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Presentación de información

   
 
PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS

PRESENTACIÓN

El servicio de “PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS” le permitirá al usuario cumplir ante la DIAN con la obligación de presentar información en materia tributaria, aduanera o cambiaria, en forma electrónica.

Con lo anterior, la DIAN ofrece no sólo la posibilidad de acceder fácilmente a sus nuevos servicios, sino también rapidez y seguridad en la presentación de la información. Además, la entidad enmarca sus procesos dentro de los lineamientos de la Ley 962 de 2005 referida a la simplificación de trámites ante las autoridades públicas.

Para facilitar este proceso, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ha diseñado ayudas pedagógicas que esperamos sean útiles y constituyan un apoyo efectivo para el uso adecuado del nuevo servicio.

Los beneficios más importantes de este servicio son:

Transmisión electrónica de información masiva.

Presentación electrónica segura de la información a la DIAN, sin desplazamientos físicos ni intermediarios,

Garantía de origen lo que implica que el declarante es quien presenta la información y no otra persona por él.

Protección de la información contra la alteración o manipulación de terceros.

Complementariamente, la DIAN ofrece el prevalidador, herramienta informática con la cual se puede conformar los archivos en las especificaciones técnicas establecidas por la DIAN con la ventaja de minimizar errores de conformación.

QUÉ PUEDE HACER

El servicio de presentación de información por envío de archivos le permitirá al usuario presentar la información de manera electrónica a la DIAN, la cual debe estar en archivos XML que el usuario podrá generar desde los sistemas internos de su empresa o mediante el uso del "Prevalidador de Datos para Presentación de Información por Envío de Archivos", herramienta que está dispuesta en el portal de la DIAN en DIAN Virtual – Descarga Prevalidadores, desde donde el usuario puede descargarlos a su equipo personal. También se encuentra por el botón superior Ayuda, opción Ayuda/Prevalidadores.

Usted puede a través del servicio de presentación de información por envío de archivos, presentar la información de que tratan las resoluciones 003841, 003842, 003843, 003844, 003845, 003846, 003847 y 003841 del 30 de abril de 2008.

En cuanto al prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos, es de anotar que corresponde a una ayuda construida en excel, que le permite al usuario registrar los datos solicitados por la DIAN y convertirlos en formato XML, de tal manera que queden dispuestos para entregarlos según los requerimientos técnicos exigidos.

DESTINATARIOS DEL SERVICIO

Del servicio de presentación de información por envío de archivos en forma virtual pueden hacer uso quienes cuenten con el mecanismo de firma digital con certificado. Quienes no lo tengan pueden presentar la información de forma presencial en la DIAN.

La ayuda consistente en el prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos está dispuesta en general para los usuarios que deban cumplir el deber legal de informar.

CÓMO SE UTILIZA

En lo que se refiere a la utilización del prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos, se recomienda consultar el manual de usuario que encuentra una vez haya instalado la herramienta en su equipo.

Para utilizar el servicio, ubíquese en la parte izquierda del portal, DIAN Virtual y seleccione la opción Descarga prevalidadores.

Una vez generados los archivos XML a partir del prevalidador de datos o de los sistemas de su empresa, el servicio informático electrónico de la DIAN le permitirá al usuario colocarlos en un espacio temporal que la entidad pone a disposición de los usuarios (bandeja de entrada) y/o diligenciar posteriormente la solicitud de presentación de información por envío de archivos. Si el solicitante cuenta con el mecanismo de certificación y firma digital podrá presentar la información virtualmente, en este evento la DIAN genera el correspondiente acuse de recibo, momento en el cual se cumple con la obligación legal de informar.

Si el usuario no cuenta con dicho mecanismo, solamente podrá colocar los archivos en la bandeja de entrada, mecanismo que permite poner los archivos en un medio diferente a disquete, CD o USB y que de ninguna manera implica el cumplimiento de la obligación de presentar la información. En este evento se requiere de todas maneras la presentación presencial en los Puntos de ConTacto de la DIAN.

También es posible que el interesado acuda presencialmente a los puntos autorizados por la DIAN y traiga los archivos XML a través de disquetes de 3 y ½”, discos compactos (CD) o dispositivos USB, evento en el cual el funcionario competente de la DIAN una vez ingresa la información por el servicio de presentación de información por envío de archivos, entrega la constancia física de recibo y devuelve el medio que haya utilizado para traer la información.

Una vez presentada la información se inician al interior de la DIAN los procesos de validación de los archivos respectivos tanto en su especificación técnica como en su contenido.

Con el fin de recibir sus opiniones y sugerencias sobre esta herramienta se ha habilitado la siguiente dirección electrónica: asistencia@dian.gov.co


NORMATIVIDAD RELACIONADA

Resoluciones:

Resolución 003841 del 30 de abril del 2008, por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-1 y 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras, por el año gravable 2008.

Resolución 003842 del 30 de abril del 2008, por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2008.

Resolución 003843 del 30 de abril del 2008 , por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las bolsas de valores y por los comisionistas de bolsa a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2008.

Resolución 003844 del 30 de abril del 2008, por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por la Registraduría Nacional del Estado Civil a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el año 2008.

Resolución 003845 del 30 de abril del 2008, por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por los Notarios a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2008.

Resolución 003846 del 30 de abril del 2008, por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2008.

Resolución 003847 del 30 de abril del 2008, por la cual se establece para el año gravable 2008, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega.

Resolución 003848 del 30 de abril del 2008 , por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los grupos empresariales, correspondiente al año gravable 2008.

Resolución No. 12684 (29 oct 2007), por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-1 y 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de Grado Superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales y los Fondos de Empleados que realicen actividades financieras y por los Fondos de Valores, Fondos de Inversión, Fondos Comunes Ordinarios, Fondos Mutuos de Inversión, otros fondos y Fondos de Pensiones, por el año gravable 2007.

Resolución No. 12685 (29 oct 2007), por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2007

Resolución No. 12686 (29 oct 2007), por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Bolsas de valores y por los Comisionistas de Bolsa a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2007

Resolución No. 12687 (29 oct 2007), por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por el año 2007 a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por la Registraduría Nacional del Estado Civil

Resolución No. 12688 (29 oct 2007), Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por los Notarios, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2007.

Resolución No. 12689 (29 oct. 2007), por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el año gravable 2007, por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes.

Resolución No. 12690 (29 oct 2007), por la cual se establece para el año gravable 2007, el grupo de personas naturales, personas jurídicas y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega.

Resolución No. 12691 (29 oct 2007), por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los Grupos Empresariales, correspondiente al año gravable 2007.

Resolución No. 12800 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-1 y 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de Grado Superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales que realicen actividades financieras y por los Fondos de Valores, Fondos de Inversión, Fondos Mutuos de Inversión, Fondos Comunes Ordinarios y Fondos de Pensiones, por el año gravable 2006.


Resolución No. 12801 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2006.

Resolución No. 12802 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Bolsas de Valores y por los Comisionistas de Bolsa a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2006.

Resolución No. 12803 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada anualmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Resolución No. 12804 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por los Notarios, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2006.

Resolución No. 12805 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el año gravable 2006, por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes.

Resolución No. 12806 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los Grupos Económicos y/o Empresariales, correspondiente al año gravable 2006

Resolución No. 12807 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se establece para el año gravable 2006, el grupo de personas naturales, personas jurídicas y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega.

Resolución No. 12808 ( 26 OCT. 2006 ), por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información que deben suministrar mensualmente las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y el Decreto 537 de 2004.


Resolución 03859 de abril 24 de 2006
, por la cual se modifican parcialmente las resoluciones 10141, 10143, 10146 y 10147 de octubre 28 de 2005 y se establecen obligados a presentar información en forma virtual.

Resolución 03488 de abril 11de 2006
, por la cual se adiciona la resolución 12801 de 2005.

Resolución 03056 de abril 03 de 2006
, por la cual se modifica parcialmente el artículo 1º de la resolución 12801 de 2005.

Resolución 02435 de marzo 16 de 2006
, por la cual se adiciona la resolución 12801 de 2005.

Resolución 01879 de marzo 03 de 2006
, por la cual se modifica parcialmente el artículo 1º de la resolución 12801 de 2005.

Resolución 01768 de febrero 28 de 2006
, por la cual se modifica parcialmente el artículo 1º de la resolución 12801 de 2005.

Resolución 01575 de febrero 21 de 2006
, por la cual se adiciona la resolución 921 de 2006.

Resolución 00921 de febrero 1 de 2006
, por la cual se establecen medidas de transición para el cumplimiento del deber formal de declarar a través de los servicios informáticos electrónicos de la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

Resolución 00813 de enero 30 de 2006
, por la cual se modifica parcialmente la resolución 12799 de 2005.

