Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

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Agente de Retención del Impuesto sobre las Ventas​​

Acordeón

Agente de retención del impuesto sobre las ventas

La retención en la fuente es un mecanismo utilizado por el Estado con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo de un impuesto.

La retención en la fuente por el impuesto sobre las ventas consiste en que un comprador o responsable de recaudar este impuesto, con la calidad de agente de retención, retiene al vendedor un porcentaje del Impuesto Sobre las Ventas (IVA) y lo consigna dentro del mes siguiente de la causación de esa operación, en los plazos establecidos para declarar y pagar las retenciones en la fuente.

Por causación debemos entender, desde el punto de vista del adquiriente, el momento en que se reconoce que se ha comprado un producto o recibido un servicio, aunque no se haya pagado. Para el vendedor, la retención que le practicaron es un pago anticipado del impuesto sobre las ventas del periodo en que se causó. Para el agente, es un recaudo que deberá consignar en el tiempo establecido.

Los agentes de retención están designados por la ley y a éstos los podemos encontrar principalmente en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario. Pero también pueden ser designados mediante resolución expedida por el director general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), atendiendo las facultades que le confiere el parágrafo 1 del artículo 368 y numeral 2 del artículo 437-2 del mismo cuerpo normativo. En este último caso, debe mediar previamente una solicitud elevada por el contribuyente que desea tener esas condiciones una vez haya comprobado que cumple con los requisitos establecidos en la Resolución 000051 del 6 de agosto de 2019.

Tarifas de retención de IVA

​En aquellos casos en que el Gobierno Nacional no haya establecido un porcentaje especial de retención, la tarifa es el 15% del impuesto sobre las ventas facturado, acorde a lo dispuesto en el párrafo del artículo 437-1 del Estatuto Tributario.

Y, tiene un porcentaje de retención del 100% del IVA facturado cuando:

Un contribuyente adquiera servicios gravados en el territorio nacional a una persona o entidades sin residencia o domicilio en el país. En este caso, el adquiriente tiene la calidad de agente de retención para efectuar la retención sobre el IVA, sobre estas operaciones.

Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito, los vendedores de tarjetas prepago, los recaudadores de efectivo a cargo de terceros y los demás que designe la DIAN en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a los prestadores desde el exterior, de los siguientes servicios electrónicos o digitales, cuando el proveedor del servicio se acoja voluntariamente a este sistema alternativo de pago del impuesto:

a. Suministro de servicios audiovisuales (entre otros, de música, videos, películas y juegos de cualquier tipo, así como la radiodifusión de cualquier tipo de evento).

b. Servicios prestados a través de plataformas digitales.

c. Suministro de servicios de publicidad online.

d. Suministro de enseñanza o entrenamiento a distancia.

e. Suministro de derechos de uso o explotación de intangibles.

f. Otros servicios electrónicos o digitales con destino a usuarios ubicados en Colombia.

3. Se realicen ventas de chatarra clasificada en las partidas arancelarias 72.04, 74.04 y 76.02; el IVA generado en este caso será retenido en su totalidad por la siderúrgica, independiente que el vendedor sea responsable o no del impuesto sobre las ventas. Si las operaciones se realizan entre siderúrgicas la retención que practicará el comprador será a la tarifa general.

4. Se realicen ventas de tabaco en rama o sin elaborar y desperdicios de tabaco identificados con la nomenclatura arancelaria andina 24.01, se generará cuando estos sean vendidos a la industria tabacalera por parte de productores responsable del impuesto. En este caso, el IVA será retenido por la empresa tabacalera.

5. Se realicen ventas de aerodinos (aviones, avionetas, helicópteros...). En este caso, la retención la realiza la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil.

6. Se realicen ventas de papel o cartón (desperdicios y desechos), con nomenclatura NANDINA 47.07 o residuos plásticos para reciclar (desperdicios y desechos) con nomenclatura NANDINA 39.15. En estos casos, la retención del IVA la practicará las empresas fabricantes de papel, cartón o productos plásticos y similares, respectivamente.

7. Venta de desperdicios y desechos de plomo. En este caso, la retención la practicará las empresas de fabricación de baterías, pilas y acumuladores.

¿Cuándo no se practica la retención por el impuesto sobre las ventas por los agentes de retención de este impuesto?

​Los agentes de retención de IVA no practicarán retención cuando:

  1. Se realicen operaciones entre agentes de retención de este impuesto.

  2. La base de la operación sea inferior a las cuantías mínimas no sujetas a retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta por conceptos de servicios y de otros ingresos tributarios, señalados por el Gobierno Nacional.

Para el año 2024, por compras de bienes gravados con IVA sólo se genera retención a partir de 27 Unidad de Valor Tributario (UVT) ($1.271.000) y para servicios gravados con IVA a partir de 4 UVT ($188.000).

Sin embargo, estas cuantías mínimas no se tienen en cuenta cuando se realicen operaciones con personas o entidades sin residencia o domicilio en el territorio nacional y con prestadores de servicios electrónicos o digitales desde el exterior. (Numerales 3 y 8 del artículo 437-2 del E.T.) La retención de IVA, como se comentó anteriormente, es del 100% del impuesto.

