Sí. Las solicitudes deberán presentarse mediante oficio dirigido a la Subdirección del Operador Económico Autorizado, adjuntando los documentos soporte que menciona el artículo 5 de la Resolución 15 de 016, a través de los servicios digitales de la nube. 

La Circular OEA No. 003 del 9 de septiembre de 2025 no modifica los requisitos mínimos de seguridad establecidos en la normativa vigente. El propósito de dicha Circular es brindar precisiones y lineamientos para la correcta aplicación de las disposiciones existentes.

1. ¿Cuál es la diferencia entre la circular 002 y 003?

R:/ La Circular 002 del 19 de agosto de 2025 fue reemplazada en su totalidad por la Circular 003 del 9 de septiembre de 2025.

2. En los procesos de revalidación cercanos, ¿Qué espera encontrar la DIAN considerando que la Circular 0003 fue expedida recientemente? ¿Se dará un tiempo para que las empresas realicen los ajustes pertinentes?

R:/ La Circular OEA No. 003 de 2025 tiene alcance general, por lo que cobija tanto a las empresas que ya cuentan con la autorización como Operador Económico Autorizado (OEA), como a aquellas que se encuentran en proceso de autorización en trámite. No obstante, es importante señalar que esta Circular no modifica los requisitos mínimos de seguridad establecidos en la normatividad vigente.

3. Si la Circular 0003 de 2025 establece que los documentos soporte deben presentarse en castellano y que, en caso de estar en otro idioma, deben acompañarse de su traducción oficial, ¿Es obligatorio que un asociado de negocios extranjero firme tanto la versión en inglés (idioma que comprende) como la versión en español, o basta con su firma en inglés y la correspondiente traducción oficial al castellano del modelo del documento para efectos probatorios y de evidencias ante la DIAN?

R:/ Cuando se trata de formatos definidos por la empresa para sus asociados de negocio, que contienen la misma información, bajo un mismo estándar de sistema de gestión documental, codificación y versión; y cuya única variación corresponde al idioma por tratarse de asociados ubicados en el exterior, es válido que dichos documentos se presenten en formato inglés o bilingüe (español–inglés). En estos casos, no se requiere traducción oficial, siempre que el contenido sea claro, completo y plenamente comprensible, permitiendo su adecuada validación y garantizando responsabilidad, seguridad y confidencialidad. La exigencia de traducción oficial aplica cuando el documento se presenta exclusivamente en un idioma extranjero, como puede ser un procedimiento, contrato u otro documento soporte que no cuente con versión en español. En estos casos, deberá aportarse la correspondiente traducción oficial para efectos de su validación.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

4. ¿Dónde se encuentran actualmente definidos los requisitos mínimos de seguridad aplicables a los asociados de negocio, teniendo en cuenta que anteriormente estaban detallados en las circulares?

R:/ Los requisitos mínimos de seguridad aplicables a los asociados de negocio se encuentran definidos en la Resolución 15 de 2016, adicionada y modificada por la Resolución 67 de 2016, la Resolución 4089 de 2018 y la Resolución 48 de 2020, particularmente en los artículos 4, 4-1, 4-2 y 4-3.

5. ¿Las empresas que realizan actividades de distribución y ventas hacen parte de la cadena de suministro internacional?

R:/ La estructura, definición y alcance de los asociados de negocio dependerá de la configuración particular de la cadena de suministro internacional de cada sociedad, es decir, de las relaciones que se generen con los diferentes actores involucrados en el flujo de la mercancía desde su origen hasta el punto de descargue y/o apertura del contenedor o unidad de carga.

Ahora bien, de acuerdo con la estructura de la cadena de suministro internacional, será necesario determinar si las actividades de distribución, ventas o incluso el cliente final hacen parte o no de dicha cadena. Esta definición dependerá, en todos los casos, de la configuración específica de la cadena de suministro de cada empresa. Para ello, el análisis deberá considerar, entre otros aspectos:

• Dónde se realiza el descargue y, por tanto, la apertura del contenedor y/o unidad de carga de la mercancía objeto de importación, o

• Dónde se lleva a cabo el proceso de recibo de mercancías, es decir, el punto en el cual se efectúa el conteo e inclusión en el inventario de la mercancía importada. 

6.   Si un proveedor factura en Colombia, pero entrega en USA debe tenerse en cuenta como un asociado de negocio?

R:/ Sí, en la medida en que existe una relación de negocio enmarcada en la cadena de suministro internacional, dicho actor debe ser considerado como asociado de negocio.