Resolución 10141 de octubre 28 de 2005
, por la cual se señalan los responsables, el contenido y las características técnicas de la información tributaria a reportar, conforme con los artículos 623, 623-1 y 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, por el año gravable 2005.

Resolución 10142
de octubre 28 de 2006, por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario y que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la DIAN, por el año gravable 2005.

Resolución 10143 de octubre 28 de 2005
, por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario y que debe ser presentada por las Bolsas de valores y por los Comisionistas de Bolsa a la DIAN, por el año gravable 2005.

Resolución 10144 de octubre 28 de 2005
, por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario y que debe ser presentada anualmente a la DIAN, por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Resolución 10145 de octubre 28 de 2005
, por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario y que debe ser presentada por los Notarios, a la DIAN, por el año gravable 2005.

Resolución 10146 de octubre 28 de 2005
, por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario y que debe ser presentada a la DIAN por el año gravable 2005, por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes.

Resolución 10147 de octubre 28 de 2005
, por la cual se establece para el año gravable 2005 el grupo de personas naturales, personas jurídicas y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i), y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la DIAN y las especificaciones técnicas para su presentación.

Resolución 10148 de octubre 28 de 2005
, por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario y que debe ser presentada a la DIAN por los Grupos Económicos y/o Empresariales, correspondiente al año gravable 2005.

Resolución 10149 del 28 de octubre de 2005
, por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información que deben suministrar mensualmente las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica, con organismos internacionales, según lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y el Decreto 537 de 2004.

Resolución aclaratoria 12466 de 21 de diciembre de 2005
, por la cual se modifican parcialmente las Resoluciones Nos. 10141, 10142, 10143, 10144, 10145, 10146, 10147, 10148 y Resolución aclaratoria 12466 de 21 de diciembre de 2005, por la cual se modifican parcialmente las Resoluciones Nos. 10141, 10142, 10143, 10144, 10145, 10146, 10147, 10148 y 10149 de octubre 28 de 2005.

Resolución 12717 de diciembre 27 de 2005
, reglamentaria de los mecanismos para la utilización de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN

Resolución 09147 de 14 agosto de 2006, por medio de la cual se señala el contenido y se adoptan las características técnicas de la información cambiaria y de endeudamiento externo que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial - Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales por los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas corrientes de compensación y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 09148 de 14 agosto de 2006, por medio de la cual se señala el contenido, las características de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que realicen operaciones en zonas de frontera por montos inferiores a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD500,oo) o su equivalente en otras monedas y se fijan los plazos para su entrega.

Resolución 09149 de 14 agosto de 2006, por medio de la cual se señala el contenido, se adoptan las características técnicas de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero y se fijan los plazos para su entrega.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS RESOLUCIONES

Formatos año gravable 2008

CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
RESOLUCIÓN
1001 - versión 7
Pagos o abonos en cuenta a terceros
003847 / 2008
1002 - versión 7
Retenciones en la fuente practicadas
003847 / 2008
1003- versión 6
Retenciones en la fuente que le practicaron
003847 / 2008
1004 - versión 6
Descuentos tributarios
003847 / 2008
1005 - versión 6
Impuesto a las ventas por pagar (Descontable)
003847 / 2008
1006 - versión 6
Impuesto a las ventas por pagar (Generado)
003847 / 2008
1007 - versión 7
Ingresos recibidos
003847 / 2008
1008 - versión 7
Saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre
003847 / 2008
1009 - versión 7
Saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre
003847 / 2008
1010 - versión 7
Información de socios y accionistas
003847 / 2008
1011 - versión 6
Información de las declaraciones tributarias
003847 / 2008
1012 - versión 7
Información de declaraciones tributarias, acciones y aportes e inversiones en bonos, certificados, títulos y demás inversiones tributarias
003847 / 2008
1013 - versión 7
Información de los fideicomisos que administran
003847 / 2008
1014 - versión 7
Pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del fideicomiso
003847 / 2008
1015 - versión 7
Retenciones en la fuente practicadas a través de fiducias
003847 / 2008
1016 - versión 8
Pagos o abonos en cuenta en contratos de mandato o de administración delegada
003847 / 2008
1017- versión 8
Ingresos recibidos por contratos de mandato o de administración delegada
003847 / 2008
1018 - versión 8
Información de saldos de cuentas por cobrar al 31 de dic. en contratos de mandato o administración delegada
003847 / 2008
1019 - versión 7
Movimiento en cuenta corriente y/o ahorro
3841 / 2008
1020 -versión 6
Información de inversiones en CDT
3841 / 2008
1021 - versión 6
Inversiones en fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión
3841 / 2008
1022 - versión 7
Ahorro voluntario en fondos de pensiones
3841 / 2008
1023 - versión 6
Consumos con tarjetas de crédito
3841 / 2008
1024- versión 6
Ventas con tarjetas de crédito
3841 / 2008
1025 -versión 6
Diferencias contables y fiscales
3841 / 2008
1026 - versión 6
Préstamos bancarios otorgados
3841 / 2008
1027 - versión 8
Información de saldos de cuentas por pagar al 31 de dic. en contratos de mandato o administración delegada
003847 / 2008
1028 - versión 7
Información Registraduría sobre personas fallecidas
003844 / 2008
1032 - versión 7
Información de enajenaciones de bienes y derechos a través de notarías
003845 / 2008
1034 - versión 6
Información de estados financieros consolidados - Grupos económicos
003848 / 2008
1035 - versión 6
Identificación subordinadas nacionales
003848 / 2008
1036 - versión 7
Identificación subordinadas del exterior
003848 / 2008
1037 - versión 7
Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos
003846 / 2008
1038 - versión 6
Información de sociedades creadas (Cámaras de Comercio)
003842 / 2008
1039 - versión 6
Sociedades liquidadas
003842 / 2008
1041 - versión 6
Información de Bolsas de Valores
003843 / 2008
1042 - versión 7
Información de Comisionistas de Bolsas
003843 / 2008
1043 - versión 7
Información de pagos o abonos en cuenta a través de consorcios y uniones temporales
003847 / 2008
1044 - versión 7
Información de retenciones en la fuente practicadas a través de consorcios y uniones temporales
003847 / 2008
1045 - versión 7
Información de ingresos recibidos por consorcios y uniones temporales
003847 / 2008
1046 - versión 7
Información de pagos o abonos en cuenta de los contratos de asociación para exploración y explotación minera
003847 / 2008
1047 - versión 7
Información de retenciones en la fuente practicadas a través de los contratos de asociación para exploración y explotación minera
003847 / 2008
1048 - versión 7
Información de ingresos recibidos de los contratos de asociación para exploración y explotación minera
003847 / 2008
1049 - versión 6
Impuesto a las ventas por pagar (descontable) en contratos de asociación para exploración y explotación minera.
003847 / 2008
1050 - versión 6
Impuesto a las ventas (generado) en contratos de exploración y explotación minera
003847 / 2008
1051 - versión 7
Saldos de cuentas por cobrar al 31 de dic. en contratos de asociación para exploración y explotación minera
003847 / 2008
1052 - versión 7
Saldos de cuentas por pagar al 31 de dic. en contratos de asociación para exploración y explotación minera
003847 / 2008
1053 - versión 8
Información de retenciones en la fuente practicadas a través de contratos de mandato o de administración delegada
003847 / 2008
1054 - versión 7
Impuesto a las ventas por pagar (descontable) en contratos de mandato o de administración delegada
003847 / 2008
1055 - versión 7
Impuesto a las ventas por pagar (generado) en contratos de mandato o de administración delegada
003847 / 2008
1056 - versión 7
Pagos o abonos en cuenta por secretarios generales que administran recursos del Tesoro
003847 / 2008
1057 - versión 7
Información de retenciones en la fuente practicadas por secretarios que administran recursos del Tesoro Nacional
003847 / 2008
1058 - versión 8
Los ingresos recibidos con cargo al fideicomiso (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios)
003847 / 2008



PREGUNTAS FRECUENTES

Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar
Sobre la presentación de la información por envío de archivos

Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos

Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información



Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar
.

1. ¿Qué es un archivo XML?


Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.

Estos archivos al estar en este estándar permiten fácil intercambio entre los sistemas informáticos.

El prevalidador que pone a disposición la DIAN, en forma gratuita, le permitirá la conversión de los archivos a XML.


2. ¿Qué es un esquema XSD?


Un esquema XSD es la descripción de la estructura de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por Ej. longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformación de estos archivos.


3. ¿Qué especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dónde encontrarlas?


Se debe utilizar la especificación XML 1.0 Tercera edición, la cual se puede encontrar en la dirección
http://Www.w3.org/tr/rec-xml.


