, estando obligados a presentar declaración, no cumplan con esta obligación formal, durante el último año o los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a presentar la declaración, no cumplan con esta obligación durante los últimos dos (2) años.
  
• Cuando las comunicaciones, citaciones o notificaciones de actos administrativos enviados a la dirección informada en el RUT, hubieren sido objeto de devolución, por causales de: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario, u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.
  
• Cuando en las visitas realizadas por los funcionarios de la DIAN, se constate que la dirección registrada en el Registro Único Tributario es inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.
  
• Cuando mediante visitas o requerimientos de la DIAN, se constate que el contribuyente no cuenta con la capacidad locativa o la infraestructura necesaria, para el desarrollo de la actividad en que se encuentra inscrito.
  
• Cuando la personería jurídica ha sido cancelada por autoridad competente.
  
• Cuando las personas naturales o sucesiones ilíquidas sean declaradas proveedores o exportadores ficticios.
  
• También procederá cuando el exportador o su representante legal hayan sido sancionados judicialmente por exportaciones ficticias o de contrabando.
  
• Cuando las personas jurídicas y asimiladas sean declarados proveedores o exportadores ficticios.
  
• Por orden de autoridad competente.

La suspensión de la inscripción le será comunicada al inscrito por cualquiera de los medios con que cuenta la entidad, con el fin de que normalice su situación.

A partir de la fecha de la suspensión de la inscripción en el RUT y hasta el levantamiento de ésta, el obligado:

• No podrá tramitar solicitudes de devolución y/o compensación,
  
• No se aceptarán los impuestos descontables, costos ni deducciones en las cuales figure como proveedor o prestador de servicios de solicitantes de devolución, de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
  
• No podrá realizar operaciones de importación y exportación,
  
• Tampoco podrá solicitar resolución de autorización y/o habilitación de facturación, toda vez que la inscripción activa en el RUT constituye uno de los requisitos formales para adelantar estos procedimientos.
  
• Cuando se trate de suspensión de calidades aduaneras, no podrá realizar las operaciones relacionadas con ellas. En el caso de depósitos habilitados públicos y privados, y usuarios operadores de zona franca, podrán entregar o trasladar la mercancía que haya sido recibida hasta el momento de la suspensión.

Esta medida se levantara de oficio o a petición de parte, una vez sean subsanadas las causales por las cuales se produjo.

17. ¿Cómo puedo obtener una copia del Certificado del Registro Único Tributario?
Para solicitar la copia del Registro Único Tributario - RUT vía Internet es necesario crear y habilitar cuenta, para ello por favor ingrese al portal www.dian.gov.co, debe tener el NIT, digito de verificación, tipo y número de documento, el último formulario actualizado, debido a que se necesita número del mismo y fecha, esta información es necesaria para poder realizar el procedimiento de habilitación de cuenta.

Después de habilitada puede ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos con el NIT asignado por la DIAN; en el menú encontrará la opción “Registro Único Tributario”; dentro de este link encontrará la opción “Obtener copia del RUT”; por esta opción puede ver el formulario en formato PDF para que lo pueda imprimir.

18. ¿Qué trámites puedo hacer a través del portal www.dian.gov.co?
A través del portal puede hacer uso de los siguientes servicios en relación con el Registro Único Tributario:

Servicios sin mecanismo digital:

• Diligenciamiento y Envío del formulario de Inscripción.
• Diligenciamiento y Envío del formulario de Actualización.
• Creación de una Solicitud Especial

Servicios con firma digital:

• Diligenciamiento y Firma del formulario de Actualización.
• Creación y Firma de una Solicitud Especial.

Servicios con o sin firma digital:

• Servicios de Consulta