7. Si el proveedor de bienes y/o materias primas es la casa matriz, tiene un procedimiento o tratamiento diferente?

R:/ Teniendo en cuenta que existe una relación de negocio en el marco de la cadena de suministro internacional, la casa matriz debe ser considerada como asociado de negocio. No obstante, en atención a la relación de control existente y a que algunos o la totalidad de los controles pueden derivarse de las directrices de la casa matriz, la empresa podrá definir en sus procedimientos internos cuáles controles resultan aplicables o exceptuados, así como las razones que sustentan dicha decisión.

8. ¿Debe existir algún control sobre los puertos, navieras o incluso operadores del puerto, siendo que, como está planteada la operación, no hacen parte del grupo de proveedores?"

R:/ El listado de asociados de negocio relacionado en el literal b del numeral 2 tiene un carácter indicativo. Es decir, la Circular no establece una obligación taxativa ni uniforme respecto de todos los actores allí señalados, sino que los menciona a título referencial, en cuanto pueden ser considerados asociados de negocio dentro de la cadena de suministro internacional.

En consecuencia, la determinación de si un actor es o no un asociado de negocio dependerá del tipo de usuario que realice el análisis y de la estructura particular de la cadena de suministro internacional de cada sociedad.

9. Como empresa no tienen dotación con logo para ninguna de las personas que intervienen en la cadena de suministro internacional, sin embargo, la empresa si suministra camisas con logo a la parte comercial para ser usadas en eventos de showroom como identidad de marca, en este caso este proveedor es crítico para nosotros?

R:/ Cada sociedad de definir y documentar el procedimiento y la metodología que le permita determinar el nivel de riesgo de sus asociados de negocio dentro de la cadena de suministro internacional.

En ese sentido, la clasificación de un asociado de negocio como crítico o no, dependerá exclusivamente del resultado del análisis y evaluación de riesgos que realice la empresa conforme a su propio procedimiento interno, y no de la naturaleza del servicio o actividad comercial por sí sola.

10. En una exportación "triangulada" en donde mi cliente al que le vendo y quien me paga está en el país "A" pero, a su vez, éste le vende a su cliente en un país "B" y es a quien yo le despacho la mercancía, ¿Debería evaluar y pasar por mi matriz de clientes, al cliente de mi cliente?

R:/ La Circular establece “El asociado de negocio debe ser entendido como toda persona natural o jurídica o sucursal de sociedad extranjera establecida en Colombia o sociedad extranjera que mantiene con el solicitante o el Operador Económico Autorizado (OEA) una relación de negocios enmarcada en la cadena de suministro internacional.", en este sentido, el asociado de negocio se entiende como aquel con el que se mantiene una relación de negocio dentro de la cadena de suministro internacional.

Conforme a lo anterior, se puede inferir que el cliente del cliente (destinatario final de la mercancía) no se considera asociado de negocio, en la medida en que no existe una relación de negocio directa. No obstante, la empresa podrá evaluar su inclusión cuando, en el desarrollo de la operación, tenga interacción operativa, acceso a información o alguna incidencia en la cadena de suministro, de acuerdo con su análisis y evaluación de riesgos.

MANIFESTACIÓN SUSCRITA

11. ¿La manifestación suscrita tiene un término de vigencia definido por la norma? ¿Cada cuánto debe actualizarse?

R:/ Si bien la normatividad del Programa OEA no establece un término específico de vigencia ni una periodicidad obligatoria para la actualización de la manifestación suscrita, es importante recordar que su finalidad es declarar el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad aplicables al tipo de usuario, así como dejar constancia del compromiso de mantenerlos y fortalecerlos de manera continua en el marco del Programa OEA. En este sentido, y como buena práctica, se recomienda que dicho documento sea actualizado de forma anual o bienal, o conforme a las políticas de actualización documental definidas por la sociedad.

12. ¿Respecto a la manifestación suscrita, debe ser firmada exclusivamente por el Representante legal o la puede firmar un apoderado?

R:/ La normatividad colombiana reconoce la figura del apoderado, por lo que permite que las actuaciones puedan ser realizadas por un apoderado debidamente acreditado, siempre que el poder otorgado por el representante legal lo faculte.

Esta posibilidad se encuentra respaldada por el artículo 2142 del Código Civil, según el cual el mandato es una figura jurídica mediante la cual una persona (mandante) autoriza a otra (apoderado o mandatario) para gestionar negocios o actos en su nombre y por su cuenta; en ese sentido, cuando el representante legal otorga poder, el apoderado queda facultado para suscribir documentos y adelantar actuaciones en representación de la empresa.