4. ¿Qué caracteres especiales pueden contener los archivos XML?


Solamente se recibirán caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-8859-1; los caracteres que por alguna razón no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos.



5. ¿Cómo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versión y tipo de archivo XML?


El nombre y el encabezado del archivo contienen la versión y el tipo de archivo, adicionalmente la solicitud de presentación de información por envío de archivos también la incluye. El esquema por su parte incorpora un elemento de documentación que indica el formato que describe.



6. ¿Cómo se puede estar seguro de que los archivos XML están bien formados y son válidos antes de ser enviados a la DIAN?


Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se garantiza que los archivos están bien formados, la validez del contenido solamente se conocerá luego de ser procesados por la DIAN.



7. ¿Los esquemas de validación serán entregados a los usuarios?


Los esquemas XSD hacen parte integral de las especificaciones técnicas de cada uno de los formatos establecidos de acuerdo a la normatividad que los refiera.


8. ¿Existe algún límite en el tamaño de los archivos a transmitir?


Dado que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros, el tamaño del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos más grandes.



9. ¿Cómo se deben nombrar los archivos de los anexos en caso de que tengan que partirse por tener más de 5.000 registros?


En los anexos a cada una de las resoluciones se señalan las especificaciones técnicas para cada formato. En el numeral uno de cada anexo se encuentra el estándar del nombre de los archivos de las especificaciones técnicas de cada formato.

Es así como el nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde:

cc : concepto (Inserción 01, Reemplazo 02)
mmmmm : formato
vv : versión del formato (versión 06)
aaaa : año de envío
cccccccc : consecutivo de envío por año

Los archivos que correspondan a un mismo formato conservan el mismo nombre, pero varían los dígitos correspondientes al número de envío, el cual debe asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir saltos ni repeticiones en el consecutivo.



10. ¿De qué manera se garantiza que un grupo de archivos corresponde a un formato?


Por el nombre de los archivos, por ej.

Dmuisca_01
100206200600000050.xml
Dmuisca_01
100206200600000051.xml
Dmuisca_01
100206200600000052.xml
Dmuisca_01
100206200600000053.xml

Dentro del nombre del archivo se evidencia el formato, ya que se identifica el número del mismo, que para el caso del ejemplo es el 1002.

Si existen más de 5 mil registros a ser reportados por el mismo formato, automáticamente sucede el fraccionamiento de los mismos en más de un archivo, pero en todo caso el segundo o más archivos siempre se identificarán con el mismo formato, en este caso el 1002.

No deben existir saltos ni repeticiones en el consecutivo de este grupo de archivos y todos deben corresponder al mismo formato de la solicitud de presentación de información por envío de archivos.

En caso que exista algún error en los nombres de los archivos o falte uno de ellos, no se podrá realizar la presentación de la información.



11. ¿El número de envío siempre es 1, o es 1 para el mes de enero, 2 para el mes de febrero y así sucesivamente?


El número de envío es un consecutivo general del año para todos los archivos que el contribuyente envía a la DIAN, no es específico por formato o por mes o por tipo de información.

El número de envío debe coincidir con el número de envío especificado en el nombre del archivo, por tanto la casilla
"Numenvio", en el contenido de los datos del encabezado del archivo y, el número de envío cuando se colocan los archivos en la bandeja de entrada en la presentación de información por envío de archivos, deben coincidir. El informante debe llevar el control del consecutivo de envíos.

12. ¿El campo número de envío debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es número de envío 1, el formato 1002 es número de envío 2 y así?


No, el número de envío es un consecutivo general para todos los archivos enviados a la DIAN en un período de año. No es específico por cada uno de los formatos. Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe coincidir tanto en la conformación del nombre del archivo como en el encabezado del contenido del archivo.

Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el número de los archivos, por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios. Además un formato puede tener más de un archivo lo que implica que el inicial será el número 1 hasta el último por el mismo formato. Si se genera otro formato diferente, este consecutivo continuará en forma ascendente por el número de archivos que correspondan.



13. ¿Cómo se diligencian los campos fecha inicial y final?


En estos campos se debe diligenciar la fecha inicial y la fecha final correspondiente al periodo de la información que se esta generando para enviar a la DIAN de acuerdo a la normatividad vigente.



14. ¿Quién debe poner la información en archivos XML?


Es de absoluta responsabilidad del informante.



15. ¿La fecha de envío en el XML corresponde a la fecha de presentación de la información?


No. La fecha de envío registrada en el encabezado de los archivos se utilizará solamente para las validaciones de forma en los archivos. La fecha de envío corresponde a las fechas inicial y final de la información enviada, diferente de la fecha de presentación de la información la cual corresponde al momento en que tenga lugar este hecho.



16. ¿Qué seguridad tiene la presentación virtual?


Cuando se realiza la presentación virtual, este servicio tiene las siguientes características de seguridad:

a. Las conexiones a los servidores utilizan el protocolo HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la comunicación.
b. Autogestión de sus mecanismos de seguridad, es decir de su usuario y contraseña y/o de su mecanismo de firma respaldada con certificado digital.
c. Presentación virtual para el poseedor de firma y certificado digital, archivo firmado digitalmente que garantiza no alteración en la recepción.



17. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementarán sobre los discos compactos, disquetes o memoria flash USB entregados a la DIAN?


La DIAN no se quedará con los medios en los cuales viene la información, en caso de presentación presencial dichos medios se utilizarán para traerla a los puntos autorizados por la DIAN, evento en el cual el funcionario de la DIAN la ingresará a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y devolverá el medio.



18. ¿Cuál es la razón por la cual solo se pueden enviar 5.000 registros?


Por la facilidad de transmisión (o retransmisión en caso de fallas), ya que esto reduce el tamaño de los archivos y facilita la corrección de los errores.



19. ¿Qué sucede si se envían más de 5.000 registros en un mismo archivo?


El archivo será rechazado en el proceso de carga.



20. ¿Se debe diligenciar una solicitud de envío por cada archivo de 5.000 registros?


No, una solicitud de presentación de información por envío de archivos cubre todos los archivos que contengan información de un mismo formato. Si la información relativa a un formato tiene 5 mil registros o menos, se diligenciará una solicitud, pero si la información supera los cinco mil registros se conformarán varios archivos teniendo en cuenta en la denominación referir el mismo formato y se tramitará una solicitud de presentación.

Si se debe entregar información relacionada con varios formatos se diligenciarán tantas solicitudes como formatos deban entregarse.



21. ¿Si voy a enviar en 10 archivos información que corresponde a 10 formatos diferentes puedo diligenciar una sola solicitud?


No.
Todos los archivos, numerados consecutivamente, pueden ser colocados en la bandeja de entrada. Ahora bien, debe diligenciarse una solicitud de envío por cada formato que deba entregarse. A su vez, respecto de cada formato puede haber uno o varios archivos conformados cada uno por máximo 5 mil registros.


22. ¿Qué significado tiene el campo CodCpt (inserción, reemplazo) del encabezado?


El código de concepto indica si la carga se realiza como “01 – inserción”, para archivos nuevos ó “02 – reemplazo” para corrección de la información. Cabe anotar que todos los archivos de una misma solicitud de presentación de información por envío de archivos deben corresponder al mismo concepto, es decir a inserción o reemplazo.



23. En algunos formatos existe un campo denominado Concepto, ¿tiene este campo relación con el campo Concepto del encabezado?


No existe relación entre los campos concepto del encabezado y los que se encuentran en los registros.

El campo concepto que se encuentra en el encabezado y en el nombre de los archivos está relacionado al campo concepto de la solicitud de presentación de información por envío de información y se utiliza para identificar la operación de carga que se realizará con la información recibida. Puede tener valores:

1 – Inserción / Nuevo
2 – Reemplazo

Los campos concepto de los registros se refieren a la información contenida en cada registro.



24. ¿Cuál es la razón del campo Valor Total?


El campo “Valor Total” del encabezado se utiliza como campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de un campo numérico de los registros de cada archivo, debido a que todos los formatos no tienen la misma conformación, el campo utilizado para cada formato debe ser uno de los campos con valores numéricos del mismo.



Sobre la presentación de la información por envío de archivos

25. ¿La información tributaria de años anteriores puede presentarse con las nuevas especificaciones técnicas?


No. La información tributaria de años anteriores se debe conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y especificaciones técnicas establecidas para cada año gravable.

Si ese es el caso, la información puede ser entregada en la administración correspondiente a su jurisdicción, almacenando los archivos en un medio magnético y acompañados del formato de entrega. O puede enviarla por correo certificado al Grupo de Información Exógena Tributaria de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, ubicado en Bogotá en al dirección carrera 7 No. 6 – 54 Piso 13.



