Recursos Financieros

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PREGUNTAS FRECUENTES SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Preguntas frecuentes en la ejecución de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales que contienen una obligación dineraria en contra de la DIAN

Dependencia ejecutora: Coordinación de Sentencias y Devoluciones

1. ¿Qué documentos tengo que presentar para el pago de una sentencia?

Los documentos que un beneficiario de una sentencia, conciliación judicial o laudo arbitral, debe presentar, son los establecidos en el artículo 1 del Decreto 2469 de 2015, mediante el cual se adicionan los capítulos 4, 5 y 6 del Título 6 de la Parte 8 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015 a saber:

Artículo 2.8.6.5.1. Solicitud de pago.

Sin perjuicio del pago de oficio por parte de la entidad pública, quien fuere beneficiario de una obligación dineraria a cargo de la nación establecida en una sentencia, laudo arbitral o conciliación, o su apoderado, podrá presentar la solicitud de pago ante la entidad condenada para que los dineros adeudados le sean consignados en su cuenta bancaria. Esta solicitud deberá ser presentada mediante escrito donde se afirme bajo la gravedad de juramento que no se ha presentado otra solicitud de pago por el mismo concepto, ni se ha intentado el cobro ejecutivo. Para tales efectos se anexará a la solicitud, la siguiente información:

a) Los datos de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección de los beneficiarios y sus apoderados;

b) Copia de la respectiva sentencia, laudo arbitral o conciliación con la correspondiente fecha de ejecutoria;

c) El poder que se hubiere otorgado, de ser el caso, el cual deberá reunir los requisitos de ley, incluir explícitamente la facultad para recibir dinero y estar expresamente dirigido a la entidad condenada u obligada;

d) Certificación bancaria, expedida por entidad financiera, donde se indique el número y tipo de cuenta del apoderado y la de aquellos beneficiarios mayores de edad que soliciten que el pago se les efectúe directamente;

e) Copia del documento de identidad de la persona a favor de quien se ordena efectuar la consignación;

f) Los demás documentos que por razón del contenido de la condena u obligación, sean necesarios para liquidar su valor y que no estén o no deban estar en poder de la entidad, incluidos todos los documentos requeridos por el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)-Nación para realizar los pagos.

De conformidad con lo señalado en el inciso quinto (5º) del artículo 192 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) la solicitud de pago presentada por los beneficiarios dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la providencia judicial, impedirá la suspensión de la causación de intereses, siempre y cuando sea presentada con la totalidad de los requisitos y documentos anteriormente señalados. De igual manera, una vez suspendida la causación de intereses, la misma se reanudará solamente cuando la solicitud sea presentada con la totalidad de los requisitos y documentos de que trata este artículo.

• Cuando no ha sido posible obtener la copia ejecutoriada de las sentencias a ejecutarse, si la demora se atribuye a la respectiva Corporación, y tampoco ha sido aportada por la parte interesada, por lo que, quien representó a la DIAN en el proceso contencioso, debe remitir copia de las solicitudes que ha elevado, con tal finalidad.
  
  
• Cuando no existe el respaldo presupuestal, para la fecha prevista para el pago, por lo que se debe dejar constancia del trámite respectivo.
  
  

3. Si tengo deudas con la entidad, ¿las mismas se descuentan de la obligación surgida con ocasión de los pronunciamientos judiciales?.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2126 de 1997, reglamentario del Inciso 1, Artículo 29 de la Ley 344 de 1996, si un beneficiario de una sentencia o conciliación judicial o laudo arbitral tiene deudas tributarias, aduaneras o cambiarias, estas serán compensadas con el valor de la obligación a pagar con ocasión de la sentencia o auto aprobatorio o laudo. Si el valor de la deuda del beneficiario es mayor, se compensa la totalidad de la misma; si las deudas son menores, se compensa el valor adeudado y se devuelve el saldo.
 

4. ¿La DIAN acepta cesiones de crédito sobre las obligaciones surgidas en sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales?

No es legalmente aceptada la cesión de créditos con fundamento en sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, por cuanto esta figura no está reglamentada por el ordenamiento administrativo que regula las actuaciones relacionadas con el cumplimiento de estas decisiones judiciales (Extinto C.C.A. y actual CPACA y demás normas reglamentarias –todas de Derecho Público), contrario a las relaciones que se regulan por el Derecho Privado, bajo la premisa que en Derecho Público, lo que no está reglamentado, no se puede ejecutar, por ser todas las actuaciones regladas; lo que sí sucede en el derecho privado, que lo que no está prohibido, está permitido.

Por otra parte, los pagos afectan una Sección del Presupuesto General de la Nación, regulado por normas orgánicas, de superior jerarquía.

