Abecé VideoAtención DIAN
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Abecé agendamiento y videoatención para trámites de RUT, orientación y kioscos de autogestión
Generalidades del agendamiento DIAN
¿En qué casos debo agendar cita para poder gestionar un trámite y/o servicio ante la DIAN?
Debes solicitar cita a través de la página de la DIAN www.dian.gov.co opción “Asignación de Citas", cuando se presente alguno de los siguientes casos:
1. Inscripción en el RUT
Si eres persona natural y/o jurídica y no requieres matrícula mercantil, que además por incidente o falla técnica verificable, no puedas inscribirte a través del servicio en línea RUTVirtual dispuesto para tal fin.
2. Actualización del RUT
Si requieres:
Actualización de datos de identificación.
Retiro de responsabilidades.
Agregar y retirar calidades aduaneras.
Actualización por cese de actividades.
También deberás agendar cita cuando no recuerdes la contraseña de ingreso a los servicios en línea y en el RUT, no tengas correo electrónico o no recuerdes la contraseña del correo electrónico registrado.
3. Registro de Libros de Contabilidad.
4. Retiro de IVA a no responsable, Retiro de Impuesto al Consumo a No responsable Impuesto al Consumo restaurantes y bares y Cancelación de la Inscripción en el Registro Único Tributario, siempre y cuando no tengas firma electrónica.
5. Orientación Tributaria Aduanera y Cambiaria
6. Devoluciones para pagos en exceso y de lo no debido, devolución IVA a constructores, Devolución IVA Universidades.
7. Solicitudes de Devolución Saldos a Favor Renta/Ventas para personas que aún no gestionan su firma electrónica y desean presentar su solicitud de forma manual y no por el servicio en línea.
8. Información Cobranzas.
¿Qué es el sistema de agendamiento de citas de la DIAN?
Es la herramienta WEB ubicada en la ruta https://agendamientodigiturno.dian.gov.co que te permite de manera fácil, ágil y organizada, solicitar citas para los trámites y servicios que requieran la intervención de un funcionario para su gestión.
¿Cómo se atiende cada tipo de cita según el trámite?
Las citas de los siguientes trámites y servicios son gestionadas por videoatención:
Inscripción o actualización RUT persona natural.
Inscripción o actualización RUT persona jurídica.
Solicitud de Retiro de IVA a no responsable, cuando no se tiene firma electrónica.
Solicitud de Retiro de Consumo a no responsable Consumo Restaurantes y Bares, cuando no se tiene firma electrónica.
Solicitud de Cancelación de la inscripción en el RUT (Sucesión liquidada), cuando no se tiene firma electrónica.
Orientación Tributaria, Aduanera y Cambiaria - TAC.
Kiosco Virtual.
Las citas del siguiente trámite se atienden mediante llamada telefónica realizada por la DIAN:
Las citas de los siguientes trámites se atienden por correo electrónico:
Las citas para el trámite de Libros de Contabilidad:
Este trámite se atiende de manera presencial en los puntos de contacto dispuestos por la DIAN a nivel nacional.
¿Cómo se solicita una cita?
Puedes solicitar cita a través de www.dian.gov.co opción “Asignación de Citas" proporcionando los datos que requiere el sistema, definiendo y seleccionando la fecha, el punto de contacto y el trámite o servicio de acuerdo con tu necesidad.
¿Qué datos debo proporcionar al momento de solicitar una cita?
Debes proporcionar la información en los siguientes campos obligatorios al momento de solicitar una cita:
Tipo persona
Tipo documento
Número documento
Nombres
Apellidos
Teléfono fijo
Teléfono celular
Correo electrónico. Nota Importante: El correo electrónico que se suministre al sistema de agendamiento debe corresponder al registrado en el RUT o debe ser el mismo que desee actualizarse en este.
Dirección de residencia
Departamento de residencia
Ciudad de residencia
Así funciona la videoatención
¿En qué días y horario puedo programar una cita para videoatención?
La DIAN dispone las citas a nivel nacional solamente para el mes en curso, de lunes a viernes desde las 8:00 a. m. hasta las 3:30 p. m. Las citas tienen un tiempo previsto de atención de 30 minutos.
¿Puedo solicitar cita en cualquier ciudad y oficina?
Si. Para los trámites de RUT persona natural y jurídica, orientación y kiosco puedes solicitar cita en cualquier oficina y ciudad del país que tenga disponibilidad de agenda, sin importar el municipio, ciudad o país de residencia.
Si la cita se atiende por videollamada ¿Por qué debo agendarme en una ciudad y oficina determinada?
La solicitud de tu trámite debe ser asignada a un funcionario ubicado en alguna de estas ciudades y oficinas, de acuerdo con los datos de tu cita. La DIAN tiene su capacidad operativa a nivel nacional distribuida para la atención de esta manera.