26. ¿Se puede presentar información del año gravable 2005 en los esquemas de presentación de años anteriores, en Excel o en archivo plano?


Con la expedición de las resoluciones 10141 a 10149 del 28 de octubre de 2005 sobre presentación de información por envío de archivos y la resolución aclaratoria 12466 del 21 de diciembre de 2005, se dieron a conocer las especificaciones técnicas de la información que debe entregarse de acuerdo con cada resolución, las cuales son de obligatorio cumplimiento para el envío de la información correspondiente al año gravable 2005.

La información debe ser conformada en archivos XML. Para facilitar la validación y conformación de los archivos XML, la DIAN ha dispuesto de manera gratuita el prevalidador de datos, que puede descargarse del Portal de la DIAN, siguiendo las recomendaciones previas y de instalación de:
Léame o véame, en la ruta www.dian.gov.co / Prevalidadores. Para la descarga del prevalidador, en esta misma ruta, utilice la opción: Descarga del Prevalidador Tributario 2006. La descarga también puede realizarla a través de la opción respectiva que encuentra en la zona de servicios de la misma página.


27. ¿Cuando se habla de información tributaria o de información por envío de archivos se hace referencia a lo mismo y qué comprende?


Tradicionalmente se ha hablado de información exógena como aquélla que los obligados informan a la DIAN, en general, por operaciones de terceros y/o realizadas con terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informáticos electrónicos implementados por la DIAN, se hace referencia al mismo tema solo que bajo la denominación de presentación de información por envío de archivos.

El servicio de información por envío de archivos también tiene aplicación, con sus propias especificaciones, en materia aduanera y próximamente en materia cambiaria.



28. ¿Cuál es la forma para presentar la información?


Hay dos formas:

- Presentación virtual: Es la transmisión electrónica y segura de información a la DIAN, mediante el servicio presentación de información por envío de archivos, garantizando el origen y protección de la información utilizando el mecanismo de firma digital, a través de los cuales el interesado realiza el trámite virtualmente ante la DIAN, quien confirma la presentación con una acuse de recibo igualmente firmado digitalmente.

- Presentación presencial: en Puntos de ConTacto de la DIAN donde funcionarios de la entidad atienden personalmente al interesado quien allega la información a través de disquete, CD, o USB, en este caso el funcionario de la DIAN ingresa la información a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y entrega constancia física de recibo.


Consulte la cartilla: Presentación de información por envío de archivos



29. ¿Quiénes deben presentar la información virtualmente y quiénes presencialmente?


Deben presentar virtualmente haciendo uso de los servicios informáticos electrónicos y del mecanismo de firma digital emitido por la DIAN, las personas naturales, entidades y personas jurídicas obligadas a presentar la información a que hacen referencia las resoluciones que se expiden anualmente.

Presentan presencialmente la información:

- Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes que deban entregar a la DIAN la información relacionada en la normatividad vigente, cuando no estén obligados a declarar virtualmente.

- También los obligados a reportar
ÚNICAMENTE la información relacionada con el formato 1002 -Retenciones en la fuente practicadas-, a que hace referencia el artículo 5º de la Resolución 003847 de 30 a abril de 2008.


30. ¿Quién debe cumplir el deber legal de presentar la información, el representante legal, el revisor fiscal?


Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de presentar la información por envío de archivos los contribuyentes, responsables o informantes directos, personalmente o por medio de sus representantes.



31. ¿Quién debe firmar la solicitud de envío de archivos, el representante legal, el revisor fiscal o ambos?


Los obligados a presentar la información en forma virtual deben diligenciar la solicitud de presentación de información por envío de archivos, la cual a su vez debe ser firmada digitalmente, para tal efecto deben poseer mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma gratuita.

La solicitud de presentación de información por envío de archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal de presentar la información, esto es, el informante persona natural y en el caso de las entidades o personas jurídicas por el representante legal.



32. ¿Cuando se realiza el trámite en forma presencial quién debe adelantarlo?


Tratándose de la presentación presencial, el trámite puede adelantarlo directamente el obligado (informante), o mediante apoderado debidamente constituido o a través de tercero debidamente autorizado, con firma autenticada de quien autoriza, señalando nombres, apellidos y documento de identificación de la persona autorizada.


33. ¿Por qué correo o en qué dirección acceso para remitir la información?


Las personas obligadas a presentar la información en forma virtual deben ingresar al portal de la DIAN: www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio informático electrónico de DIAN Virtual.

Previamente a la utilización del servicio ha debido agotarse la verificación del equipo, la habilitación de la cuenta y la activación del mecanismo digital.



34. ¿Para realizar la presentación de información es necesario actualizar el RUT de la entidad o persona natural informante y del representante legal?


Antes de efectuar la presentación de la información debe actualizarse del RUT de la entidad o persona natural informante con la obligación 14 (Informante) y del Representante Legal, obligación 22 (Suscribir Declaraciones a nombre de terceros, presentar información), de ser necesario.



35. ¿Cómo se obtiene la firma digital para presentación virtual de la información?


El informante en forma personal, o a través de apoderado para adelantar en su nombre el trámite, podrá acercarse a los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la emisión del mecanismo de firma digital, para lo cual deberá tener actualizado previamente el RUT de la persona o entidad informante y el del representante legal con las responsabilidades correspondientes.



36. ¿El representante legal a quien le fue otorgada la firma digital, para presentar virtualmente las declaraciones, necesita otra firma para la presentación de información?


No. El representante legal, con la firma digital otorgada por la DIAN para declarar virtualmente, puede presentar virtualmente la información.


37. ¿La firma digital tiene algún costo?


No, la emisión de la firma digital no tiene ningún costo.



38. ¿Puede un interesado sin firma ni certificado digital presentar la información virtualmente?


No. Para cumplir con su obligación en forma virtual el interesado debe contar con el mecanismo de firma digital. Si se trata de un informante que no está obligado a presentar la información virtualmente, la presentará en forma presencial allegando la información en disquetes, CDs o unidades extraíbles (USB) a los puntos habilitados donde un funcionario lo atenderá para ingresar la presentación a través de los servicios informáticos de la DIAN.

No obstante, los informantes que pueden presentar la información en forma presencial, por estar inscritos en el RUT pueden habilitar una cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos conformados en XML, en un espacio virtual llamado bandeja de entrada, que es un recurso que facilita poner archivos en un medio diferente a disquete, cd o USB, y que de ninguna manera implica el cumplimiento de la obligación.

Así mismo, al habilitar cuenta es posible diligenciar la solicitud de presentación, la cual queda en trámite, debiendo imprimirla y firmarla para su presentación en la DIAN, donde igualmente un funcionario lo atenderá para efectuar el ingreso de la información a través de los servicios informáticos de la DIAN.

Es decir, que en todo caso se requiere para cumplir con la obligación agotar dicho trámite, después del cual recibirá la constancia correspondiente firmada por el funcionario.



39. ¿La presentación presencial dónde se debe realizar?


La presentación presencial de la información se debe realizar en las Direcciones Seccionales o puntos habilitados por la entidad para el efecto.



40. ¿Puedo presentar la información en cualquier administración del país, o necesariamente en la jurisdicción conforme con el domicilio registrado en el RUT?


La información se puede presentar en cualquier Dirección Seccional del país, siguiendo los mismos parámetros establecidos para el RUT.



41. ¿En qué momento se entiende cumplida la obligación de presentar la información?


Se entiende cumplido el deber legal de presentar la información de acuerdo con la forma de presentación:

- Presentación virtual: mediante acuse de recibo electrónico y el Formulario 10006 marcado PRESENTADO firmado digitalmente por la DIAN, generados por los servicios informáticos.
Para la firma de la solicitud de envío los servicios informáticos de la DIAN generan una pantalla adicional del navegador, la cual debe utilizarse. El usuario que posee mecanismo de firma digital debe asegurarse de firmar digitalmente la solicitud antes de proceder a su envío virtual.

- Presentación presencial en puntos autorizados: mediante entrega física del Formulario 10006 “Presentación de información por envío de Archivos” firmada por el funcionario competente de la DIAN y marcado con la leyenda FORMALIZADO.



42. ¿Cuáles son los tiempos definidos para la validación de los archivos?


El tiempo definido para este procesamiento dependerá del volumen de información que esté siendo procesado por la DIAN.



43. ¿La información que contenga errores genera sanciones?


Cuando la DIAN establece que la información presentada contiene errores o que la información no corresponde a lo solicitado, procede la aplicación de sanciones conforme al artículo 651 del Estatuto Tributario en concordancia con la Resolución No. 11774 de diciembre 7 de 2005.



44. ¿Habrá algún cobro adicional al usuario por la utilización del servicio virtual o presencial?