Así mismo, estas decisiones judiciales consagran un derecho individualmente considerado, cuya Litis se traba entre la Entidad condenada y el DEMANDANTE; por tanto, las mismas tienen fuerza vinculante inter partes.

Sólo es válida “la cesión de derechos litigiosos", es decir, la debatida dentro del proceso, con el consecuente reconocimiento por parte del juez del cesionario, como beneficiario del fallo a ejecutarse.

5. ¿Es válido el poder que el demandante otorgó para actuar ante la jurisdicción contenciosa administrativa, con facultad expresa para recibir el pago, para el cobro de la obligación surgida como consecuencia de la expedición de una sentencia o conciliación o laudo arbitral, en contra de la DIAN?.

De acuerdo con lo establecido en el artículo primero del Decreto 2469 de 2015, el poder para efectos del cobro tiene que ser especial y expresamente debe estar dirigido a la entidad condenada. El proceso administrativo de pago, es totalmente independiente al litigioso, aun cuando sea una consecuencia de este.​

6. ¿A partir de cuándo se predica la ejecutoria de una providencia judicial?

Dependiendo de la situación, las providencias judiciales quedan ejecutoriadas en los siguientes casos:

• Tres días después de notificadas, cuando contra ellas no proceden recursos.
• Cuando se ha vencido el término para interponer los recursos que proceden contra ella.
• Cuando queda ejecutoriada la providencia que resuelva los recursos interpuestos.

La ejecutoria de las providencias judiciales se encontraba regulada en el Art. 331 del extinto Código de Procedimiento Civil y actualmente en el Art. 302 del Código General del Proceso (a partir del 01 de enero de 2014).

PREGUNTAS FRECUENTES RELACIONADAS CON LOS REQUISITOS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES A CARGO DE LA DIAN Y SOBRE CONSULTA DE LA INFORMACIÓN

Dependencia Ejecutora: Coordinación de Contabilidad- Función Pagadora

1. ¿Cómo se radican las facturas de los proveedores de bienes y servicios en la entidad, para el trámite de registro contable y pago?

Los proveedores de bienes y servicios deberán entregar al supervisor del contrato, las facturas y demás documentos soporte, establecidos en las cláusulas contractuales, como requisito para el pago.

El supervisor del contrato es el responsable de radicar las facturas y demás documentos soporte, con el cumplimiento de los requisitos, ante la Coordinación de Contabilidad, deberá hacerlo en la ventanilla de la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros ubicada en el piso 13 del Edificio Sendas o en la División Administrativa y Financiera en las Direcciones Seccionales según el caso.

2. ¿Cuáles son los documentos que se deben anexar como soporte para la radicación de facturas de proveedores de bienes y servicios?

Para el trámite del registro contable y pago, se deben adjuntar los documentos soportes establecidos como requisito para pago en las cláusulas contractuales, entre otros:

• Factura o cuenta de cobro con los requisitos del art. 617 y 618 del E.T.
• Certificación de recibido a satisfacción de los bienes y/o servicios expedida por el Supervisor del contrato.
• Certificación de encontrarse al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, conforme a los requisitos de Ley; de estar establecido en el contrato, adicionalmente se deben anexar las planillas de pago del periodo correspondiente a la prestación del servicio. 
   

3. ¿Dónde puedo encontrar los Estados Contables de la DIAN Pagadora?

Ingresando a la página www.dian.gov.co en la pestaña “Cifras y Gestión" /Estados Financieros" / “función pagadora" y escoge la vigencia del estado financiero que requiere consultar o ingresando al siguiente link:

http://www.dian.gov.co/dian/14cifrasgestion.nsf/f3b4ce6f9a41a48c05257030006f50e2/326ccb4d63bd74300525775900712fc7?OpenDocument

 
​PREGUNTAS FRECUENTES RELACIONADAS CON ASPECTOS PRESUPUESTALES

Dependencia Ejecutora: Coordinación de Presupuesto

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1. ¿Quién aprueba el presupuesto de la Entidad?

De acuerdo al parágrafo del artículo 22 y los artículos 53 y 56 del Decreto 111 de 1996 es el Senado y la Cámara de Representantes quien realiza la aprobación, aunque su liquidación se da por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con lo proyectado por cada Entidad.

2. ¿Puedo tramitar el reconocimiento de un gasto sin la existencia previa de un CDP y registro de compromiso?

En ningún evento. El Artículo 345 de la Constitución Política de Colombia establece:

“En tiempo de paz no se podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo al Tesoro que no se halle incluida en el de gastos. Tampoco podrá hacerse ningún gasto público que no haya sido decretado por el Congreso, por las Asambleas Departamentales, o por los Concejos Distritales o Municipales, ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto.​

Adicionalmente la Constitución Política dirige a la Ley Orgánica de Presupuesto en el Artículo 352:

“Además de lo señalado en esta Constitución, la ley Orgánica del Presupuesto regulará lo correspondiente a la programación, aprobación, modificación, ejecución de los presupuestos de la Nación, de las entidades territoriales y de los entes descentralizados de cualquier nivel administrativo, y su coordinación con el Plan Nacional de Desarrollo, así como también la capacidad de los organismos y entidades estatales para contratar."

