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Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales
   
 

Documentos Requeridos para Formalizar el Registro Único Tributario - RUT

Los documentos presentados a continuación son necesarios en el momento de la formalización del Registro Único Tributario – RUT.  De su presentación depende el éxito de su trámite.

Recuerde que para la formalización del Registro Único Tributario - RUT se requiere de la presentación personal del interesado, en caso de no poder presentarse ante la administración, puede hacerlo a través de un tercero debidamente autorizado, mediante escrito autenticado ante Notario. (Art. 2 y 3 Resol. 1887 de 22 de Febrero de 2007)

Cuando envié a un autorizado, es necesario que lo documente respecto al tramite a realizar, (actualización de información que no este contenida en el Certificado de Cámara de Comercio y que llegue a ser necesaria como: teléfonos, nuevas responsabilidades, códigos de actividades económicas,  tarjeta profesional de nuevos revisores fiscales o contadores, etc. ) tenga presente indicarle la información necesaria, para que este a su vez la suministre al funcionario encargado de la formalización del tramite, con el objeto de garantizar la información de su RUT.

Menores de edad
  • Documento de identificación del menor (registro civil de nacimiento del menor o tarjeta de identidad)
  • Original del documento de identificación del representante legal que ejerce la patria potestad del menor,
  • Documento con autenticación de firma del interesado, cuando se actúe a través de terceros.

En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres del menor se requerirá el documento que asigne esa representación.

El formulario de inscripción lo firma el representante.

 

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Mayores de 18 años no comerciantes

  • Original del documento de identificación (si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería), que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.
  • Documento con autenticación de firma del interesado, cuando se actúe a través de terceros.

 

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Comerciantes
  • Original del documento de identificación (si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería), que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.
  • Certificado mercantil como persona natural, si los posee.

 

  • Si se trata de un comerciante inscrito ante Cámara de Comercio que cuente con matricula mercantil, y que ya estaba inscrito antes del 21 de septiembre de 2004; debe inscribirse en el nuevo RUT para dar cumplimiento al Decreto 2788 de 2004 y debe tramitarlo en un punto de contacto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás puntos habilitados, dentro de los plazos que fija el reglamento;   presentando su documento de identidad junto con el Certificado de Cámara de Comercio vigente.
  • Documento con autenticación de firma del interesado, cuando se actúe a través de terceros.

 

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Asalariados
  • Original del documento de identificación (si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería), que se exhibirá cuando el trámite lo  realice directamente el interesado.
  • Documento con autenticación de firma del interesado, cuando se actúe a través de terceros.

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Exportadores
  • Original del documento de identificación (si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería), que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.
  • Certificado mercantil como persona natural si los posee.
  • Si se trata de un comerciante inscrito ante Cámara de Comercio que cuente con matricula mercantil, y que ya estaba inscrito antes del 21 de septiembre de 2004; debe inscribirse en el nuevo RUT para dar cumplimiento al Decreto 2788 de 2004 y debe tramitarlo en un punto de contacto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás puntos habilitados, dentro de los plazos que fija el reglamento;   presentando su documento de identidad junto con el Certificado de Cámara de Comercio vigente.
  • Documento con autenticación de firma del interesado, cuando se actúe a través de terceros.

 

Sin perjuicio de la obligación de tramitar ante la DIAN en el Registro Único Tributario su calidad de exportador (Responsabilidad 10 en el RUT).

 

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Sucesiones ilíquidas nacionales o extranjeras
  • Documento de identificación original de quien deba cumplir la obligación formal como representante de la sucesión (albacea o heredero con administración y tenencia de bienes).
  • Documentos que acrediten la calidad en que se actúa, respecto del vínculo e interés con el causante.
  • Registro de defunción del causante o constancia de la apertura del proceso de sucesión expedida por el juzgado o notaría de conocimiento, donde figure el número de identificación del causante.

 

  • Certificado expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, donde conste el número de identificación del causante.   Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional o local del Estado Civil.

Una sucesión es ilíquida entre la fecha de la muerte del causante y aquella en la cual se ejecutoríe la sentencia aprobatoria de la partición o se autorice la escritura pública.

Periodo Fiscal cuando hay Liquidación en el Año (Articulo 595.). En los casos de liquidación durante el ejercicio, el año concluye en las siguientes fechas:

a. Sucesiones ilíquidas: en la fecha de ejecutoria de la sentencia que apruebe la partición o adjudicación; o en la fecha en que se extienda la escritura pública, si se optó por el procedimiento a que se refiere el Decreto Extraordinario 902 de 1.988.

b. Personas jurídicas: en la fecha en que se efectúe la aprobación de la respectiva acta de liquidación, cuando estén sometidas a la vigilancia del Estado;

c. Personas jurídicas no sometidas a la vigilancia estatal, sociedades de hecho y comunidades organizadas: en la fecha en que finalizó la liquidación de conformidad con el último asiento de cierre de la contabilidad; cuando no estén obligados a llevarla, en aquélla en que terminan las operaciones, según documento de fecha cierta.