Dicho de otra manera, los agentes de retención de IVA solo retienen un porcentaje del impuesto cuando el vendedor es responsable del mismo, no está designado como agente de retención de IVA y en las operaciones descritas en el párrafo anterior. Vale decir también que, en las transacciones entre responsables de impuestos que no sean designados como agentes de retención de IVA, no se retiene ningún porcentaje.

Por otra parte, las operaciones que se realicen con los no responsables del impuesto sobre las Ventas donde éste actúe como vendedor, al no causarse ningún impuesto sobre las ventas, no se practica ninguna clase de retención. Esto en virtud que el numeral 1 del artículo 376 de la Ley 1819 de 2016, derogó el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, que ordenaba la retención sobre un IVA teórico en estas operaciones.

Obligaciones de los agentes de retención de IVA

​Son las siguientes:

  • Practicar la retención del impuesto sobre las ventas, teniendo en cuenta la calidad de las partes que intervengan en la operación, las cuantías mínimas y aplicando el porcentaje de retención correspondiente (Art 375 E.T.)

  • Declarar y consignar mensualmente el impuesto retenido dentro de los plazos que anualmente señale el Gobierno nacional (Art 376 E.T.).

  • Expedir el certificado de retención por el impuesto sobre las ventas de manera bimestral a quien se le practicó la retención del impuesto (Par 2 del Art 615 E.T.) con el contenido establecido en el artículo 381 E.T. 

Sin embargo, cuando el beneficiario del pago solicite un certificado por cada retención practicada, el agente retenedor de IVA lo hará con las mismas especificaciones del bimestral (Art. 1.6.1.13.2.42 del DUR 1625 de 2016).

A pesar de todo esto, no impide, que en consenso con quien se le practicó la retención del IVA, se expida el certificado acorde con la periocidad de presentación de la declaración de IVA que tenga el vendedor o prestador del servicio, sea ésta bimestral, cuatrimestral o anual. Este último caso corresponde a los contribuyentes que pertenecen al Régimen Simple de Tributación (RST).

  • Expedir el documento equivalente a la factura cuando adquiera bienes o servicios gravados de personas naturales no comerciantes o inscritas como no responsables del IVA, acorde a lo especificado en el Art. 1.6.1.4.40 del DUR 1625 de 2016.

  • Elaborar una nota de contabilidad que soporte el registro de la transacción y de la retención efectuada cuando contraten la prestación de servicios gravados en el territorio nacional con personas o entidades sin residencia ni domicilio en Colombia.

  • Llevar una cuenta del pasivo, denominada “Impuesto a las ventas retenido" en donde se registre la causación y el pago de los valores retenidos (Artículo 510 del E.T.).

  • Sin perjuicio de lo anterior, debe llevar una cuenta del pasivo, denominada “Impuesto a las ventas por pagar" en donde se registre la causación y el pago del impuesto sobre las Ventas (Artículo 509 del E.T.).

  • Indicar en las facturas, la calidad de agente retenedor del IVA como un requisito de la factura (literal i del Artículo 617 del E.T.)

Requisitos para la designación como agente de retención del impuesto sobre las ventas

Para ser designado por la DIAN como agente de retención del impuesto sobre las ventas, un contribuyente deberá cumplir con la totalidad de los siguientes requisitos:

  1. Ser persona natural residente en el país o una persona jurídica domiciliada en Colombia, responsable del impuesto sobre las ventas.

  2. Que la inscripción en el Registro Único Tributario – RUT, sea igual o superior a tres (3) años, y que en dicho registro el contribuyente se encuentre activo y la información actualizada. Es decir, en caso de ser una sociedad, ésta tenga, como mínimo, más de tres años de haber sido creada. 

  3. Encontrarse al día en el cumplimiento de las obligaciones de presentación y pago de sus obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, a la fecha de presentación de la solicitud. 

  4. No haber sido sancionado por incumplimiento de los deberes de facturar e informar o por hechos irregulares en la contabilidad, durante los cinco (5) años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud.

  5. No haber sido objeto de liquidación de corrección aritmética, liquidación de revisión o de aforo en ninguno de los impuestos administrados por la DIAN, durante los cinco (5) años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud. 

  6. Estar dentro del sesenta por ciento (60%) de los contribuyentes que representan el mayor recaudo en la Dirección Seccional de su domicilio. El porcentaje se tomará respecto de los valores declarados durante el año inmediatamente anterior por concepto de impuesto sobre la renta, ventas y retención en la fuente.  Como este es un requisito que no necesariamente conoce el solicitante, la DIAN se lo dará a conocer dentro de la resolución que lo designa o no como agente retenedor del IVA.

  7. No haber sido objeto de proceso de cobro coactivo, en el que se haya notificado mandamiento de pago dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de la solicitud   

  8. No encontrarse inmerso en un proceso de liquidación, reorganización, reestructuración, concordato o toma de posesión. 

¿Cómo presentar o radicar la solicitud?

La solicitud debe dirigirse a la Subdirección de Recaudo o quien haga sus veces en la Dirección de Gestión de Impuestos de la DIAN, ya sea:

• Mediante escrito radicado en la Dirección Seccional de Impuestos más cercana.

