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Convertir archivo excel (.xls ) en archivo plano (.prn) para ser prevalidado

   
 
GRUPO INFORMACION EXOGENA
PROGRAMA PREVALIDADOR
(TRIBUTARIO)

CONVERTIR ARCHIVO EXCEL (.xls ) EN ARCHIVO PLANO (.prn)
PARA SER PREVALIDADO



El presente documento es una guía de como convertir un archivo Excel (.xls) en archivo plano (.prn), para verificar técnicamente la información del archivo mediante el Programa Prevalidador año gravable correspondiente.

La conversión del archivo a plano (.prn), solo se utilizará para realizar el proceso de prevalidación. El archivo a entregar a la DIAN será únicamente el archivo Excel (.xls)


PASOS A SEGUR PARA LA CONVERSION:

  • Abrir el archivo Excel correspondiente a la información que será enviado a la DIAN.
  • Copiar la primera línea de la Hoja1.
  • Insertarla o pegarla en la primera línea de la Hoja2, sin modificar la información ni el ancho de las columnas de la Hoja2..
  • Lo importante en este paso es conservar el mismo orden de las columnas, así la información en pantalla se vea desordenada.
  • Estando en la Hoja2 seleccionar ARCHIVO / GUARDAR COMO
  • Seleccionar el tipo de archivo: TEXTO DELIMITADO POR TABULADORES ( .txt)
  • Ubicar el archivo en una unidad simple Ej: C:\ , D:\ , A:\
  • Seleccionar GUARAR, se abre una ventana de advertencia, la cual informa que por cambiar de formato el archivo solamente se guardara la hoja activa, razón esta por la cual se copia el contenido de la Hoja1 en la Hoja2.
  • Seleccionar ACEPTAR.
  • Salir de Excel
  • Nuevamente se abren las ventanas de GUARDAR COMO y de advertencia, seleccionar ACEPTAR en ambas ventanas.
  • El archivo se genero en la ubicación seleccionada y con el nombre seleccionado con la extensión (.txt)
  • Tener en cuenta que este proceso de guardar como no afecta el archivo original, el cual se debe entregar a la DIAN. El archivo plano (.prn) solamente se utiliza para poder prevalidar técnicamente la información.
  • Salir al DOS: para renombrar el archivo (.txt) a (.prn).

Puede accesar al DOS con las siguientes opciones:

INICIO \ SIMBOLO DEL SISTEMA o
INICIO \ PROGRAMAS \INTERFAZ DE COMANDOS o
INICIO \ PROGRAMAS \ MS-DOS o
INICIO \ PROGRAMAS \ ACCESORIOS \ MS-DOS

Renombrar el archivo en el Explorador de Windows en ocasiones no funciona adecuadamente.

  • Ubicarse en la unidad donde se guardo el archivo (.txt)
  • Renombrar el archivo (.txt) a (.prn)
    Digita:

REN imp631.txt imp631 (.prn)
y dar ENTER

Para salir del DOS digitar EXIT y dar ENTER.
  • Ingresar al Prevalidador
  • Ingresar a ARCHIVO / DATOS BASICOS DEL INFORMANTE
    Digitar la información correspondiente a la entidad Informante, luego GUARDAR y CERRAR.
  • Ingresar a ARCHIVO / VALIDAR ARCHIVO PLANO
    Verificar NIT, RAZON SOCIAL, AÑO y VERSION.
Seleccionar TIPO DE ENTIDAD a validar
  • Al ejecutar el botón EXAMINAR se abre una ventana que permite ubicar y seleccionar el archivo (.prn)
  • Ubicado y seleccionado el archivo (.prn), seleccionar ABRIR.
  • Regresando a validar archivo plano seleccionar ACERTAR para dar comienzo a la Prevalidación.
  • Se abre una ventana para confirmar si se quiere continuar con la Prevalidación, seleccionar ACEPTAR.
  • Se abre una ventana que avisa que esta VALIDACION EN PROCESO.
  • Una vez se termine el proceso de validación en pantalla aparece el REPORTE DE VALIDACION.
  • Si la información esta de acuerdo con las especificaciones técnicas el reporte arroja el mensaje: VALIDACION TERMINO SATISFACTORIAMENTE.
  • Si la información arrojar errores, el reporte los identifica ubicando número de la línea, el campo donde esta el error, el contenido del campo y la acción a tener en cuenta en la corrección.
- Los errores se deben corregir en el archivo Excel y repetir el proceso de convertir el archivo Excel (.xls) en archivo plano (.prn)

- Cuando el proceso de copiar y guardar no se ha realizado correctamente en el REPORTE DE VALIDACION arroja el error: NO EXISTE REGISTRO TIPO1, o el reporte sale en blanco.




GRUPO INFORMACION EXOGENA
CARERA 7 6 – 54 PISO 13
BOGOTA, D.C.
TELEFONO 6079827 / 46

 
Fecha Modificación:03/13/2007

 
 
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