Una sucesión ilíquida nacional o extranjera requiere inscribirse en el RUT si la masa sucesoral debe cumplir obligaciones administradas por la DIAN, por ejemplo, cuando por su valor la sucesión sea contribuyente del impuesto de renta, o responsable de IVA en régimen común o simplificado. Si el causante tenía la condición de responsable de impuesto sobre las ventas y la sucesión ilíquida sigue desarrollando, mediante sus representantes, actos u operaciones previstas en la ley como generadoras del tributo, deberá igualmente cumplir con todas las obligaciones inherentes a los responsables de este impuesto durante el tiempo que las realice y tenga el carácter de ilíquida. Igual ocurre en relación con las obligaciones relativas a los agentes de retención y demás obligaciones tributarias o aduaneras, si el causante tenía esa condición. Si el obligado tenía asignado NIT, la sucesión continúa utilizando ese número.

 

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Extranjeros residentes en Colombia
  • Original del documento de identificación (pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería), que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.
  • Certificado mercantil como persona natural, si los posee.

 

  • Si se trata de un comerciante inscrito ante Cámara de Comercio que cuente con matricula mercantil, y que ya estaba inscrito antes del 21 de septiembre de 2004; debe inscribirse en el nuevo RUT para dar cumplimiento al Decreto 2788 de 2004 y debe tramitarlo en un punto de contacto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás puntos habilitados, dentro de los plazos que fija el reglamento;   presentando original de su documento de identidad junto con el Certificado de Cámara de Comercio vigente.

 

Documento con autenticación de firma del interesado, cuando se actúe a través de terceros.

 

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Entidades o Institutos de Derecho Público de Orden Nacional, Departamental, Municipal  y  Descentralizados

  • Documento de identificación del representante legal
  • Fotocopia de la ley o acto administrativo que crea o autoriza la constitución
  • Documento que acredite la representación legal.

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Sociedades de Economía Mixta
  • Documento de identificación del representante legal,
  • Fotocopia del documento que acredite la constitución de la sociedad (ley o acto Administrativo que crea o autoriza a la entidad) y/o representación legal con información vigente

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Sociedades Comerciales (Comunidades organizadas asimiladas a una limitada, Empresas Unipersonales, Sociedades Anónimas, Sociedades Colectivas, Sociedades de Gestión Colectiva de derechos de autor o conexos, Sociedades en Comandita Simple, En Comandita por Acciones, Sociedades Civiles, Sociedades Limitadas, Sociedades Ordinarias de Minas.)
  • Documento de identificación del representante legal,
  • Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente,

 

  • Documento con autenticación de firma, de quien ejerza la representación legal cuando se actúe a través de terceros.

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Sociedades de Hecho

  • Documento privado en el cual conste la constitución de la sociedad en donde figure el nombre de los socios, domicilio, el objeto, y nombre de quien la vaya a representar.
  • Fotocopia del documento de identificación de los socios.

 

  • Certificado de matrícula en el registro mercantil de cada uno de los integrantes de la sociedad de hecho, expedido por la Cámara de Comercio vigente, cuando estos tengan la calidad de comerciantes.
  • Documento con autenticación de firma de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros.

 

Para registrarse en el RUT, la identificación de la sociedad de hecho corresponderá al nombre o razón social acompañado de la sigla S. de H.

Para el trámite de inscripción de la sociedad, se sugiere que cada una de las personas que conforman la sociedad esté inscrita previamente en el Registro Único Tributario - RUT.

 

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Consorcios y Uniones Temporales

La Orden Administrativa 00001 de 2005, en el numeral IX señala:

  • Documento de identificación del representante legal del consorcio o unión temporal.
  • Presentación del documento privado donde conste la conformación del Consorcio o la Unión Temporal, el que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la Unión Temporal, domicilio del consorcio, representante legal y el objeto del Consorcio.
  • Previa la inscripción del consorcio o unión temporal en el RUT, se exigirá la demostración de la inscripción en el registro mercantil por cada uno de los miembros que lo integren como personas naturales o jurídicas si alguno tiene la calidad de comerciante.
  • Certificado vigente de existencia y representación legal vigente de cada una de las sociedades o personas naturales que conformen el consorcio o la unión temporal, expedido por la cámara de comercio.

 

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Entidades sin Ánimo de Lucro que se inscriben ante la Dirección de Impuestos y Aduanas, exceptuadas de registro ante las Cámaras de Comercio como Juntas de Acción Comunal, Fundaciones, Corporaciones, entre otras.

  • Documento de identificación del representante legal,
  • Certificado o resolución de reconocimiento de la personería jurídica o certificado de existencia y representación legal expedido por la Autoridad competente ante la cual deba tramitar el reconocimiento de su personería jurídica (Alcaldía, Ministerio de Educación, Salud, Secretaria de Educación, etc.).

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Unidades o Juntas de Copropiedad y propiedad horizontal (Ley 675 de 2001)
  • Fotocopia del documento de identificación del administrador.
  • Fotocopia del acta de la asamblea que nombra al administrador.
  • Personería Jurídica vigente.

 

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Iglesias y congregaciones religiosas, así como sus Federaciones y Confederaciones

  • Fotocopia del documento de identificación del representante legal.
  • Documento que acredite la existencia y representación para el caso de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros diferentes de la iglesia católica expedido por el ministerio de gobierno (ley 133/94).
  • Documento de existencia expedido por la autoridad eclesiástica (Decreto 1396 /97 – iglesia católica).

 

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Sociedades Administradoras de Fondos y Fondos de Pensiones y Cesantías
  • Documento de identificación del Representante legal
  • Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio actualizado.

 

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