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INSTRUCCIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO Y EMISION DEL CERTIFICADO DIGITAL PARA USUARIOS ADUANEROS

PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y/O ACTUALZIACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO


1. Los usuarios aduaneros deberán actualizar el Registro Único Tributario, de ser necesario, verificando los siguientes aspectos:


    a. En la Hoja 1 del Registro, en el campo 53 de responsabilidades debe estar inscrita la responsabilidad 10 correspondiente a Usuario Aduanero, a su vez en el campo 54 del Registro (Usuarios Aduaneros) deben estar los siguientes códigos de acuerdo con la calidad que le haya sido conferida al cliente:

TIPO DE USUARIOS ADUANEROS
No.
Detalle
1
Agente de Carga Internacional
2
Agente Marítimo
3
Almacén general de Depósito
4
Comercializadora Internacional (C.I.)
10
Depósito de apoyo logístico internacional
11
Depósito privado de procesamiento industrial
12
Depósito privado de transformación o ensamble
13
Depósito franco
14
Depósito privado aeronáutico
15
Depósito privado de distribución internacional
16
Depósito privado provisiones de a bordo para consumo-llevar
17
Depósito privado envíos urgentes
18
Depósito privado
19
Depósito público
20
Depósito público para distribución internacional
21
Exportador de Café
22
Exportador
23
Importador
24
Intermediario de tráfico postal y envíos urgentes
26
Sociedad de Intermediación Aduanera
27
Titular de Puertos y Muelles de Servicio Público o Privado
28
Transportador aéreo Régimen de Importación o Exportación
29
Transportista Nacional Operaciones de Tránsito Aduanero
36
Usuario operador de Zona franca
37
Usuario Aduanero Permanente
38
Usuario Altamente Exportador
39
Usuarios Zonas Económicas Especiales de Exportación
40
Depósito Privados de instalaciones industriales
41
Usuarios de programas especiales de exportación PEX
42
Depósitos privados para mercancías en transito
43
Observadores de las operaciones de importación
44
Usuarios sistemas especiales importación exportación
46
Transportador marítimo Régimen Importación Exportación
47
Transportador terrestre Régimen Importación Exportación
48
Aeropuerto de servicio público o privado
49
Transportador fluvial Régimen Importación Exportación
50
Usuario industrial de zona franca especial

Para atender el nuevo proceso de Salida de Mercancías se ha adicionado en el campo 54 del Registro Único Tributario 3 tipos de usuarios aduaneros bajo los códigos 48, 49 y 50, sin embargo es preciso tener en cuenta que para asignar los códigos 48 y 50 se requiere tener rol de actualización por Resolución.


    b. Cuando el usuario aduanero sea una Sociedad de Intermediación Aduanera SIA, un ALTEX o un Usuario Aduanero Permanente UAP, en la Hoja 3 del Registro se debe verificar que se encuentren incorporados los representantes aduaneros que le han sido autorizados a la organización a través de acto administrativo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2. Las personas naturales autorizadas como Representantes Aduaneros deben realizar la inscripción o actualización del Registro Único Tributario, de ser necesario, incorporando la responsabilidad 22 “Obligado a cumplir deberes formales” de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 do. de la Resolución 1767 del año 2006, adicionalmente se debe solicitar al cliente un correo electrónico activo, al cual se enviaran los códigos de autorización para la activación del mecanismo digital.

No obstante lo anterior, se deberá en todos los casos verificar la totalidad de la información contenida en el Registro de acuerdo con la información que reposa en el Documento de Existencia y Representación Legal, al igual que los datos de ubicación y responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarias inscritas para cada cliente.

Para la actualización del Registro Único Tributario se deberán tener presente los documentos requeridos señalados en el art. 4 de la Resolución 1887 de 2007 que son:


    a. El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.

    b. Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.

    c. Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros.

    d. Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas.

    e. Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el trámite lo realice directamente el representante.


Así mismo para la incorporación de Representantes Aduaneros se requiere presentar el documento o Acto Administrativo mediante el cual fue autorizado como tal. Igualmente, informar a los clientes que en la medida en que se autoricen o desautoricen Representantes Aduaneros de la organización deben consultar el Registro Único Tributario a través de los Servicios informáticos Electrónicos y verificar que dicha acción se vea allí reflejada producto de una actualización de oficio que realiza la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales de acuerdo con lo establecido en el artículo 1ro. de la Resolución 12802 de 2005; en caso contrario el cliente deberá presentarse en los puntos de ConTacto de la Administración para realizar la actualización de manera presencial.

Para la realización del proceso de salida de mercancías establecido en el Decreto 1530 de 2008 se señala que el representante legal de una empresa, autoriza a otras personas para acceder a nombre de su organización a los servicios informáticos electrónicos, asumiendo los diferentes roles para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras.

