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RUT

Preguntas Frecuentes

18. Puedo realizar cualquier cambio de información del RUT a través de los servicios del portal www.dian.gov.co?

Puede modificar cualquier información de las 7 hojas del Registro Único Tributario a excepción de los siguientes casos:

  • Tipo de Documento y Número de Identificación.
  • Dirección (casilla 41)
  • En el campo 53 correspondiente a Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias no podrá eliminar ningún código.  Puede adicionarlas, exceptuando aquellas que son conferidas por Resolución de la DIAN como son Autor retenedor, Gran Contribuyente, Profesional en la Compra y Venta de Divisas y Agente de Retención en Ventas,
  • Usuarios Aduaneros (casilla 54).

19. ¿Quiénes pueden Actualizar, crear y formalizar Solicitudes Especiales a través de los servicios del portal www.dian.gov.co sin acercarse a un punto de atención?

Podrán utilizar estos servicios las personas naturales que sean suscriptores del Mecanismo de Firma amparado en Certificado Digital ingresando a Nombre Propio y las siguientes personas naturales que sean “Representantes” (Hoja 3) ingresando a nombre de los terceros a los cuales representan:

  • Administrador judicial
  • Administrador privado
  • Agente exclusivo de negocios en Colombia
  • Agente oficioso
  • Albacea
  • Apoderado especial
  • Apoderado general
  • Curador
  • Funcionario delegado para cumplir deberes formales
  • Heredero con administración de bienes
  • Liquidador
  • Padre
  • Representante legal principal
  • Representante legal suplente
  • Síndico
  • Tutor
  • Liquidador
  • Agente interventor

SOLICITUDES ESPECIALES DEL RUT
Se pueden radicar virtualmente haciendo uso de mecanismo digital,  presencialmente ya sea haciendo uso de nuestro servicio de agendamiento para su mayor comodidad o dirigiéndose a nuestros puntos de atención en la Dirección Seccional correspondiente.

A. CAMBIO DE RÉGIMEN:

¿Cómo se hace el cambio de Régimen Común a Régimen Simplificado en el Impuesto sobre las Ventas?
De acuerdo con lo establecido en el artículo 505 del Estatuto Tributario, los responsables del Impuesto sobre las Ventas sometidos al Régimen Común, sólo podrán acogerse al Régimen Simplificado, cuando demuestren que en los tres años fiscales anteriores, se cumplieron para cada año, las condiciones establecidas en el Artículo 499 del Estatuto Tributario.

Para el cambio de régimen debe presentarse solicitud escrita ante el área de Gestión y Asistencia al cliente de cualquier punto de atención del país, acreditando los requisitos establecidos en el artículo 499 del Estatuto Tributario.

¿Qué implicaciones tienen el cambio de Régimen Común a Régimen Simplificado?

El responsable del impuesto sobre las Ventas que cambie de Régimen Común ha Simplificado está obligado a:

  • Entregar copia del documento en que conste su inscripción al Régimen Simplificado, en la primera venta o prestación de servicios a adquirientes no pertenecientes al Régimen Simplificado.
  • Llevar el libro fiscal de Registro de operaciones diarias, el cual debe identificar al contribuyente, estar debidamente foliado, registrar diariamente las operaciones realizadas, así como totalizar el valor pagado por bienes y servicios adquiridos y los ingresos obtenidos por su actividad al final de cada mes.
  • Exhibir en un sitio visible al público el documento en que conste la inscripción al RUT en el Régimen Simplificado.
  • Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional.
  • No está obligado a expedir factura con discriminación del IVA, sin embargo, en el evento en que decida expedir factura lo puede hacer con el lleno de los requisitos contemplados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. De otra parte es preciso señalar que tampoco está obligado a presentar declaraciones bimestrales del Impuesto sobre las Ventas.

¿En qué casos se debe hacer cambio de Régimen Simplificado a Régimen Común en el Impuesto sobre las Ventas?
Cuando no se cumple con la totalidad de los requisitos contemplados en el Artículo 499 del Estatuto Tributario. El cambio de Régimen Simplificado a Común se realiza a través de una actualización del Registro Único Tributario RUT por parte del sujeto obligado.

¿Qué implicaciones tienen el cambio de Régimen Simplificado a Régimen Común en el Impuesto sobre las Ventas?