De igual forma el artículo 71 del decreto 111 de 1996 estipula:

“Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

3 ¿Los actos administrativos que se radiquen en la coordinación de presupuesto del nivel central o sus homologas en las respectivas Direcciones Seccionales para registro presupuestal (RP) deben incluir el número consecutivo de CDP, así como los rubros presupuestales escritos de manera explícita?

Si, el trámite de la creación del Registro presupuestal en el SIIF II módulo de presupuesto, exige conocer con exactitud el número de CDP que se debe afectar, así como los valores que se deben imputar por rubro.

4 ¿Es necesario que en los casos donde se suscriban contratos que incluyan reconocimiento de gastos de viáticos y gastos de viaje se establezcan topes máximos, donde se consideren tanto los tiquetes aéreos como los transportes terrestres?

Si es necesario, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Directiva Presidencial No. 01 de 2016, los lineamientos generales del memorando 000054 de 2016 de la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica de la UAE DIAN y demás normatividad correspondiente a la austeridad del gasto. Las Entidades públicas deben propender por tomar medidas que contribuyan a generar propuestas y acciones orientadas a disminuir sus gastos de funcionamiento e inversión en especial en los gastos de viaje y viáticos.

5 ¿Los actos administrativos que se radiquen en la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros del Nivel Central o sus homologas en las respectivas seccionales donde se autoricen giros de recursos a un contratista o proveedor, deben contener el número de la cuenta bancaria? ¿Qué requisitos se deben allegar para la creación de dicha cuenta?

De conformidad con lo establecido en los artículos 2.9.1.2.1 al 2.9.1.2.4 del Decreto 1068 de 2015 todos los actos administrativos deben señalar de manera explícita el número de cuenta bancaria a la cual se realizará el giro de los recursos, cada acto administrativo deberá anexar la certificación bancaria de la Entidad Financiera a la cual pertenece la cuenta bancaria, con fecha de expedición no mayor a 30 días y la documentación correspondiente para creación de terceros en el SIIF II, de acuerdo con lo señalado en el memorando 000304 de 2013 expedido por la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros de la DIAN.

Cuando el registro presupuestal deba realizarse a nombre de un funcionario de la entidad (ej. Viáticos o transporte de gestión), se registrara en el SIIF II, la cuenta de nómina del funcionario, para lo cual se solicitará el respectivo reporte del Kactus o el sistema que haya implementado la Subdirección de Gestión de Personal.

En los casos que los actos administrativos autoricen el pago a beneficiarios diferentes al que originó el pago (Ejemplo: familiares de funcionarios fallecidos, apoderados en sentencias y conciliaciones, etc.), deberán suministrarse los mismos requisitos de la documentación exigida en el memorando 000304 de 2013 para estos beneficiarios.​

6. ¿Cuánto tiempo dura el proceso de creación de una cuenta bancaria?

La creación y validación de cuentas bancarias deben surtir el procedimiento establecido por la Circular 12 de 2009 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por lo cual, para efectos de los pagos a realizarse, deberán considerarse los tiempos mínimos requeridos para este trámite.

Considerando la experiencia que tiene la Entidad desde la implementación del SIIF II, cabe precisar que se encuentran algunos casos en los que posterior a la creación de la cuenta bancaria, el Sistema las invalida; por lo anterior, la entrega de los registros presupuestales se debe realizar únicamente cuando el estado de la cuenta bancaria sea “Activa".

El tiempo promedio de creación y validación de una cuenta bancaria oscila entre 3 y 4 días hábiles dependiendo de las validaciones externas que realiza el SIIF II. Es oportuno referir que existen casos particulares donde dicho tiempo puede extenderse como es el evento de creación de cuentas internacionales.

7. ¿Cuál es el procedimiento que se debe surtir para la creación de cuentas bancarias a Uniones Temporales y Consorcios en el SIIF II?

Adicionalmente a lo establecido en el memorando 000304 de 2013, referente a la validación de cuentas bancarias en el SIIF II, debe considerarse que se requiere crear de manera previa los terceros que integran la Unión o el Consorcio de manera independiente con sus cuentas bancarias, posteriormente se debe proceder a la creación de las Uniones Temporales o Consorcios con su respectiva cuenta bancaria.

8. ¿Cuáles son los requisitos que se deben cumplir para la asignación de registro presupuestal a un contrato de mínima cuantía?