No existe ningún costo por el uso de este servicio, los servicios que dispone la DIAN son de carácter gratuito.



45. ¿Se permite hacer retransmisiones de los mismos archivos por errores y/o inconsistencias?


Sí, en caso de encontrar errores o inconsistencias en la información se deben corregir los archivos y realizar un nuevo envío para lo cual se debe utilizar el concepto de reemplazo (concepto 02) para identificar que se está corrigiendo una información ya presentada.



46. ¿Para efectos de control de términos qué fecha se tiene en cuenta?


Para efectos del control de términos en lo que se refiere a oportunidad en el cumplimiento de la obligación de informar se cuenta:

- Para presentación virtual, a partir de la fecha de acuse electrónico digital de la DIAN.
- Para presentación presencial en sitios autorizados: a partir de la fecha de la expedición de la constancia física de recibo firmado por la DIAN.



Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos

47. ¿Qué tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final, para la generación de su información en los formatos establecidos?


La DIAN ha desarrollado una herramienta llamada “Prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos” la cual tiene por objeto facilitar el proceso de la captura de la información, conformar los archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5.000 registros. Adicionalmente podrá utilizarla para validar archivos XML generados a través de otras herramientas.

Esta herramienta es gratuita. Para conocer más sobre la misma o descargarla ingrese por www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todos los prevalidadores que hay disponibles.



48. ¿Es el prevalidador un programa o software?


El prevalidador es una herramienta construida sobre Excel para facilitar la presentación de la información y la conformación de los archivos cumpliendo con las especificaciones técnicas dispuestas para los formatos establecidos.



49. ¿Qué información valida el prevalidador de datos?


El prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos valida y genera archivos xml de la información de acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008 únicamente.


50. ¿El prevalidador funciona únicamente en Excel?


Si. El prevalidador funciona únicamente con Excel.



51. ¿El prevalidador requiere licencia de software?


No, el prevalidador es de distribución gratuita y la DIAN tiene derechos reservados sobre la herramienta.



52. ¿Qué versión de Excel debo tener instalada en mi equipo? ¿En versiones anteriores puede instalarse?


De acuerdo con los requerimientos técnicos de los servicios informáticos electrónicos DIAN incluido el prevalidador, la versión mínima es Windows 2000 y Excel 2000, para que la herramienta funcione correctamente.



53. ¿Cuánto espacio ocupa en disco el prevalidador?


El programa instalador y la herramienta instalada ocupa en disco aproximadamente 9.5 MB.



54. ¿Para utilizar el prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos, debo instalarlo en el computador personal o puedo trabajarlo directamente en la página de la DIAN?


Debe ser instalado en el computador personal o en el que se vaya a diligenciar la información.



55. ¿Qué se debo hacer antes de instalar el Prevalidador?


Antes de instalar el prevalidador siga los siguientes pasos

1. Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botón “Inicio” → “Programas” → Microsoft Excel (esta ruta puede variar de acuerdo con la configuración de su computador).
2. Dé clic sobre el menú Herramientas, baje hasta Macro, y seleccione la opción Seguridad.
3. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione la opción Bajo.
4. Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: menú Archivo → opción Salir:
5. Proceda a realizar la descarga del prevalidador. Previamente lea el artículo “
Léame” en www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todo lo relacionado con los prevalidadores.


56. ¿Dónde se pueden descargar los prevalidadores?


Los prevalidadores se encuentran en el menú izquierdo del portal, opción
Otros servicios informáticos / Descarga prevalidadores.

También los encuentra por el botón superior Ayuda / Prevalidadores.

57. ¿El Prevalidador carga un archivo plano?


No. El prevalidador solo carga archivos Excel.



58. ¿De una base de datos se puede pasar la información al prevalidador?


Se hace necesario convertir la información a formato Excel y luego pegarla en el prevalidador.



59. ¿El prevalidador valida archivos Excel?


Sí, para tal efecto se debe seguir el siguiente procedimiento:

- El archivo Excel donde está la información debe estar conformado de acuerdo con las especificaciones técnicas del formato que se va a diligenciar.
- Determinar el número de registros o líneas del archivo Excel.
- En el prevalidador ir al formato en el cual se ingresará la información.
- Agregar el número de líneas o registros, seleccionando en el menú del Prevalidador la opción agregar, digitar el número de líneas a diligenciar, dar enter y luego clic en agregar.
- Dar clic en la opción ocultar ayuda en el menú del prevalidador.
- En el archivo Excel seleccionar, únicamente, la información correspondiente.
- Copiar la información seleccionada.
- En el prevalidador, ubicado el cursor en la primera posición del registro donde se desea copiar la información utilizar la opción pegar.
- Si el número de casillas y registros copiados del archivo Excel no coincide con las casillas y número de registros agregados y no se oculta la ayuda del prevalidador, no se podrá realizar el pegado.
- Una vez pegada la información verificarla con la ayuda línea a línea utilizando la opción Mostrar ayuda
- Utilizar la opción Generar XML para diligenciar la información del encabezado y nombre del archivo.
- En este momento, si el archivo contiene errores, la herramienta le dará aviso y generará un archivo plano de errores globales, le permitirá guardarlo en el equipo y con cualquier editor de texto podrá ver el contenido del archivo de errores.
- Una vez superados los errores confirmar los datos del encabezado.
- Generar los archivos XML.
- La herramienta dará aviso en qué ubicación quedará el archivo generado.



60. Descargado e instalado el prevalidador, al ingresar advierte que se deben habilitar o deshabilitar las macros, o no funciona el botón Siguiente, o en la opción diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el botón "Ir al formato", genera "Error en la definición del formato", ¿qué se debe hacer en estos casos?


Para superar estos errores, se debe desinstalar el programa prevalidador de datos. Verificar que la versión del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel, seleccionar en menú opción Herramientas, indicar Macro, seleccionar Seguridad, marcar nivel de seguridad BAJO y cerrar Excel. Esto para que las macros del prevalidador de datos funcionen correctamente. En este momento ya puede descargar e instalar el prevalidador.


61.
¿Por qué cuando se genera el XML, la herramienta advierte que no puede generar el archivo o no genera el archivo y no responde nada?

Esto debido a que se guardó el prevalidador en una ubicación diferente a la original de la instalación, donde no están las carpetas y archivos necesarios para la validación y generación de los archivos.

Se recomienda que el prevalidador sea instalado y no copiado. Igualmente, que cuando se guarde la información no hacerlo en ubicación diferente a la original de la instalación.



62. Después de haber trabajado en el prevalidador, el Excel no está trabajando correctamente, ¿qué se debe hacer?


Se debe abrir el prevalidador, luego cerrarlo adecuadamente e ingresar al Excel.



63. ¿El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos contiene ayudas?


Sí, cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda que orienta acerca del diligenciamiento de la información según el tipo de formato a utilizar y de los requisitos que debe cumplir cada registro conforme las especificaciones técnicas establecidas.



64. ¿Para cada formato hay un prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos?


Se publican tres prevalidadores, uno para la información tributaria, otro para la aduanera y el tercero para la cambiaria. Cada prevalidador contiene todos los formatos relacionados con el tipo de información que se deba presentar o que se desee diligenciar.



65. ¿Cómo se remite la información a la DIAN, cuando se hace uso del prevalidador de datos para presentación de información para envío de archivos?


El prevalidador de datos permite hasta la conformación de archivos XML de cada formato, una vez generados estos archivos deben realizarse los procedimientos de presentación virtual o presencial, según corresponda.

Presentación virtual: para los obligados a entregar la información en forma virtual, deben poseer mecanismo de firma digital y utilizar el servicio de presentación de información por envío de archivos, dispuesto en DIAN virtual, ingresando por www.dian.gov.co.

Presentación presencial: en este caso se debe guardar o almacenar los archivos XML generados en un disquete, CD o USB y acercarse personalmente, o mediante apoderado o tercero debidamente autorizado, a los puntos habilitados por la DIAN para realizar la presentación.



66. ¿Cuál es la forma adecuada de regresar al prevalidador después de generar un archivo XML, es necesario salir del prevalidador y volver a ingresar a él?


Oprimir el botón Regresar, y el prevalidador regresa al formato que se estaba diligenciando. Y estando allí, en la barra de menú del prevalidador oprimir Inicio y él regresará a la pantalla de Diligenciar, donde se puede seleccionar otro formato.


67. ¿Al volver a generar un archivo XML, correspondiente a un formato, que ya ha sido generado con anterioridad y que será guardado en la misma carpeta Salida, qué pasa con el archivo anterior, es reemplazado o el nuevo se genera con nombre diferente?


