Abece de la Actualización en el RUT
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¿Cuándo debo actualizar el RUT?
La actualización del Registro Único Tributario (RUT) es el procedimiento que te permite realizar modificaciones o adiciones a la información que tienes en tu RUT y la realizas acreditando los mismos documentos que la DIAN te exige para la inscripción. La actualización del RUT se hace efectiva cuando se modifican o adicionan los datos consignados originalmente en cualquiera de sus elementos constitutivos de identificación, ubicación o clasificación.
¿Qué costo tienen las actualizaciones que yo haga en el RUT?
La actualización en el RUT no tiene ningún costo.
¿En qué momento debo actualizar el RUT y de quién es la responsabilidad?
Es responsabilidad tuya, como persona obligada, actualizar la información contenida en el RUT a más tardar un mes después del hecho que genera la actualización.
¿Yo mismo puedo realizar cualquier cambio de información del RUT a través de los servicios del portal transaccional de la DIAN?
Tú puedes modificar cualquier información de las 7 hojas del RUT, a excepción de los siguientes casos:
Información de datos de identificación.
Dirección (casilla 41). La actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el RUT no podrá exceder de dos modificaciones dentro de un periodo de seis meses; de lo contrario, se deberá efectuar el trámite con previo agendamiento de cita.
En la casilla 53, correspondiente a Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias, no podrás eliminar ningún código. Puedes adicionarlos, exceptuando aquellos que son conferidos por Resolución de la DIAN como son Autorretenedor, Gran Contribuyente, Profesional en la Compra y Venta de Divisas y Agente de Retención en Ventas.
Información de usuarios Aduaneros (casilla 54).
En la casilla 53, correspondiente a Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias no podrás cambiar la responsabilidad de renta ordinaria a renta especial hasta que se realice y acepte la solicitud de calificación, readmisión o actualización. Este proceso de cambio de responsabilidad se realizará “de oficio" (automáticamente) por parte de la DIAN.
¿Necesito tener una cuenta bancaria para poder actualizar el RUT?
No. De acuerdo con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 768 del 6 de mayo de 2016, ya no debes tener ninguna cuenta de ahorros o corriente para actualizar tu RUT.
¿Quiénes pueden actualizar, crear y formalizar solicitudes de actualización de RUT sujetas a verificación en línea?
Podrán utilizar estos servicios las personas naturales que sean suscriptores de la Firma Electrónica, ingresando a Nombre Propio, y las siguientes personas naturales que sean “Representantes" (Hoja 3), ingresando a nombre de los terceros a los cuales representan:
Administrador judicial
Administrador privado
Agente exclusivo de negocios en Colombia
Agente oficioso
Albacea
Apoderado especial
Apoderado general
Curador
Funcionario delegado para cumplir deberes formales
Heredero con administración de bienes
Liquidador
Padre
Representante legal principal
Representante legal suplente
Síndico
Tutor
Liquidador
Agente interventor
¿Cómo se realizan las actualizaciones de RUT sujetas a verificación?
Las puedes radicar virtualmente por autogestión, haciendo uso de la Firma Electrónica, o con el servicio de agendamiento si no cuentas con dicha firma.
¿Cómo puedo hacer el cambio de responsable del IVA a no responsable de ese impuesto?
Cuando se trate de la actualización del RUT para solicitar la inscripción como no responsable del Impuesto Sobre las Ventas (IVA), deberás manifestar que durante el año de la solicitud y el año gravable anterior a la fecha de presentación de la solicitud de actualización del RUT cumples con las condiciones establecidas en los numerales 1 al 6, del parágrafo 3 o parágrafo 5, del artículo 437 del Estatuto Tributario, según el caso.
¿Qué implicaciones tiene el cambio de responsable del IVA a no responsable de ese impuesto?
Si cambias de responsable del IVA a no responsable estás obligado a:
Entregar copia del documento en que conste tu inscripción a no responsable del IVA, en la primera venta o prestación de servicios a adquirientes que sí sean responsables del IVA.
Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias, el cual debe identificarte como contribuyente, estar debidamente foliado y registrar diariamente las operaciones realizadas, así como totalizar el valor pagado por bienes y servicios adquiridos y los ingresos obtenidos por tu actividad al final de cada mes.