Para los trámites de RUT, cada oficina cuenta con un correo electrónico creado para recibir la solicitud y documentos soporte de tu trámite. El listado de correos puede consultarse en: https://www.dian.gov.co/Paginas/Informacion-Inscripcion-Virtual-RUT.aspx
¿Puedo solicitar cita para varios trámites y/o servicios el mismo día?
No, el sistema solo permite programar una cita para el mismo trámite y/o servicio por día.
Después de solicitar cita, ¿cuál es el procedimiento para obtener la gestión del trámite y/o servicio?
Para los trámites de RUT, una vez te agendes, debes seguir las siguientes instrucciones para que un funcionario gestione el trámite requerido:
Revisar el mensaje de confirmación de la cita que la DIAN te envía a la cuenta de correo informada al momento de confirmarla. En este mensaje se indica el trámite o servicio que vas a gestionar, las condiciones de atención y el enlace por medio del cual debes consultar los requisitos, documentos soporte y el correo electrónico del punto de contacto donde programaste la cita.
Enviar antes de las 8:00 a.m. del día la cita, la solicitud de gestión del trámite al correo electrónico de la oficina donde te atenderán, desde el correo electrónico del RUT o el informado al momento de solicitar la cita, anunciando código, trámite, día y hora de la misma, adjuntando los documentos soporte requeridos para el trámite.
Para los trámites de RUT y servicios de Orientación y Kiosco, con antelación a la hora programada de la cita, recibirás un correo electrónico por parte de un funcionario de la DIAN, con el enlace para “Unirse a reunión de Microsoft Teams" a la hora que agendaste tu cita.
10 minutos antes de la hora de tu cita, deberás entrar al correo remitido por la DIAN y hacer clic sobre el enlace para unirte a la reunión virtual por Teams y recibir así la atención a trámite o servicio. Teams se puede descargar en el computador o celular, o continuar en la versión web.
Te recomendamos descargar la aplicación Microsoft Teams, para que, en futuras atenciones y previo agendamiento, la cita quede programada y puedas acceder directamente desde el calendario de Teams para recibir la videoatención.
¿Cuál es la plataforma que la DIAN usa para brindar videoatención?
Microsoft Teams.
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams, es una plataforma unificada de comunicación y colaboración, creada por Microsoft, que cuenta con herramientas de chat y sistema de reuniones en vídeo, audio y almacenamiento de archivos, orientada a mejorar la productividad grupal.
¿Debo descargar o pagar una suscripción a Microsoft Teams para poder recibir la videoatención?
No, Microsoft Teams cuenta con una versión descargable de escritorio completamente gratuita. Así mismo, tiene una versión web que no es necesario descargar en los dispositivos.
¿Qué dispositivos requiero para la videoatención por medio de Microsoft Teams?
Computador de escritorio, computador portátil, tableta o teléfono móvil inteligente (SmarthPhone).
¿Qué requisitos de hardware en un PC Windows debo tener para usar Microsoft Teams?
En general, cualquier equipo de cómputo con sistema operativo Windows 8.1, 10, server 2016 o Server 2019, está habilitado para atender una videollamada por “Teams", siempre que este cuente con cámara y micrófono en funcionamiento y una conexión estable a internet.
¿Qué requisitos de hardware en MAC debo tener para usar Microsoft Teams?
En general, cualquier equipo de cómputo con cualquiera de las tres últimas versiones de macOS, está habilitado para atender una videollamada por “Teams", siempre que este cuente con cámara y micrófono en funcionamiento y una conexión estable a internet.
¿Qué requisitos de hardware en dispositivos móviles debo tener para usar Microsoft Teams?
Puedes usar los equipos en estas plataformas móviles:
Android: compatible con los teléfonos y tabletas Android. La compatibilidad se limita a las últimas cuatro versiones principales de Android.
iOS: compatible con iPhone, iPad y iPod Touch. La compatibilidad se limita a las dos versiones principales más recientes de iOS.
¿Qué necesito tener para que la DIAN atienda por videoatención la cita que solicité?
Los equipos (computador, tableta o celular) deben contar con plan de datos o acceso a internet en el momento de la cita. Además, deben tener habilitada la cámara y el micrófono del dispositivo.
Si aún hacen falta varios días para mi cita, ¿puedo enviar la solicitud y los documentos soporte, tan pronto como los reúna?
No. La solicitud y documentos soporte requeridos para tu cita, deben ser enviados el mismo día de la cita antes de las 8:00 a. m. Esto facilita la organización y distribución de las solicitudes para la atención.
¿Cómo accedo a la videoatención?