El Régimen Común está obligado a:

  • Solicitar la Resolución de Autorización de Numeración de Facturación ante la Dirección Seccional de su jurisdicción.
  • Facturar con el lleno de los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.
  • Facturar el IVA por la venta de los bienes y servicios gravados con el Impuesto sobre las Ventas.
  • Practicar Retención de IVA cuando adquiera bienes corporales muebles o servicios gravados a personas que pertenecen al Régimen Simplificado, mediante documento equivalente a la factura, declararlo y pagarlo en la Declaración de Retención en la Fuente.
  • Presentar la Declaración del Impuesto sobre las Ventas de forma Bimestral, de acuerdo a los plazos establecidos por la DIAN y con el lleno de los requisitos que contempla el Artículo 602 del Estatuto Tributario, aun cuando no hubiere percibido ingresos gravados en el período y mientras no informe el cese de actividades.
  • Efectuar el pago del Impuesto a cargo determinado en la declaración bimestral.
  • Los comerciantes y demás obligados, deben llevar libros de contabilidad, registrados ante la Cámara de Comercio del domicilio principal.
  • Los del régimen común que no son comerciantes deben llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor y de balance, en la forma indicada en el Artículo. 509 del Estatuto Tributario.
  • Informar el cese de actividades, cuando a ello haya lugar, en los términos establecidos en el artículo 614 del Estatuto Tributario.

¿Para el cambio de régimen común a simplificado se requiere la certificación de la cuenta bancaria?
La certificación de cuenta bancaria es requisito para personas naturales responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas, importadores o exportadores. El solicitante sigue perteneciendo al régimen común hasta tanto no se resuelva a su favor la solicitud especial, por tanto se debe exigir el requisito de la cuenta bancaria.
En el evento en que se trate de actualización del RUT de cambio de régimen simplificado a común, también será requisito la constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros.

B. CESE DE ACTIVIDADES:

¿Cómo se debe solicitar el cese de actividades en ventas?
Cuando la persona inscrita en el Registro Único Tributario – RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas al Impuesto sobre las Ventas, debe proceder a informarlo a la DIAN, en los términos previstos en el artículo 614 del Estatuto Tributario y a solicitar la actualización del Registro Único Tributario.  Para el efecto, la DIAN realizará previamente las verificaciones de que trata la norma en cita.

La solicitud se puede realizar en cualquier Punto de Atención del país, previamente a la presentación de la solicitud se debe actualizar el Certificado de Cámara de Comercio, por cambio de actividad económica.

Para las sociedades que entran en liquidación, el trámite se realiza con Certificado de Cámara de Comercio debidamente actualizado.
Las solicitudes especiales son actualizaciones o modificaciones en el RUT y se deben regir por el decreto 2460 de 2013 en lo pertinente los documentos a presentar para su correspondiente tramite.
NOTA. Para las solicitudes de cese de Actividades y Cambio de Régimen, después de haber realizado el trámite, la DIAN procederá a responder mediante un oficio-Resolución aceptando o denegando la petición. En contra de la resolución que deniega, procede el recurso de reconsideración, que debe interponer dentro de los dos (2) meses siguientes a su notificación.

¿Después de realizar el Cese de Actividades, cual es el tiempo que puede permanecer en este estado?

El cese de actividades es una obligación formal de informar a la DIAN sobre el cese definitivo en el desarrollo de actividades sujetas al impuesto sobre las ventas, dentro de los 30 días siguientes al hecho. Para actualizar el RUT con el levantamiento de la responsabilidad en IVA se procede realizar las verificaciones respectivas. Art. 614 ET.

Si posteriormente el interesado ejerce actividades sujetas al IVA deberá actualizar el RUT con dicha responsabilidad.

C. CANCELACION DEL RUT:

¿Cómo se cancela el RUT?
Cancelación de la inscripción en el RUT a solicitud del interesado.

Procede en los siguientes casos:

  • a)Por liquidación, fusión o escisión de las personas jurídicas o asimiladas sobre el supuesto de la disolución de la sociedad fusionada o escindida.
  • b)Al liquidarse la sucesión del causante cuando a ello hubiere lugar.
  • c)Por finalización del contrato de consorcio o unión temporal o cualquier otro de colaboración empresarial.

A efectos de cancelar el RUT el cliente deberá acreditar que el sujeto pasivo de la obligación, jurídicamente no existe y no tiene obligaciones tributarias, para ello anexará a su solicitud la documentación respectiva.

Como quiera que el trámite de cancelación del RUT es una actualización o modificación del mismo, se rige por los requisitos establecidos en el Decreto 2460 del 2013, esto es, solo podrá tramitarlo directamente el interesado o quien ejerza la representación legal o por apoderado.

Cancelación de Oficio de la inscripción en el RUT.