Exhibir en un sitio visible al público el documento en que conste tu inscripción en el RUT como no responsable del IVA.
Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional.
Ten en cuenta que no estás obligado a expedir factura con discriminación del IVA. Sin embargo, en el evento en que decidas expedir factura lo puedes hacer cumpliendo los requisitos contemplados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. De otra parte, hay que precisar que tampoco estás obligado a presentar declaraciones de Impuesto Sobre las Ventas.
¿En qué casos debo hacer el cambio de no responsable del IVA a responsable de este Impuesto?
Cuando no cumplas con la totalidad de los requisitos contemplados en el Artículo 437, parágrafo 3 o 5 del Estatuto Tributario, dependiendo del caso. El cambio de no responsable del IVA a responsable del Impuesto se realiza a través de una actualización de tu RUT.
¿Qué implicaciones tiene el cambio de no responsable a responsable del IVA?
Si eres responsable del IVA estás obligado a:
Solicitar la Autorización de Numeración de Facturación ante la Dirección Seccional de tu jurisdicción.
Facturar cumpliendo los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.
Facturar el IVA por la venta de los bienes y servicios gravados con este impuesto.
Practicar Retención de IVA cuando contrates con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, en relación con los mismos o cuando les compres bienes corporales muebles o servicios gravados a personas que se encuentren registradas como contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación, RST.
Presentar la Declaración de IVA de forma bimestral, cuatrimensual o anual, de acuerdo con lo establecido por la DIAN y cumpliendo los requisitos que contempla el Artículo 602 del Estatuto Tributario, auncuando no hayas percibido ingresos gravados en el período y mientras no informes el cese de actividades.
Efectuar el pago del impuesto a cargo determinado en la declaración.
Los comerciantes y demás obligados deben llevar libros de contabilidad, registrados ante la Cámara de Comercio del domicilio principal.
Los responsables del IV que no son comerciantes deben llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor y de balance, en la forma indicada en el Artículo 509 del Estatuto Tributario.
Informar el cese de actividades, cuando a ello haya lugar, en los términos establecidos en el artículo 614 del Estatuto Tributario.
¿Cómo se hace la actualización del RUT por retiro de la calidad de responsable del Impuesto Nacional al Consumo de restaurantes y bares?
Cuando se trate de la actualización del RUT por retiro de la calidad de responsable del Impuesto Nacional al Consumo de restaurantes y bares, deberás manifestar que durante el año de radicación de la solicitud y en los tres años fiscales anteriores se cumplieron, por cada año, las condiciones establecidas en el artículo 512-13 del Estatuto Tributario y solicitar tu inscripción como no responsable del Impuesto Nacional al Consumo de restaurantes y bares.
¿Quiénes pueden inscribirse como no responsables del Impuesto al Consumo?
Si eres una persona natural y cumples con las siguientes condiciones podrás operar como no responsables del Impuesto Nacional al Consumo:
Que en el año anterior hayas obtenido ingresos brutos provenientes de la actividad inferiores a 3.500 UVT.
Que poseas máximo un establecimiento de comercio, sede, local o negocio donde ejerces tu actividad.
¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para informarme de los faltantes de los requisitos para la actualización del RUT sujeta a verificación?
Si no cumples con los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.2.28. del Decreto 1625, la actualización no se realizará. En ese caso la DIAN te informará, dentro de los ocho días hábiles siguientes, cuál es tu situación y te informará que puedes radicar los documentos con el cumplimiento de los requisitos establecidos para iniciar la verificación. Sin embargo, también podrás desistir de la solicitud en cualquier momento, siempre y cuando sea antes de que se registre la decisión a la solicitud de actualización del RUT sujeta a verificación.
¿Cuáles son los términos para resolver la solicitud?
Una vez presentes la solicitud, la actualización del RUT será decidida dentro de los 30 días hábiles siguientes a la formalización de la solicitud, a través de los servicios en línea de la DIAN y mediante un acto administrativo que te será notificado a ti o a tu apoderado, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario.
¿Cómo se debe solicitar el cese de actividades en ventas?
Si estás inscrito en el RUT y cesas definitivamente el desarrollo de actividades sujetas al IVA, debes informarlo a la DIAN en los términos previstos en el artículo 614 del Estatuto Tributario y debes solicitar la actualización del RUT. En todo caso, la DIAN realizará previamente las verificaciones, según la norma citada.