Si el archivo a generar corresponde al mismo concepto (inserción o reemplazo) y mismo número de envío, este reemplazará el archivo.

Por eso en la generación de los archivos es importante tener en cuenta el concepto y el manejo consecutivo del número de envío de los datos del encabezado.



68. ¿En dónde puedo acceder a cada formato XML? ¿Me pueden facilitar los formatos?


Formatos como tales no existen. En cuanto a la literatura de las especificaciones técnicas de los formatos para conformar los archivos XML, se puede descargar del portal de la DIAN: www.dian.gov.co / Servicios / Informáticos Electrónicos / Presentación de información por envío de archivos (exógena) /
Especificaciones técnicas de las resoluciones.

Otra opción es descargar e instalar el prevalidador de datos. Este programa le permitirá conocer la especificación técnica de cada formato, validar la información y conformar los archivos XML.



Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información.


69. ¿La información se suma la de todo el año o se coloca un total mes a mes?


De acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008, la información es anual, acumulada por formato, tercero y por concepto, según corresponda.



70. ¿Se pueden incluir los nombres y apellidos en una sola casilla?


Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la casilla correspondiente, en la misma forma en que aparecen en el RUT.


71. ¿Qué posibilidades hay de que la DIAN permita reportar a las personas naturales con sus apellidos y nombres en un sólo campo?


Las resoluciones de información tributaria 003841 a 003848 de 2008 con sus correspondientes especificaciones técnicas disponen que la información debe ser enviada detallando el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y/o la razón social, según se trate de personas naturales o jurídicas.


72. ¿Cómo los campos de nombres, apellidos y razón social no son obligatorios, según las especificaciones técnicas, es posible no informarlos?


Las especificaciones técnicas indican que no es obligatorio informar los nombres y apellidos cuando el informado es una persona jurídica, ya que en este caso el campo a diligenciar obligatoriamente es razón social. En consecuencia, si el reportado es una persona natural deberá diligenciarse los campos de apellidos y nombres, si la información se refiere a una persona jurídica, deberá informarse la Razón social.



Identificación de Terceros


73. ¿Como se deben reportar los documentos NUIP, que tienen 10 dígitos?


Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de documento 13 – Cédula de Ciudadanía y debe existir en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.



74. ¿Las personas naturales, se deben reportar obligatoriamente con el dígito de verificación y tipo de documento 31 (NIT)? ¿Cuando no se cuente con el dígito de verificación se pueden reportar con tipo de identificación 13- Cédula?


Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta con tipo de documento 31 y con el dígito de verificación correspondiente. Si se trata de una persona natural sin RUT se informa con tipo de documento 13, Cédula de ciudadanía, en este caso no se diligencia el campo digito de verificación.


75. ¿Para cuantías menores, operaciones del exterior y precios de transferencia qué se debe diligenciar en las casillas tipo de documento, NIT, dígito de verificación, razón social, dirección, departamento y municipio?


Se debe diligenciar la siguiente información, de acuerdo con la normatividad y especificación técnica de los formatos en los cuales se deban diligenciar.

CASILLACuantías MenoresOperaciones Del ExteriorPrecios de Transferencia
Tipo documento313131
NIT222222222444444000444444001 Hasta – 444444500
Dígito verificaciónEn blancoEn blancoEn blanco
Razón socialCuantías MenoresOperaciones del ExteriorRazón social del tercero del exterior
DirecciónDe la entidad informanteDe la entidad informanteEn lo posible dirección, ciudad país del tercero del exterior.
DepartamentoDe la entidad informanteDe la entidad informanteDe la entidad informante
MunicipioDe la entidad informanteDe la entidad informanteDe la entidad informante

Obligados a presentar


76. ¿Si a diciembre 31 de 2005, una persona jurídica fue calificada como Gran Contribuyente, debe tener en cuanta el tope de ingresos para obligarse a presentar la información?


La calidad de gran contribuyente debe verificarse a 31 de diciembre del año 2005, en consecuencia si a 31 de diciembre de dicho año una persona jurídica está calificada como gran contribuyente, debe presentar la información con base en esta nueva calificación, sin tener en cuenta el tope de ingresos brutos.



77. ¿Si una compañía se creó en el año 2005 y supera los topes debe presentar la información de que trata la Resolución 10147 de 2005, en su totalidad o únicamente el formato de retención en la fuente?


Una empresa creada en el año 2005, para efectos de la información a que se refiere la Resolución 10147 de 2005 no debe tener en cuenta el tope de ingresos, ya que el mismo se mira con referencia al año 2004, sin embargo debe presentar la información de retenciones en la fuente practicadas de acuerdo con las especificaciones técnicas del formato 1002.

Así mismo deberá verificar los distintos supuestos contemplados en la resolución 10147 ya que podría estar obligado por ejemplo, a presentar información de contratos de mandato o administración delegada, de Consorcios o Uniones temporales o Contratos de exploración y explotación minera, si se encuentra el alguno de estos grupos. Igualmente deben consultarse las resoluciones que obligan a una información específica.



78. ¿Una persona jurídica que no hizo ninguna retención está obligada a presentar la información?


Una persona jurídica que no realizó ninguna clase de retenciones (ni a título de renta ni a título de ventas), no debe presentar información de retenciones en la fuente practicadas, sin embargo, debe verificar si se trata o no de un gran contribuyente, o si supera o no los topes de ingresos brutos que le obligarían a la entrega de información adicional. Así mismo debe verificar los distintos tipos de información contemplados en la Resolución 003847 de 2008, por ejemplo, es posible que deba presentar información de contratos de mandato o administración delegada, de Consorcios o Uniones temporales o Contratos de exploración y explotación minera, si se encuentra el alguno de estos grupos.

Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de informar que pueda tener lugar en virtud de resoluciones diferentes a la Resolución 003847 de 2008.


79. ¿El tope de ingresos para presentar información es la suma de los ingresos operacionales y no operacionales, sin incluir la corrección monetaria?


El tope de ingresos brutos para determinar la obligación de presentar información incluye todos los ingresos obtenidos por cualquier concepto.



80. ¿Las cooperativas de ahorro y crédito se rigen por la Resolución 003841 o 003847 de 2008?


Las cooperativas deben entregar con base en la Resolución 003841 de 2008 la información pertinente sin perjuicio de la que deban entregar en virtud de la Resolución 003847, en consecuencia debe revisarse la información que se pide según cada resolución, los topes y conceptos a reportar.



81. ¿Tratándose de empresas en liquidación, quién puede firmar la presentación de la información?


La representación de las empresas en liquidación la tiene el liquidador, en consecuencia, la presentación de la información en este evento debe realizarla el liquidador.



82. ¿En la fusión de entidades, quién esta obligado a presentar información?


En la fusión de entidades debe presentar la información la entidad absorbente o la nueva que surge de la fusión.



83. ¿En la escisión de entidades, quién está obligado a presentar información?


La obligación de reportar la información recae sobre las nuevas entidades que surgen de la escisión. Las nuevas entidades pueden definir quién presenta la información.



Socios y accionistas


84. ¿Si una sociedad no repartió dividendos durante el año 2008, el formato 1010 se omite y no se presenta información sobre el valor patrimonial? El prevalidador no acepta que sólo se reporte la información sobre acciones o aportes.


En el formato 1010 se debe reportar el valor patrimonial a 31 de diciembre de 2008 de las acciones o aportes y de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles en dicho período, si no hay valor de participaciones o dividendos este campo debe ir en cero.




Pagos o abonos en cuenta

85. ¿Según el Artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008, los pagos a reportar corresponden a valor bruto o valor neto?


Los pagos o abonos en cuanta que deben reportarse según el artículo 4º de la Resolución 003847 de 2005, corresponden al valor bruto del pago.


86.
Si el informante incurrió en un gasto que a la luz de las normas legales constituye ingreso fiscal para su beneficiario en el año 2008. Por alguna circunstancia (legal o de criterio), el informante no hizo deducible este gasto en su declaración de renta del año 2008. ¿Para efectos de la presentación de información se debe reportar este pago?

Conforme al artículo 4º
de la Resolución 003847 de 2008, los informantes deben suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable.


87. ¿Las personas naturales a las cuales se les paga pensión de jubilación se incluyen en el concepto de pagos laborales (5001) o en el concepto de otros pagos (5016)?


Los pagos por pensión de jubilación se deben reportar en el FORMATO 1001, con el concepto 5001 – que corresponde a salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente efectuados al trabajador.


88. ¿Los pagos efectuados a los estudiantes en prácticas se reportan en el concepto 5001 o 5016?


Si los pagos se efectúan bajo el concepto de salarios con los pagos adicionales que del mismo se derivan, tales como aportes parafiscales y otros se llevarán al concepto 5001, en caso diferente se registrarán según el contrato y concepto bajo el cual se haga el respectivo pago.



