PASO A PASO PARA TRÁMITES ANTE LA DIAN EN EL PROCESO DE SUCESIÓN

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Para facilitar el proceso de sucesión, es decir, de distribución y asignación de los bienes y obligaciones de una persona fallecida o causante, a continuación, se dispone el paso a paso de los trámites que debe realizarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y que hacen parte de dicho proceso.

Vale la pena resaltar que la sucesión puede realizarse a través de notaría, cuando la repartición se hace de común acuerdo entre los herederos o existe un testamento. De no ser así, este debe llevarse a cabo en juzgado. 

PASO 1: Es necesario acreditar la representación de la sucesión ante la DIAN, ya sea en calidad de albacea, heredero con administración de bienes o de curador de herencia yacente nombrado por la autoridad competente (Art. 572, literal “d", Estatuto Tributario) o representante de la sucesión (parágrafo ART 572).  

Como este es un trámite ajeno a la DIAN, se debe realizar ante los despachos judiciales o notariales, según corresponda. En este caso, el requisito se cumple allegando documento expedido por la autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes o curador de la herencia yacente, tal como lo establece el DUR 1625 de 2016.  

Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, es posible solicitar la inscripción o actualización del RUT ante la DIAN. Para eso, los herederos, de común acuerdo, podrán nombrar un representante de la sucesión mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, el cual se entiende presentado bajo la gravedad de juramento. En el mencionado documento se debe manifestar que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos. 

Si solo hay un único heredero, este debe suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente en el que manifieste que tiene esa condición. Cuando se trate de menores o “incapaces", el documento mencionado se suscribirá por los representantes o apoderados debidamente acreditados.

PASO 2.

Inscriba o actualice el RUT de la persona fallecida (también llamada causante) por medio de su representante o apoderado. Para ello, debe agendar una cita. Inicio - Agendamiento de Citas (dian.gov.co) para agendarla y seleccione la opción “Actualización RUT". Los documentos necesarios para el trámite son: 

  • Copia física o digital del documento de identificación del causante o, en su defecto, la certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición. 

  • Copia física o digital del Registro Civil de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar una constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses. 

  • Documento expedido por la autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente. Revise en el paso 1 las opciones con respecto a la representación de la sucesión.

Cuando el trámite se realice a través de apoderado se debe anexar, además de los antes mencionados, los siguientes documentos: 

  • Copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo. 

  • Copia física o digital del documento de identidad del poderdante. 

  • Original del poder especial o copia física o digital del poder general, junto con la certificación de su vigencia expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis meses.  

Nota: Si su cita es presencial debe llevar consigo todos los documentos relacionados. Si su cita es por videoatención debe remitir previamente los documentos al buzón virtual del punto de contacto donde se agendó la cita.

Ingrese al listado de Correos Electrónicos para Trámites por VideoAtención Consulta más información al respecto aquí En ambos casos, inscripción o actualización, se deben suministrar los datos de quién ejercerá la representación de la sucesión ilíquida.

Esta persona debe incluir en su RUT como persona natural la responsabilidad 22 “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros". Esta responsabilidad le permite cumplir las obligaciones del tercero, en este caso de la sucesión.

Cuando se trate de una actualización se deben aportar solamente los documentos que la soportan y que no reposen en la DIAN, aun cuando el trámite se realice por autogestión. Si el representante de la sucesión no tiene RUT, puede autogestionar la inscripción en línea a través del servicio de RUT Virtual (dian.gov.co) con la responsabilidad 22.

Si ya está inscrito y requiere la actualización también la puede hacer en línea ingresando a su cuenta de usuario, de lo contrario requerirá agendar una cita en Inicio - Agendamiento de Citas (dian.gov.co) para ser asistido por funcionario de la DIAN. Escoja la opción “Actualización RUT".

Paso 3.

Cuando cumpla la cita y se haya inscrito o haya actualizado el RUT, la DIAN habilitará al representante de la sucesión para ingresar al Portal Transaccional a nombre de dicha sucesión, con los siguientes datos:

  • NIT: # de cédula de persona fallecida.

  • Cédula: # de cédula de representante de sucesión.

  • Contraseña: contraseña del representante de la sucesión en el Portal Transaccional.

PASO 4. Para conocer el estado de cuenta ante la DIAN de la persona fallecida, debes solicitar información sobre las obligaciones formales y /o en mora de la sucesión ilíquida, mediante agendamiento en https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/frmDatosCita.aspx seleccionando la opción “Información Cobranzas" o radicando la solicitud en el servicio de PQSR y denuncias ubicado en el Portal Web de la DIAN o a través del siguiente enlace:  https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/contactenos/Paginas/PqrsDenuncias.aspx.

Esta información solo puede ser solicitada por quienes ostenten las calidades mencionadas en el paso 1 con la debida acreditación. 

PASO 5. De acuerdo con el estado de cuenta, y cuando corresponda, debes presentar las declaraciones y realizar los pagos respectivos. Si tienes Firma Electrónica, puedes realizar estos trámites en línea, en caso contrario, puedes generar la Firma Electrónica que se encuentra disponible para todos los inscritos en el RUT. También puedes presentar y pagar las obligaciones ante las entidades bancarias autorizadas para el recaudo de impuestos nacionales. 

PASO 6. Previo a la etapa de la partición, el juez o notario dará cumplimiento al Art. 844 del E.T solicitando a la DIAN información sobre obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. Esto sucederá cuando el patrimonio a liquidar supere el tope de las 700 UVT establecido por la norma. 

PASO 7. Dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud del paso anterior, la DIAN dará respuesta mediante oficio al notario o al juez, solicitando el cumplimiento de las obligaciones, si así corresponde, o autorizando para que se continúe con el proceso sucesorio en caso de no existir obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. 

PASO 8. Una vez liquidada la sucesión, es decir, expedida la sentencia o escritura de adjudicación, según corresponda, se debe solicitar la cancelación del RUT de la persona fallecida. Si tiene Firma Electrónica puede realizar este trámite de manera virtual, a través de los Servicios Informáticos de la DIAN.  

Consulta aquí el paso a paso. Para tal fin, debe adjuntar a la solicitud los siguientes documentos:

  • Documento expedido por juez o notario donde conste la terminación del proceso o copia física o digital de la escritura de liquidación de la sucesión cuando el proceso se adelantó ante un notario o de la sentencia ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante un juez. 

  • En el evento de no existir proceso de sucesión, manifestación verbal o escrita de los herederos o de sus representantes en la que informen que el fallecido no dejó masa sucesoral que haya implicado adelantar el proceso de sucesión.

PASO 9. Una vez terminado el trámite de cancelación del RUT de la sucesión ilíquida, la persona que realizó los trámites, puede proceder a cancelar la responsabilidad 22 en su RUT, realizando el mismo procedimiento de agendamiento en el link https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/frmDatosCita.aspx seleccionando la opción “Actualización Rut".