Deberás adjuntar una certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que se especifique que no realizas actividades sometidas al IVA y que no existe un inventario final pendiente de venta. Si eres un inscrito no obligado a tener revisor fiscal o contador público, debes adjuntar una comunicación en la que informes tu nueva actividad económica, la fecha de inicio de dicha nueva actividad económica y la inexistencia de inventario final pendiente de venta. Igualmente, debes informar que en el momento de la solicitud no vendes productos o servicios que estén gravados con el IVA. En cualquiera de los dos casos deberás realizar la inhabilitación de la autorización de numeración de facturación antes de la solicitud.
La solicitud se puede realizar en cualquier Punto de Atención del país. Sin embargo, antes de presentar la solicitud debes actualizar el Certificado de Cámara de Comercio, por cambio de actividad económica. Para las sociedades que entran en liquidación, el trámite se realiza con Certificado de Cámara de Comercio debidamente actualizado.
Después de realizar el cese de actividades, ¿cuál es el tiempo que puedo permanecer en este estado?
El cese de actividades es la obligación formal de informar a la DIAN sobre el cese definitivo en el desarrollo de actividades sujetas al impuesto sobre las ventas, dentro de los 30 días siguientes al hecho. Para actualizar el RUT con el levantamiento de la responsabilidad en IVA, se procede realizar las verificaciones respectivas. Art. 614 ET.
Si posteriormente, como interesado, ejerces actividades sujetas al IVA deberás actualizar el RUT con dicha responsabilidad.
¿Cuándo se realiza una actualización de oficio en el RUT?
La DIAN podrá actualizar de oficio o automáticamente la información del RUT en los siguientes eventos:
Cuando en alguna de las áreas de la DIAN se establezca que la información contenida en el RUT está desactualizada o presenta inconsistencias.
Cuando en virtud de un acto administrativo proferido por la DIAN o por orden de autoridad competente, se requiera la inclusión o modificación de la información contenida en el RUT.
Por información suministrada por el interesado a las entidades con las cuales la DIAN tenga convenio de intercambio de información.
La actualización de oficio o automática del RUT se comunicará al interesado preferentemente de manera electrónica, a través de los servicios en línea de la DIAN. La comunicación también se podrá realizar por publicación en la página web de la DIAN, por cualquier otro medio tecnológico que se disponga para tal fin, a través de la red oficial de correos o mediante cualquier servicio de mensajería especializada.
Tú podrás visualizar estas actualizaciones de oficio en https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/Paginas/rut.aspx, ingresando a servicios y tramites, actualizaciones de oficio SGAC o ingresando en la página de la DIAN, servicios transaccionales, con tu usuario y desplegando la pestaña de Registro Único Tributario, consulta de formularios.
¿Cómo solicito actualizar mi RUT por incumplimiento de un requisito para estar en el Régimen Simple de Tributación?
Los contribuyentes del RST que soliciten actualizar su RUT por el incumplimiento de requisitos y condiciones no subsanables, de acuerdo con el artículo 1.5.8.4.1. del presente decreto, deberán adjuntar al trámite de actualización del RUT un escrito que se entiende presentado bajo la gravedad del juramento, mediante el cual se indique el requisito o condición que incumple.
La DIAN podrá realizar las verificaciones necesarias en desarrollo de las amplias facultades de control y fiscalización que le otorga el artículo 684 del Estatuto Tributario.
¿En dónde encuentro más material didáctico para actualizar mi RUT?
En www.dian.gov.co encontrarás información referente a la actualización de tu RUT:
Pasos de la actualización del RUT en línea
https://www.dian.gov.co/tramitesservicios/Tramites_Impuestos/RUT/Documents/Actualiza_RUT_2020.pdf
Actualización del RUT con o sin Firma Electrónica: https://www.dian.gov.co/tramitesservicios/Tramites_Impuestos/RUT/Documents/Actualiza_RUT_2020.pdf
¿Cómo actualizar el RUT con Firma Electrónica? https://www.youtube.com/watch?v=4oCaCFUqlGo&feature=youtu.be
Solicitudes de Actualización del RUT con verificación
https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/RUT/Radicar-actulizacion-RUT.pdf