89. ¿Para el caso de los trabajadores que hubiesen recibido ingresos por concepto de honorarios, comisiones y demás pagos, se deben acumular dichos ingresos junto con el concepto de salarios y demás pagos laborales para determinar la cuantía de $25.000.000?

Sí y se deben reportar en el concepto correspondiente de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 4º de la Resolución 003847/08.

A los asalariados a quienes no se les hubieren efectuado pagos por otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a 25 millones de pesos, se reportarán con NIT 222222222 y razón social cuantías menores, en el concepto correspondiente.



90. En el formato 1001, concepto 5008 Compra de activos fijos, se deben reportar todas las compras de esta clase que hice en el año o se refiere a la información del renglón 57 Deducción inversiones en activos fijos del formulario 110?


Se debe reportar el valor acumulado pagado o abonado en cuenta por compras de activos fijos durante el año 2008.



91. ¿Para el sector financiero, la compra de inversiones se puede considerar como compra de activos movibles?


Según la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, clasificación que para el caso del sector financiero debe efectuarse según la naturaleza que corresponda de acuerdo con el plan de cuentas financiero.



92. De acuerdo con la Resolución 003847 de 2005, en el concepto 5011 del formato 1001, se deben reportar los pagos o abonos correspondientes al año gravable de 2008 por concepto de aportes a EPS incluidos los aportes del trabajador. En dicho concepto deben incluirse las deducciones por incapacidades?


No. En el concepto 5011 del Formato 1001 se den incluir los aportes a las EPS, ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. Las deducciones por incapacidad se reportan en el concepto
"Los demás costos y deducciones" (concepto 5016).


93. ¿En el formato 1001, concepto 5011 se deben reportar las cuentas AFC (de ahorro de trabajadores) al igual que los aportes voluntarios?


No. En el formato 1001 concepto 5012 se reportan los aportes
obligatorios a las EPS, ISS y al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, no comprende aportes voluntarios.

94. Las depreciaciones en el gasto no tienen beneficiario y superan el millón de pesos. ¿Cómo se incluyen en el formato 1001, en cuantías menores?


Las depreciaciones no se informan en el formato 1001, se reporta el valor total en el formato 1011 con el concepto 8206.



Retenciones

95. ¿En el artículo 5° de la Resolución 003847 de 2008, relativo a información de retenciones en la fuente practicadas, aplica la cuantía mínima para informar?


Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que hubieren efectuado retenciones en la fuente durante el año gravable 2008, deben informar, independientemente del monto de los ingresos obtenidos.

Así mismo, no aplica cuantía mínima en lo que se refiere al monto a reportar, se deben informar todos y cada uno de los pagos efectuados a terceros a quienes se les practicó retención en la fuente en el año 2008 sin que exista tope alguno en cuanto al valor a informar.



96. ¿Se deben informar las retenciones practicadas solamente a los responsables del régimen común o también a los de régimen simplificado?


De acuerdo con el numeral 1º del artículo 5º de la resolución 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad de las
retenciones en la fuente a título de renta efectuadas a personas o entidades sin distinción, luego tratándose de la retención a título de renta es indiferente si se practicó a un sujeto que en lo que se refiere a ventas pertenece al régimen común o simplificado.

De otra parte, conforme con el numeral 3º del artículo 5º de la resolución 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad de las
retenciones en la fuente a título de IVA efectuadas en este caso a entidades o personas del régimen común.


97. ¿A una persona se le practicó retención por honorarios y por salarios, se debe reportar independiente cada concepto? ¿Se puede repetir el NIT dentro del mismo formato?


Se debe reportar tanto la retención efectuada por honorarios (concepto 2304) como por salarios (concepto 2301) en el formato 1002, especificando el valor de la base y valor de retención por cada uno de los conceptos. En consecuencia, se puede repetir el número de identificación en un mismo formato pero en diferente concepto.



98. ¿El monto a reportar en medios magnéticos por el concepto retenciones en la fuente, debe ser el realmente descontado al beneficiario del pago, o el total liquidado y pagado por la empresa a la DIAN?


Se debe reportar al tercero, indicando el concepto del pago, el valor del pago o abono en cuenta sujeto a retención y el valor retenido, suma ésta que resulta de la tarifa aplicada al pago efectuado según el concepto de retención de que se trate.


99.
¿En el formato de retención en la fuente que se practicó, en la casilla de departamento y municipio se describe la ciudad donde se realizó el pago o es el municipio o departamento donde el proveedor tiene el domicilio principal?

La dirección, departamento y municipio que se debe informar es la correspondiente a la del tercero a quien se le efectuó la retención en la fuente, es decir al beneficiario del pago.



100. En el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas" del prevalidador tributario versión 7, aparece el campo "Dirección" como obligatorio, por lo que se requiere saber qué datos se colocan en este campo para el caso de las escrituras públicas, ya que en éstas no se anota la dirección del vendedor sino únicamente la ubicación del inmueble enajenado.


Si no se cuenta con la dirección del sujeto a quien se practicó la retención en la fuente, reporte la dirección de la Notaría informante.



101. Para los notarios en el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas", ¿el campo "Valor del pago o abono sujeto a retención", se refiere al monto de la venta de inmueble?


Se refiere al valor base sobre el cual se aplicó la retención.



102. ¿En el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas", en el caso de que haya un usuario con más de una enajenación, tendrá varias retenciones en la fuente, este usuario va en un solo registro y se informa la suma para los campos "Valor del pago o abono sujeto a retención" y "Valor de la retención en la fuente practicada a título de renta y a título de IVA"? ¿O qué se hace?


La información se debe acumular por concepto informado y por NIT del tercero.




IVA descontable


103. ¿Como la información va reportada en miles de pesos, los IVA inferiores a $500 se reportan en cuantías menores o no se reportan?


Las cifras deben reportarse en valores enteros, por consiguiente es posible registrar valores inferiores a mil pesos, ejemplos 900, 20570, 160480. La información correspondiente al IVA descontable, formato 1005, no tiene tope de cuantía mínima.



104. ¿Cuando se realizan importaciones, el IVA se paga con la nacionalización, a qué beneficiario se lleva, a "OPERACIONES DEL EXTERIOR”?


No, se reporta con el NIT de la DIAN: 800197268-4.



Ingresos


105. ¿Cómo se deben reportar los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguros, por ejemplo si el bien estaba registrado por $500.000.000 y el valor de la indemnización fue por $300.000.000?


Los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguro constituyen un ingreso no operacional, por lo tanto se reportan en el formato 1007 con el concepto 4002 que corresponde a Ingresos no operacionales. Para este caso, por la suma de $300.000.000.



106. ¿Cómo se reportan las devoluciones que son mayores al ingreso?


Se debe diligenciar el ingreso y la devolución en las casillas correspondientes del formato que corresponda 1007, 1017, 1045 o 1048.




Cargos diferidos


107. En el concepto 5009 formato 1001, cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe identificar el pago o abono en cuenta. Siendo así, ¿qué se debe informar exactamente en el concepto 8206 formato 1011, el gasto del año de amortización y depreciación para activos fijos y cargos diferidos respectivamente? ¿Por tercero, o en qué forma y formato?


Tratándose de pagos por cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor acumulado del pago o abono en cuenta registrado en dichas cuentas durante el año gravable 2008, suministrando los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta en el formato 1001, concepto 5009.

En cuanto a las amortizaciones de los cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe reportar el valor total acumulado tomado como costo o deducción en el año 2008, en el Formato 1011 en el concepto 8206, sin la discriminación del tercero.



108. ¿Bajo el concepto 1508 formato 1011 se debe reportar sólo el saldo de la cuenta Depreciación acumulada y la amortización acumulada, sin identificación del tercero?


Efectivamente, en el formato 1011 concepto 1508 se reporta el valor de la depreciación, amortización y agotamiento acumulado a 31 de diciembre, sin identificación del tercero.


Fiduciarias


109. ¿En el formato 1013, al identificar el fideicomiso qué se debe informar en el campo Código interno?


Este número corresponde al número interno que le asigne la fiduciaria a cada fideicomiso.



110. ¿En el caso que algún fideicomiso genere pérdida, se debe reportar?


No, por cuanto la norma no lo exige. Tratándose de fideicomisos, a través del formato 1013 se solicita información sobre rendimientos y/o utilidades causadas en el año o período gravable y el valor patrimonial del fideicomiso.



111. ¿Qué se entiende por valor patrimonial del fideicomiso o encargo fiduciario?


El valor patrimonial de los derechos fiduciarios para los beneficiarios es el que corresponda, de acuerdo con su participación, en el patrimonio líquido del fideicomiso al final del ejercicio o en la fecha de la declaración.

