Te contamos cuál es su uso y alcances para despejar los mitos asociados a estos dos elementos que son obligatorios para empezar a facturar electrónicamente.
En este punto ya has de saber que para realizar el proceso de habilitación de la factura electrónica son indispensables el software de facturación electrónica y el certificado de firma digital. También habrás oído que la DIAN dispuso una versión gratuita de ambos elementos para facilitar la adopción por parte de los empresarios colombianos.
Sobre todo este tema han surgido varias dudas que han desencadenado en imprecisiones. Para entender mejor cuáles son sus usos y alcances, nos dimos a la tarea de aclarar las preguntas más frecuentes sobre el servicio facturación gratuito DIAN y el certificado de firma digital gratuito.
Un servicio de facturación gratuito a la medida de tu empresa
Entendiendo las necesidades de facturación de los empresarios, personas naturales, profesionales médicos, profesionales liberales, entre otros que van a entrar a facturar electrónicamente en 2.020 -de acuerdo con lo establecido en el calendario de masificación-, la DIAN dispuso de este servicio de facturación sin ningún costo.
Este servicio también está disponible para uso de los grandes contribuyentes; cualquiera que quiera obtenerlo solo debe disponer de su certificado de firma digital e iniciar a facturar con el servicio gratuita de la DIAN.
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Por otra parte, mucho se ha dicho sobre sus capacidades. Lo cierto es que no tiene límite de emisión de facturas, ni de productos o clientes, además permite generar notas de crédito, notas de débito y acuses de recibido. Y ya que integra ciertas aplicaciones para visualizar las facturas recibidas y emitidas, los contribuyentes pueden armar su libro de compras y ventas, y controlar en tiempo real el estado de sus ingresos y costos. Sin duda, es una herramienta que responde a cabalidad con las necesidades de muchos empresarios, y contribuye a potenciar su productividad.
Derribando los mitos del certificado de firma digital gratuito
Actualmente existen seis empresas certificadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) para expedir el certificado de firma digital, y cada una participa en el mercado con distintos precios. Sin embargo, uno de los hallazgos que recolectamos en las mesas técnicas y numerosas pruebas que llevamos a cabo es que para los contribuyentes cuyo volumen de emisión de facturas es bajo y que desean utilizar el servicio Facturación Gratuita DIAN, adquirir el certificado puede convertirse en una barrera de acceso por el costo. Así que, con el fin de facilitar la etapa de arranque de la implementación de la factura electrónica para ese segmento de los contribuyentes, adelantamos un proceso de licitación este año para adquirir un número de certificados de firma digital y entregarlos de forma gratuita.
Usualmente el proceso de emisión del certificado de firma digital puede tomar una semana, pero el que brinda la DIAN se entrega y habilita en solo dos días hábiles, siempre y cuando los contribuyentes cumplan con la información y los parámetros requeridos para la emisión.
¿El proveedor tecnológico firma las facturas electrónicas por el contribuyente?
Cabe destacar que los proveedores tecnológicos pueden firmar las facturas electrónicas si sus clientes los autorizan para ello, o habilitan un servicio para que el contribuyente adquiera la firma digital y pueda incorporarla al software de facturación para que firme cada factura emitida.
Firmar las facturas electrónicas por medio del certificado de firma digital del proveedor tecnológico -como se mencionó anteriormente- es una opción, pero nuestra recomendación es oficializar la autorización a través de un contrato de mandato, después de todo se trata de un tercero que asume la responsabilidad de firmar los ingresos de una compañía.
Conoce el kit de facturación
Además de poner a disposición de los contribuyentes el software de facturación DIAN y el certificado de firma digital -ambos en modalidad gratuita-, también lo está la actualización automática de la responsabilidad de facturador electrónico en el RUT, que facilita aún más la implementación porque agiliza el proceso de habilitación para empezar a facturar electrónicamente. Al conjunto de estos tres recursos que hemos desarrollado pensando en las condiciones actuales del mercado -para facilitar la masificación de la factura electrónica en Colombia- le hemos llamado el kit de facturación.
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