Procede en los siguientes casos:
  • Cuando la persona natural hubiere fallecido, de acuerdo con información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encuentre inscrita sin responsabilidades en el RUT o únicamente como responsable del régimen simplificado.
  • Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el Registro Único Tributario.
  • Por orden de autoridad competente.


Nota. El trámite de la cancelación a solicitud del interesado o de oficio estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias y derechos de explotación administrados por la DIAN, sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en el artículo 820 del Estatuto Tributario. El tiempo de respuesta para la Cancelación del Rut internamente se ha establecido el término de 30 días hábiles, los cuales pueden ser prorrogados por el mismo término en caso de requerimiento al interesado por alguna información adicional para decidir. Si no allega la información requerida dentro de los dos meses siguientes a su requerimiento, se entenderá desistida la solicitud.

Notificación cuando haya documentos faltantes sobre la solicitud.

La DIAN mediante oficio requiere al contribuyente para que allegue información adicional para decidir. Si no allega la información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a su requerimiento, se entenderá desistida la solicitud.

Nota. Toda Resolución pertinente a solicitudes especiales, se notifica por correo a la dirección que figura en el RUT.

¿Cuál es el proceso de Cancelación de Rut cuando una empresa absorbe a otra?

El procedimiento es igual, se deberá allegar el documento expedido por autoridad competente donde se acredite el estado de la sociedad. Se cancela el RUT de la entidad absorbida y el ente absorbente responde por las obligaciones de aquella. Art. 14-1 ET.

¿Cómo se activa un RUT de una persona jurídica que ha sido cancelado, que está solicitando una devolución?

El interesado deberá solicitarlo ante un punto de contacto. Se le advierte al interesado que una vez tramitada la devolución deber solicitar nuevamente la cancelación del RUT, toda vez que las responsabilidades quedan activas.

SUCESIONES ILIQUIDAS

La actualización del RUT procede en los siguientes casos:

1. Cuando los herederos inician la sucesión ante un notario ó juez

Original del poder otorgado por los herederos (con autenticación en notaría), al heredero que actuará como “Heredero con administración de bienes” o al tercero que actuará como “apoderado general o especial” de la sucesión, manifestando que son los únicos herederos conocidos y otorgando las siguientes facultades.

  • inscribir o actualizar el RUT,
  • solicitar estados de cuenta,
  • firmar y presentar las declaraciones a que haya lugar
  • y solicitar la cancelación del RUT, una vez culminado el proceso o trámite de sucesión.
En el evento que quien represente a la sucesión sea un Albacea, deberá acompañarse de fotocopia del testamento y/o del documento que lo designe.
En caso de que se hayan vendido los derechos herenciales entre herederos, se requiere la escritura pública de venta.

En caso que se hayan vendido los derechos herenciales a un tercero, se deberá acompañar fotocopia de la escritura en que conste la transacción y el documento de reconocimiento del juez o notario como heredero universal.

Menores Adultos (desde 14 a 17 años), documento la tarjeta identidad y el registro civil donde le acredita el parentesco con el causante. De acuerdo con el artículo 555 del Estatuto Tributario, en el evento que los menores adultos no quieran adelantar directamente los trámites tributarios la representación la puede ejercer el progenitor sobreviviente o en su defecto el albacea designado.   

No se debe aceptar el poder otorgado por un cliente a un menor de edad, ya que las actuaciones adelantadas por ellos no tienen ninguna validez jurídica.

Los abogados a quienes los herederos le den el poder para adelantar el proceso de partición de bienes (Hijuelas), dicho poder no les faculta para actualizar el RUT del fallecido (registrar la sucesión ilíquida ante la DIAN), salvo que en el mismo poder le estén facultando para realizar dicha inscripción y/o actualización. 

No se requiere tramitar el RUT si el patrimonio del causante (masa hereditaria), no supera los topes establecidos por ley ($113’.094.000 periodo gravable 2011 y $117.220 periodo gravable 2012).  

Herencia Yacente (No hay herederos), documento expedido por el Juez nombrando al Curador que representa al causante.

2. Cuando los herederos no han iniciado ningún proceso de sucesión del reparto de los bienes.

Para ello se presentará la siguiente documentación:

Original del poder otorgado por los herederos con autenticación en notaría, al heredero que actuará como “Heredero con administración de bienes” o al tercero que actuará como “apoderado general o especial” de la sucesión, el cual debe estar dirigido a la DIAN manifestando que son los únicos herederos conocidos y otorgando las siguientes facultades:

  • inscribir o actualizar el RUT,
  • solicitar estados de cuenta,
  • firmar y presentar las declaraciones a que haya lugar
  • y solicitar la cancelación del RUT, una vez culminado el proceso o trámite de sucesión.