Para que las personas que el Representante Legal ha autorizado para que ingresen a los Servicios Informáticos Electrónicos no se requiere que estén inscritos en el Registro Único Tributario – RUT, tan solo se requiere que el Representante o su delegado los inscriba o autorice generando el formulario 1320, procedimiento que no requiere firma digital, si lo ejecuta el funcionario delegado o autorizado por el Representante Legal.

IMPORTANTE: Las personas que han sido autorizadas no se deben inscribir en el Registro Único Tributario ya que no tienen obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y tampoco están obligados a cumplir deberes formales a nombre de algún tercero, así mismo TAMPOCO SE DEBEN INCORPORAR DENTRO DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO DE LA ORGANIZACIÓN a la cual se encuentran vinculados ya que no cumplen obligaciones ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a nombre de ella.

¿Cómo puede consultar el estado actual de su RUT?

El representante legal de las empresas que tenga la calidad de usuarios aduaneros puede consultar el estado actual de su Registro Único Tributario, ingresando al portal de la DIAN www.dian.gov.co / Servicios informáticos electrónicos, digitar el NIT de la organización, el documento de identificación del representante legal y la clave de acceso a los servicios informáticos. Una vez ingrese, haga clic en la opción Registro Único Tributario, luego en Consulta RUT, allí podrá ver el estado actual de su certificado de inscripción en el RUT.

Si el representante legal de la empresa tiene actualmente mecanismo digital, puede así mismo proceder a actualizar la información de algunos campos de su Registro Único Tributario.

  • PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DEL MECANISMO DIGITAL

Con el fin de atender lo establecido en el Decreto 1530 de 2008 frente al proceso de salida de mercancías, se deberá realizar la emisión del mecanismo para firma amparado con certificado digital a todos los clientes, personas naturales, autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como Representantes Aduaneros, figura que solamente se da para las UAP, SIA o ALTEX; por ningún motivo se debe emitir el mecanismo digital a los auxiliares aduaneros.

También se debe emitir Mecanismo Digital a los representantes legales de los usuarios aduaneros con la calidad e transportadores, depósitos, zonas francas, agentes marítimos, puertos o muelles, agentes de carga internacional, intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes; para adelantar el procedimiento administrativo de registro (inscripción) y autorización de personas para el uso de los Servicios Informáticos Electrónicos. Se reitera que cuando dicho procedimiento administrativo sea realizado por una persona autorizada por el representante legal, no se requiere el mecanismo digital.

Para la realización del trámite se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos:


    1. Carta del Representante Legal, determinando las personas (Representante Legal, Representante Aduanero, Revisor Fiscal y/o Contador) a quienes se les debe realizar la Emisión del Mecanismo Digital. (Ver Modelo Anexo No. 1)

    2. Si el solicitante es el directamente interesado, su documento de identificación.

    3. Si la solicitud del Mecanismo Digital se realiza a través de un tercero debe presentar una carta de autorización autenticada.


Al finalizar el proceso de emisión del mecanismo digital, el cliente debe realizar desde su oficina o domicilio el proceso de habitación de la cuenta de usuario y activación del mecanismo digital para lo cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales envía un código de autorización a través de correo electrónico, así mismo se deben tener presentes las condiciones de seguridad con las que debe almacenar el mecanismo digital y la contraseña que lo protege ya que en la privacidad de esta consiste la garantía de origen y seguridad de la información y declaraciones que el cliente está presentando virtualmente a la DIAN.

Finalmente, se debe tener en cuenta que en caso de perder el archivo o la contraseña del mecanismo, deberán solicitar la renovación del mecanismo digital, y realizar nuevamente el proceso de descarga del mismo.

  • CAPACITACIÓN

A través del portal www.dian.gov.co / DIAN Virtual / Capacitación /, puede encontrar los videos y cartillas con los siguientes procedimientos:


    a. Requerimientos tecnológicos para utilizar los Servicios Informáticos Electrónicos

    b. Creación y habilitación de la cuenta de usuario

    c. Activación del mecanismo digital

    d. Inscripción en el Registro Único Tributario

    e. Actualización del Registro Único Tributario con o sin mecanismo digital

    f. Creación de Solicitudes Especiales

    g. Consultas del Registro Único Tributario


  • SERVICIO


La realización de los trámites tanto del Registro Único Tributario como del mecanismo digital se realiza en todos los puntos de ConTacto a nivel nacional de 7 a.m. a 7 p.m. y especialmente en Bogotá se centrará la atención en el punto de ConTacto de la Administración Especial de Impuestos de los Grandes Contribuyentes.

Atentamente,

Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales



 
Fecha Modificación:09/01/2008

 
 
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