Conozca cuáles son los criterios que debe tener en cuenta para elegir la solución de facturación electrónica que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
Ya sabrá que uno de los requisitos para empezar a facturar electrónicamente es elegir un software que le permita generar sus facturas. Esto puede parecer un reto altamente desafiante; las diferentes opciones que existen en el mercado pueden llegar a confundir incluso al más diestro en tecnología. Pero descuide, nosotros le contamos en qué consiste cada una.
Primero sepa que usted puede obtener su solución por una o varias de las siguientes 3 opciones:
Servicio Gratuito de la DIAN
Es una práctica herramienta que le permitirá empezar a facturar electrónicamente de forma gratuita a través de cualquier dispositivo con conexión a internet como un computador, tablet o teléfono móvil.
Esta herramienta está disponible para todos, y tan solo debe seguir unos sencillos pasos para registrarse y empezar a facturar.
Conozca aquí cómo registrarse en la solución gratuita
Es un servicio ideal para quienes le genere valor agregado que el servicio de facturación tenga una interacción manual con el sistema contable, es decir, que no requiera la existencia de una interacción automática entre la contabilidad y la facturación.
Proveedor Tecnológico
Un proveedor tecnológico es una empresa que la
DIAN ha autorizado para ofrecer soluciones de facturación electrónica. Estas soluciones pueden variar entre proveedores porque algunos ofrecen softwares y otros pueden ofrecer interfaces a las que puede acceder por internet o incluso módulos adicionales a su programa contable.
El cómo se ve o funciona depende de cada proveedor, y todos ofrecen un tipo de acompañamiento y soporte distinto.
Desarrollo propio
Como su nombre lo indica, esta es una solución que usted mismo podría desarrollar a la medida de sus necesidades; por lo general son las grandes empresas que tienen en su organización un área de desarrollo, las que eligen esta opción. Lo importante es que su solución le permita facturar electrónicamente, usted tendrá la libertad de elegir cómo funciona y cómo se ve.
Se entiende que un facturador optó por esta opción cuando él adquiere la licencia que le ofrece su proveedor de sistema contable o si contrata un desarrollo con un desarrollador o casa de software.
¿En qué se diferencian las tres opciones?
1- Normalmente las pequeñas y medianas empresas suelen elegir la
Solución Gratuita de la DIAN por las ventajas que ofrece:
- Es un desarrollo gratuito y abierto para todos.
- Está alojada en la nube, podrá acceder con cualquier dispositivo.
- Se ofrece soporte a través de un contact center.
- Permite generar facturas ilimitadamente.
- Tan solo necesita tener RUT para ingresar.
- La solución gratuita permite emitir facturas, notas de crédito, notas de débito y acuses de recibo.
- Permite consultar las facturas que recibió de sus proveedores por sus compras
2- Otras empresas también han elegido trabajar con
Proveedores Tecnológicos porque estos ofrecen otro tipo de ventajas, como por ejemplo: ellos se encargan que las facturas que usted emite sean validadas por la
DIAN, y en caso que sean rechazadas, ellos deben hacer los respectivos ajustes. Además, otras características de esta opción son:
- Permiten cargar automáticamente los datos de sus clientes a partir de archivos de procesos masivos.
- Hacen el proceso de integración, configuración y prueba de funcionalidad.
- Si su empresa lo requiere, puede contar con soporte 24/7.
- Algunas soluciones de Proveedores Tecnológicos pueden tener módulos contables integrados.
- Las propuestas pueden integrar otros tipos de documentos de negocio electrónicos, entre otros: órdenes de compra, pedido, despacho, etc.
- A la fecha existen 76 proveedores.
Nuestra recomendación es que estudie varias opciones de proveedor porque cada uno ofrece diferentes valores agregados, precios y servicios que pueden hacer aún más prácticos los procesos de facturación y contables para su empresa.
3- Si elige tener un
Desarrollo Propio podrá contar con las siguientes ventajas:
- Tendrá autonomía de decisión sobre su propio software.
- Podrá otorgarle las funcionalidades que usted desee.
- Contará con un equipo especializado propio que le de soporte inmediato.
Recuerde que antes de elegir esta solución debe estimar los costos de operatividad, ya que tendrá que cubrir costos de personal, desarrollo y mantenimiento. Además, tenga en cuenta la capacidad requerida para atender cualquier contratiempo.
¿Qué debe tener en cuenta antes de tomar una decisión?
- Analice sus necesidades: tenga claro cuáles son sus necesidades en cuanto a la interacción requerida (manual o automática) con los módulos contables, actualización de inventario y facturación.
- Revise su presupuesto: establezca un presupuesto de inversión para facturar electrónicamente.
- Reconozca las necesidades de su personal: hay soluciones que se adaptarán en menor o mayor medida a su equipo de trabajo.
- Estudie el valor agregado: cada opción brinda diferentes propuestas de valor, analice cual se ajusta más a sus necesidades actuales y futuras de una forma más flexible.
¡Elija su solución!
Como ya vio, elegir una solución para facturar es muy sencillo, solamente se trata de un ejercicio de reconocimiento de sus propias necesidades y presupuesto.
Lo importante es que pueda empezar a facturar electrónicamente, porque esto garantizará que aumente la transparencia en los negocios, la economía de Colombia se desarrollará más al disminuir la evasión de impuestos, y logrará una disminución del impacto medioambiental al requerir menos papel.
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