En caso que quien represente a la sucesión sea un Albacea, deberá acompañarse de fotocopia del testamento y/o del documento que lo designe.

En caso que quien represente a la sucesión sea un Albacea, deberá acompañarse de fotocopia del testamento y/o del documento que lo designe.


En caso de que haya vendido de derechos herenciales entre herederos se requiere la escritura pública de venta

En caso que se hayan vendido los derechos herenciales a un tercero se deberá acompañar fotocopia de la escritura en que consta la transacción y el reconocimiento total o parcial del juez o notario como heredero universal.


Otros documentos a anexar:

  • Fotocopia del registro de defunción del causante o certificado de defunción.
  • En el evento en que uno de los herederos hubiere fallecido, se debe anexar registros civiles de defunción de herederos fallecidos,  y los registros civiles de los herederos de este causante que concurren a la sucesión en representación de estos.
  • Registros civiles de nacimiento de todos los herederos
  • Original y copia del recibo del servicio público del representante legal (albacea con administración de bienes, heredero con administración de bienes),   o apoderado de la sucesión (apoderado general o especial).

En caso de requerirse la inscripción de la sucesión ilíquida en el RUT,  fotocopia de la cedula del causante o certificación de la Registraduría de la base A.N.I, cuando éste no tuvo documento de identidad,  o no se conserva copia del mismo.

Cuando se trate de sucesión ilíquida inscrita como responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, o responsable del impuesto nacional a la gasolina al ACPM, o responsable del impuesto nacional al consumo, o como importado a exportador, salvo en el evento que se trate de un importador ocasional, deberá presentarse:
  • Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, nombre del causante o del representante de la sucesión, con fecha de emisión no mayor a un (1) mes, expedida por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o Cooperativas de ahorro y crédito o Cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el fondo de garantías de entidades cooperativas -FOGACOOP;
  • O último extracto de la misma.

Cancelación del Registro Único Tributario por el fallecimiento de personas naturales al liquidarse la sucesión cuando a ello hubiere lugar.

Para ello se presentará la siguiente documentación:

  • Original y copia del documento expedido por el juzgado o notario donde conste la finalización del proceso del reparto de los bienes, con el respectivo o documento expedido por el juez o notario.

Adicionalmente

  • No tener obligaciones pendientes con la DIAN al momento de realizar la cancelación del RUT (se sugiere solicitar un estado de cuenta)

En caso de ser comerciante con establecimiento de comercio, deberá acompañar el certificado de matrícula mercantil cancelado, con expedición no mayor a un mes.

¿Cómo obtiene el NIT un inversionista extranjero sin domicilio en Colombia?

Un inversionista extranjero sin domicilio en Colombia, debe tener representante o Apoderado, según Decreto 2080 del 2000 del Departamento Nacional de Planeación.

Esta persona debe allegar el poder del representante legal de la sociedad extranjera, cumpliendo con los requisitos señalados para documentos otorgados en el exterior.

¿Una persona en el exterior, que documentos debe anexar por el buzón electrónico para realizar una solicitud especial?

Los mismos requeridos para la cancelación del RUT, según el caso. (Memorando 000802 del 13 Dic/2009).
¿Las sucursales de sociedades extranjeras deben registrarse en el RUT?

Sí, las sucursales de sociedades extranjeras que tengan la condición de sujetos pasivos de obligaciones o deberes formales de carácter tributario, aduanero o cambiario u otros que la ley Colombiana les asigne y que deban cumplir ante la DIAN, deben solicitar la asignación de NIT.

¿Qué requisitos deben cumplir las sucursales de sociedades extranjeras para registrarse en el RUT?

Las sucursales de sociedades extranjeras para efectos de registrarse en el RUT, deben cumplir los mismos requisitos que se exigen a las sociedades nacionales, presentar el certificado de Cámara de Comercio en donde conste la constitución de la sucursal, así mismo se debe presentar el documentos de identidad del representante legal.

¿A los fondos de inversión extranjera se les debe asignar el NIT?

Sí, los fondos de inversión de capital extranjero que por el desarrollo de sus actividades en el país hayan de cumplir obligaciones o deberes formales ante la DIAN, deben solicitar el NIT.

El Art. 28 del decreto 2080 ordena a los fondos de inversión de capital extranjero, obtener el NIT para efectos de que puedan iniciar actividades en Colombia.
 
 
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