Para los fines de la determinación del impuesto de renta y complementarios, los fiduciarios deben expedir cada año, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de los derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en forma definitiva, y los rendimientos del último ejercicio gravable. En caso de que las cifras incorporen ajustes por inflación se deben hacer las aclaraciones de rigor.



112. ¿Qué se debe reportar con respecto a los ingresos, pasivos y cuentas por cobrar con cargo a los patrimonios autónomos? ¿Si es así, en qué anexo y formato se debe reportar?


La resolución 003847 de 2005 no establece la obligación de informar estos conceptos por cada patrimonio autónomo.



113. ¿En un fideicomiso se realizan pagos a diferentes personas, se debe reportar por tercero con su correspondiente NIT o un solo total en cabeza del fideicomitente?


Atendiendo a los diferentes beneficiarios del pago, se efectúan distinciones. Así, en el formato 1013 que identifica al fideicomitente, se informa el valor patrimonial del fideicomiso y el valor de los rendimientos o utilidades causadas, señalando los conceptos 1010,1020, 1030 o 1040 según el tipo de fideicomiso. No obstante cuando el beneficiario de los rendimientos y o utilidades o pagos abonados en cuenta es diferente del fideicomitente se informan con el concepto 1050.

Por otra parte, se utiliza el formato 1014 para informar los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso, incluyendo la información del fideicomiso, debiendo en todo caso suministrar la información de identificación de los beneficiarios de los pagos, teniendo en cuenta los conceptos del artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008. En el formato 1015 se informan las retenciones practicadas durante el año 2008 atendiendo a los conceptos fijados en el articulo 5º de la misma resolución.



114. ¿Los giros que se realizan a través de los patrimonios o las restituciones fiduciarias a terceros y que son a nombre del fideicomitente se deben reportar como un pago?


Se deben reportar todos los pagos o abonos en cuenta
que den derecho a costo, deducción o impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles.


Consorcios

115. ¿Para consorcio y uniones temporales dónde se informa la retención de IVA?


Independientemente de otro tipo de información que deban entregar los consorcios y uniones temporales, para efectos de reportar la información relativa a la retención en la fuente a título de renta como de IVA deben utilizar el formato 1044 con los mismos conceptos señalados en el artículo 5º de la Resolución 003847 de 2008.


Mandato

116. ¿Las inmobiliarias que manejan contratos de administración para inmuebles en arriendo deben presentar información según lo establecido en el artículo 15 de la Resolución 003847 de 2008? En caso afirmativo deben tener en cuenta los topes de ingresos?


Los mandatarios deben reportar todas las operaciones inherentes al contrato de mandato sin tener en cuenta los topes de ingresos ni la obligación de reportar del mandante.



117. Los contribuyentes que ejecutan contratos de mandato, mandatarios por cuenta del mandante, informan teniendo en cuenta los topes de cuantía mínima?


Los mandatarios deben informar la totalidad de la información solicitada sin tener en cuenta los topes mínimos.




Titulares secundarios y autorizados


118. ¿Tratándose de personas jurídicas, se deben reportar las personas naturales que figuran como autorizadas para realizar operaciones en relación con las respectivas cuentas, donde dicha autorización surge por efectos administrativos y políticas de las empresas?


En efecto, tratándose de cuentas a nombre de personas jurídicas, las personas que figuren como autorizadas para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta se deben reportar como titulares secundarios.



119. ¿En las cuentas que los titulares figuran como "Y/O" se deben reportar como titulares secundarios?


Uno de los titulares se debe reportar como principal y los demás como secundarios.


120. ¿Los sobregiros de cuentas corrientes se deben reportar como préstamos otorgados durante el año?


Sí, deben ser reportados como préstamos.

Cooperativas

121. Siendo Cooperativa de Ahorro y Crédito manejamos un ahorro contractual que es una modalidad de ahorro en la que se pactan cuotas mensuales a un tiempo determinado. ¿La inquietud es en qué formato debe informarse, en el 1019 o en el 1020?


En el formato 1019 se informa el movimiento de las cuentas corrientes o de ahorro y en el formato 1020, los certificados a término fijo o cualquier otro depósito.


122. ¿Los Certificados de Depósito de Ahorro a término (CDAT) son una modalidad de ahorro, se deben reportar como otro depósito de acuerdo a las especificaciones del formato 1020?


Sí se debe reportar de acuerdo con el formato 1020.



123. La cooperativa maneja Certificados de Depósito de Ahorro a término (CDATS), en tal caso:

a) ¿En la columna saldo inicial qué es lo que se registra, el Valor con el que se dio apertura del CDAT, o es en el caso de los asociados que se reportan tenerles en cuenta el saldo con el que pasan a 01 enero 2005?

b) ¿En la columna de intereses causados los valores tienen que coincidir con los gastos registrados en el transcurso del año 2005?


En la casilla saldo inicial, se informa el saldo inicial de los títulos, es decir el saldo al 31 de diciembre de 2004. Para los títulos emitidos en el año 2005 el valor es cero.

En la casilla intereses causados se debe reportar los intereses causados a nombre del titular.



Diferencias contables y fiscales


124. ¿Para el reporte de información del artículo 623-1 - Información a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaración de renta en un 40%, no indica el monto de las operaciones de crédito durante el año 2005 a reportar, debe entenderse que se deben evaluar todas las operaciones de crédito durante el año?


Este concepto en la resolución no tiene tope y
se deben acumular todas las operaciones por cada titular efectuadas durante el año.



Cámara de Comercio

125. ¿Con qué documento se deben reportar los socios del exterior?


Con el documento que posea conforme el tipo de documento descrito. Si solo posee pasaporte podrá indicarse este número.




Notarios

126. ¿Si en la Notaría hay cambio de notario, quién debe cumplir con el deber de presentar la información?


De acuerdo con el artículo 629 del Estatuto Tributario, los notarios deben informar anualmente, dentro de los plazos que fije el gobierno nacional, la información a que se refiere dicha norma, en consecuencia la información debe ser entregada por el período señalado, es decir, anual, por el notario que se encuentre en ejercicio del cargo.



Tipógrafos

127. ¿Los tipógrafos pueden presentar la información en papel?


No. De acuerdo con la Resolución 003846 de 2008, la información que tienen que presentar las personas o entidades que elaboren facturas, debe ser conformada según las especificaciones técnicas del formato 1037. Es decir deberá ser presentada en archivos XML.

Adicionalmente, de acuerdo con la Resolución 3859 de 2006, las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes a quienes la DIAN les otorgó firma digital por estar obligados a la presentación virtual de declaraciones, deben realizar la presentación de la información virtualmente, de lo contrario deberán presentar la información en forma presencial en los puntos habilitados de la DIAN, previo diligenciamiento de la información en el prevalidador de datos y almacenando los archivos XML generados, en un disquete, CD o USB.

Las personas que no disponen del mecanismo de firma digital pueden habilitar cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos XML en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de presentación de información la cual queda en trámite, debiendo acercarse igualmente a los puntos habilitados por la DIAN para realizar a través de funcionarios de la entidad la presentación de la información usando el respectivo servicio informático electrónico, recibiendo la constancia respectiva.



Convenios de Cooperación


128. ¿Cuándo en un mes no existan pagos a terceros con cargo a los contratos de un convenio qué se debe informar?


En tal caso se debe presentar únicamente los formatos 1029 y 1030.



129. ¿En el formato 1029, en la casilla identificación del convenio qué se debe registrar?


Esta casilla se diligencia cuando al convenio se le otorga alguna denominación o nombre según el manejo de cada informante.



130. En el formato 1029, el encabezado totaliza la columna país. ¿Es correcto, que el valor acumulado sea la suma de los códigos de país?


De acuerdo a la especificación técnica del formato 1020 en la casilla Valor total se registra la sumatoria de las casillas país. Esta información se registra como datos de control.



131. ¿En el formato 1030, en la casilla número de convenio, se debe relacionar el número de convenio informado en el formato 1029. Al decir que es "la llave única para este formato", quiere decir que si tengo dos o más contratos, sólo debo indicar este número de convenio en el primer renglón y en los demás renglones dejo vacío el campo?


El número del convenio se debe relacionar en todos los registros o renglones, es un campo obligatorio.



INFORMACION CAMBIARIA

Cuentas de compensación


132. ¿Consultan los contribuyentes si los plazos para la entrega de información relativa a las cuentas de compensación han sido modificados o si continúan vigentes?


Los plazos, especificaciones técnicas y sitios de presentación de información cambiaria de cuentas de compensación, se pueden consultar en Normatividad / Técnica / Resoluciones.

 
Fecha Modificación:05/27/2009

 
 
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