• Por servicio de correo pago, remitiendo la solicitud a la Dirección Seccional de Impuestos de su domicilio o directamente a la misma Subdirección de Recaudo en la siguiente dirección: Carrera 7 N° 6C-54, de la ciudad de Bogotá D.C.

• Mediante correo electrónico enviando la solicitud al buzón de una Dirección Seccional de Impuestos o directamente a la Subdirección de Recaudo, al siguiente buzón del Nivel Central de la DIAN: corresp_entrada_NC@dian.gov.co.

Si bien, el contribuyente puede utilizar el medio de su preferencia, puede agilizar los tiempos del trámite de la solicitud enviándola directamente a la Subdirección de Recaudo.

Para conocer las direcciones de las seccionales de impuestos de cada ciudad visite el siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Paginas/FuncionariosDirectivos.aspx

Para conocer los buzones de correo electrónicos de las seccionales, visite el siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NS-En-las-Direcciones-Seccionales-de-la-DIAN.aspx

Por último, la solicitud deberá estar firmada por el representante legal o quien haga sus veces. En caso de hacerse por intermedio de apoderado deberá anexarse el respectivo poder con copia del documento de identidad del signatario de la solicitud. A esta solicitud también se deberá anexar certificación expedida por la Junta Central de Contadores donde conste que ni revisor fiscal ni el contador, inscritos en el RUT, han sido sancionados durante los cinco (5) años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud.

Término para la respuesta

La Subdirección de Recaudo tiene dos (2) meses contados a partir de la recepción de la solicitud con el lleno completo de los requisitos para proferir la respectiva resolución que autoriza o niega la condición de actuar como agente retenedor de IVA. Contra ella procede el recurso de reposición consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Causales de Retiro de la autorización

Al contribuyente se le retirará la designación de la calidad de agente retenedor por el impuesto sobre las ventas cuando la DIAN detecte cualquiera de los siguientes casos:  

1. El designado vaya a iniciar o esté dentro de un proceso de fusión con otra empresa y sea la sociedad que va a ser absorbida, o, vaya a iniciar o esté dentro de un proceso de escisión, y esto implique su disolución sin que llegue a ser liquidada.

Se recuerda que mientras la fusión es una reforma estatutaria que lleva a cabo una o más sociedades que se disuelven sin liquidarse, para ser absorbidas por una de ellas o para crear una nueva, la escisión es una reforma estatutaria de una sociedad mediante la cual, sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades. También cuando la sociedad escindente se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en dos o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se destinan a la creación de nuevas sociedades

2. Que el agente retenedor tenga obligaciones exigibles en mora, por más de dos (2) meses, por conceptos tributarios, aduaneros o cambiarios a la fecha de realización del estudio correspondiente.  

3. Que el agente retenedor no se encuentre al día en el cumplimiento de sus obligaciones formales a la fecha de realización del estudio correspondiente.

Igualmente procederá el retiro de la autorización para actuar como agente de retención del Impuesto Sobre las Ventas (IVA), por solicitud expresa del interesado,

Una vez ejecutoriada la resolución mediante la cual se retira la autorización para actuar como agente retenedor del Impuesto Sobre las Ventas (IVA), sólo se podrá formular una nueva solicitud pasados dos (2) años, contados a partir de la fecha de ejecutoria de la respectiva resolución.  

Preguntas frecuentes

¿Quiénes pueden ser calificados como agentes de retención del impuesto sobre las ventas?

Todo aquella persona, natural o jurídica, con residencia o domicilio en Colombia, interesada en retener de sus compras o servicios recibidos, un porcentaje del IVA que le han facturado; y que considere que cumple con los requisitos establecidos en la Resolución 000051 del 06 de agosto de 2019.

¿Quién debe actualizar el RUT registrando la responsabilidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas? 

Las direcciones seccionales procederán a actualizar el RUT incluyendo la responsabilidad 23 “Agente de retención en ventas" una vez reciban el acto administrativo debidamente ejecutoriado expedido por la Subdirección de Recaudo o quien hagas sus veces en la DIAN.

¿A partir de cuándo se puede anunciar la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas?

Una vez la responsabilidad 23 se encuentre registrada en el RUT.  

¿Puede el contribuyente solicitar que se le retire la calificación de agente de retención del impuesto sobre las ventas?  

En cualquier momento, pero deberá manifestarlo mediante escrito dirigido a la Subdirección de Recaudo o quien haga sus veces en la DIAN.

¿Cuál es el tiempo para obtener respuesta por parte de la DIAN para conocer si se aprobó la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas?  

Dos (2) meses contados a partir del recibo de la solicitud, bien sea otorgando o negando la autorización.

¿Por cuánto tiempo se cuenta con la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas?  

La Resolución se otorga a la sociedad por tiempo indefinido, siempre y cuando no se encuentre incursa en las causales de retiro de la autorización establecidas en el artículo 3° de la Resolución 000051 del 06 de agosto de 2019.

Normatividad

Listado de Autorizados

​Descargue aquí el listado autorizado de agentes de IVA