De acuerdo a lo expuesto en el artículo 94 literal d de la ley 1474 de 2011, para los casos de contratos de Mínima Cuantía es indispensable allegar la comunicación de la Aceptación de la Oferta junto con la oferta, las cuales deben ser coherentes en su información.

9 ¿Se puede efectuar el registro de un compromiso sin la firma del ordenador del gasto?

En ningún evento. Todos los actos administrativos, sin excepción, deberán contar con fechas, firmas del Ordenador del Gasto respectivo, firmas de los terceros en el caso de los contratos y demás formalidades plenas establecidas en la normatividad vigente, para el caso de la mínima cuantía con la firma del oferente, esto de acuerdo con lo establecido en los artículos 112 y 113 del Estatuto Orgánico de Presupuesto que señalan las responsabilidades del ordenador del gasto.

10 ¿Qué gastos se pueden efectuar con cargo a la caja menor?

Los establecidos en el decreto 1068 de 2015 artículo 2.8.5.5. “El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales solo requerirán de la autorización del Ordenador del Gasto.

Igualmente, es importante aclarar que los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco días siguientes a la realización del gasto y para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada año. Además la norma autoriza la erogación de gastos para alimentación de las reuniones exclusivamente de la Dirección, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito.

11. ¿Qué operaciones no se pueden realizar por medio de cajas menores?

Las establecidas en el decreto 1068 de 2015 artículo 2.8.5.8:

• “Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
• Realizar desembolsos con destino a gastos órganos diferentes su propia organización.
• Efectuar pagos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
• Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
• Cambiar cheques o efectuar préstamos.
• Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.
• Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.
• Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control."
  
  

12. ¿Cuál debe ser el manejo que se le debe dar al IVA asumido en los actos administrativos que se radiquen en las áreas financieras de la DIAN?

Todo acto administrativo debe indicar si el tercero al cual se le asigna el registro presupuestal pertenece al régimen común o régimen simplificado. En este último caso, debe establecerse el valor de los honorarios e IVA asumido de manera explícita siendo pertinente aclarar que este último no se incluirá dentro del valor del contrato, los anteriores conceptos deben contar con Certificado de Disponibilidad Presupuestal de manera previa.

13. ¿Existe algún trámite que tenga prioridad en la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros?

De conformidad con el numeral 12 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, los asuntos se atienden en el orden en que hayan ingresado al despacho, salvo prelación legal o urgencia manifiesta.

14. ¿Cuál es el horario para la recepción de actos administrativos para asignación de registro presupuestal?

El horario de recepción de documentos es de 7:30 am a 4:00 pm. Los documentos que se reciben para registro con posterioridad a las 4:00 p.m. se registran con fecha del día hábil siguiente.

15. ¿Es posible la expedición de registros presupuestales por orden verbal, llamada telefónica o correo sin contar con el acto administrativo?

No es posible la expedición de registros presupuestales por orden verbal, llamada telefónica o correo, sin contar con el acto administrativo el cual debe cumplir la totalidad de los requisitos legales.

16. ¿Es posible asignar registro presupuestal a un acto administrativo cuando la ejecución del objeto ya tuvo iniciación?

De conformidad con lo establecido en artículo 16 del Decreto 2550 de 2015 está prohibido tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos, por lo cual, en ningún evento se aceptarán adiciones de los actos administrativos cuando estos se encuentren vencidos o en ejecución de manera previa a la solicitud del compromiso respectivo.

17. ¿Qué se debe tener en cuenta desde el punto de vista presupuestal para la suscripción de los acuerdos marco?

Es importante recordar que en los acuerdos marco, es necesario consultar de manera previa, al inicio de cualquier proceso, las guías que ha publicado Colombia Compra Eficiente para efectuar de manera idónea la afectación presupuestal. Las dependencias encargadas deben verificar que se incluyan todos los CDP(s) y rubros presupuestales que correspondan. Los estudios previos y documentos soportes deben contener desde la solicitud de CDP (Formato 1508), el detalle del plan de cuentas establecido en la Resolución 69 de 2011 o la que la modifique y/o sustituya y de esta manera garantizar los rubros adecuados que soportan la contratación.

PREGUNTAS FRECUENTES RELACIONADAS CON ASPECTOS DE TESORERÍA
DEPENDENCIA EJECUTORA: COORDINACIÓN DE TESORERÍA

1. ¿Cuantos días demora el pago a proveedores, después de presentadas las facturas?

Una vez radicada la documentación en la Coordinación de Tesorería, por parte de la Coordinación de Contabilidad, el pago se hará en dos días hábiles, a la cuenta bancaria reportada en el contrato.

2. ¿Quién expide el Certificado de Ingresos y Retenciones de los exfuncionarios y proveedores?

Lo expide la Coordinación de Tesorería, enviando una solicitud al e-mail: wvideso@dian.gov.co. Se responde en tres días hábiles enviando Certificado en archivo PDF.​

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