Para acceder a la reunión te sugerimos establecer conexión con el debido tiempo de antelación. (10 minutos antes de la hora de la cita).
Para activar la reunión, deberás ingresar a la cuenta de correo proporcionada al momento de agendar la cita; allí deberás abrir el correo enviado por el funcionario de la DIAN que atenderá tu trámite o te brindará el servicio y deberás cliquear sobre el enlace “Unirse a reunión de Microsoft Teams"; la aplicación se puede descargar en el computador o celular, o continuar en la versión web para recibir la atención.
Para la videoatención, es necesario que el equipo de cómputo o dispositivo móvil utilizado para llevar a cabo la reunión con el funcionario de la DIAN, tenga internet, cámara y micrófono habilitado.
¿Qué puedo hacer si se me hizo tarde para atender la cita por videoatención?
La puntualidad en el cumplimiento de la cita es fundamental. Te recomendamos que inicies el proceso de ingreso a tu correo y conexión a la reunión virtual en “Teams", 10 minutos antes de tu cita.
El funcionario tras haber iniciado la sesión de tu cita, esperará un tiempo máximo de 10 minutos a que te conectes; si esto no sucede, la cita se entenderá como perdida y deberás agendarte nuevamente según la disponibilidad y repetir el proceso para recibir la atención.
¿La DIAN cuenta con una política de protección de datos personales que se aplique a la atención de trámites y servicios?
Si, el funcionario, agente o quien hagas sus veces, al inicio de la videoatención te deberá informar que los datos proporcionados serán tratados conforme con la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Entidad.
Con el fin de llevar a cabo satisfactoriamente la gestión del trámite, orientación o asistencia en el uso de los servicios en línea, te deben preguntar si autorizas la grabación y te informan que los datos proporcionados serán tratados conforme con la Ley 1581 de 2012, la Política de Tratamiento de Datos Personales de la DIAN, con el siguiente aviso de privacidad:
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN está comprometida con el Tratamiento legal, lícito, confidencial y seguro de tus datos personales. Consulta la Política de Tratamiento de Datos Personales en: www.dian.gov.co, donde puedes conocer tus derechos constitucionales y legales, así como la forma de ejercerlos.
Atenderemos todas las observaciones, consultas o reclamos en los canales de PQRS habilitados, contenidos en la Política de Tratamiento de Información de la DIAN.
Adicionalmente, cuando requieras la inscripción o actualización en el RUT de un menor de edad, es importante que previo al suministro de la información o al inicio de la videoatención, cuentes con la autorización del tratamiento de datos por parte de los representantes de los menores de edad registrados en el Sistema Informático RUT.
Durante la videoatención, ¿debo proporcionar o validar alguna información con el funcionario que brinda el servicio?
Si, para llevar a feliz término la gestión del trámite o servicio, debes proporcionar, actualizar o validar la información necesaria, según el caso. Para la gestión de los trámites de RUT, debes exhibir tu documento de identificación al funcionario que te brinda el servicio, mediante la cámara de tu computador o dispositivo móvil.
Recuerda que es muy importante que el día de tu cita, antes de las 8:00 a. m. remitas al correo del punto de contacto donde programaste la cita, la información soporte de tu trámite (copia de la cédula escaneada, poderes notariales, copia de cámara de comercio, entre otros, dependiendo de qué tipo de inscripción o actualización del RUT que se desee tramitar). Esto facilitará el proceso de entrevista y validación de datos que debe hacer el funcionario y agilizará la atención.
¿Qué sucede si olvidé enviar el correo con los documentos soporte antes de mi cita o detecté que estos están incompletos o con errores? ¿Puedo complementar la información?
Para la DIAN es muy importante que remitas toda la información y requisitos del trámite agendado, antes de las 8:00 a. m. del día de la cita programada. El estudio previo de esta información garantizará una mejor atención y la resolución efectiva del trámite requerido por el cliente.
Sin embargo, en desarrollo de la videoatención puedes complementar la información relacionada con documentos soporte y requisitos del trámite, siempre y cuando su consecución no supere el tiempo previsto para la atención de la cita y exista una forma segura y efectiva de tomar captura de los soportes y remitirlos al funcionario que está atendiendo tu trámite.
También es necesario indicar que, en desarrollo de la videoatención, el funcionario puede requerir aplicación, corrección o envío de la información o requisitos para el trámite.
¿Cuál es el producto que se obtiene de la interacción en la videoatención para los trámites de RUT, Orientación y Kiosco?
En los casos en que los trámites o servicios se puedan brindar satisfactoriamente como producto de la interacción, el cliente recibe el formato del RUT formalizado, la información requerida en la orientación o la asistencia en el uso de los servicios en línea, según sea el caso.