13. Adicional a la manifestación suscrita se debe si o si ahora solicitar un SOP o es suficiente soporte con cualquiera de los relacionados?

R:/ Las disposiciones señaladas en el numeral 3 de la Circular respecto a los instrumentos tales como a. Obligaciones contractuales, b. Cuestionario de seguridad, c. Standard Operating Procedure – SOP, d. Acuerdo de seguridad, se presentan como alternativas o mecanismos mediante los cuales las empresas pueden dar cumplimiento al requisito de la manifestación suscrita.

En ese sentido, la circular no limita el cumplimiento a un único formato o documento, sino que reconoce la diversidad de mecanismos que pueden emplearse para evidenciar el cumplimiento de la manifestación suscrita. Por tanto, lo relevante es que esta, independientemente de su forma o estructura, demuestre y acredite que el asociado de negocio cumple con requisitos mínimos de seguridad, comprometiéndose además a mantenerlos en el tiempo.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LOS CASOS EN QUE SE TRANSFIERA

14. ¿A qué se le considera proceso crítico según requisito 2.3.?

R:/ Un proceso crítico es aquel proceso, actividad u operación que, por su naturaleza o nivel de intervención en la operación, puede afectar la seguridad, integridad o trazabilidad de la cadena de suministro internacional. Su identificación no está predeterminada por la norma, sino que debe ser definida por cada empresa con base en su análisis y evaluación de riesgos, considerando la estructura de su cadena de suministro y los riesgos asociados a su operación.

VISITAS A LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO CRÍTICOS Y AL PERSONAL QUE OCUPA CARGOS CRÍTICOS

15. ¿Las visitas de seguridad solo aplican para los proveedores catalogados como críticos o para todos los proveedores de la compañía?

R:/ La normatividad vigente establece que las visitas de seguridad deben realizarse a aquellos asociados de negocio que, conforme al análisis y evaluación de riesgos de la empresa, hayan sido identificados como críticos dentro de la cadena de suministro internacional.

16. ¿Cuáles son los criterios que la DIAN tiene actualmente para identificar quiénes califican como asociados de negocio o personal que desempeña cargos críticos, en el marco de la Circular 0003 de 2025?

R:/ La identificación de un asociado de negocio o de un cargo crítico dependerá exclusivamente del resultado del análisis y evaluación de riesgos. Por tanto, corresponde a cada sociedad definir y documentar el procedimiento, la metodología, criterios y demás elementos que le permitan establecer el nivel de riesgo de sus asociados de negocio y de los cargos dentro de la cadena de suministro internacional.

17. ¿Las visitas de seguridad para proveedores en el extranjero, se pueden tercerizar?

R:/ Tanto el requisito como la circular establece la obligatoriedad y finalidad de las visitas de seguridad a los asociados de negocio críticos, pero no limita la forma en que estas pueden ser ejecutadas. En este sentido, corresponde a cada empresa definir el mecanismo más adecuado para su desarrollo, siempre que se garantice el cumplimiento de los estándares y el objetivo principal de la visita: verificar que el asociado de negocio cumple con los requisitos mínimos de seguridad en la cadena de suministro internacional.

En el caso particular de los proveedores ubicados en el extranjero, la tercerización de esta actividad puede ser una opción válida, siempre que la entidad o empresa contratada cuente con la experiencia, competencias y estándares de seguridad equivalentes. Asimismo, el Operador Económico Autorizado deberá conservar la evidencia y los registros que soporten la gestión realizada.

18. ¿Si el asociado de negocio critico se encuentra en el exterior se debe realizar visita física?

R:/ La circular establece expresamente que: “(…) Las visitas deben ser ejecutadas de manera presencial (…)". En este sentido, cuando un asociado de negocio ha sido clasificado como crítico, la visita de verificación debe realizarse de forma presencial, incluso si se encuentra en el exterior.

Lo anterior obedece a la finalidad de la visita, que es validar en sitio el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad establecidos para la cadena de suministro internacional.

19. ¿En qué ubicación deben realizarse las visitas de seguridad cuando el asociado de negocio cuenta con múltiples sedes, ya sea en diferentes ciudades del país o en el exterior?

R:/ La circular establece expresamente que: “(…) Las visitas deben ser ejecutadas de manera presencial, ya sea en las instalaciones del asociado de negocio donde se realizan las operaciones (…)", por tanto, las visitas deben realizarse de manera presencial en las instalaciones del asociado de negocio donde se desarrollan las operaciones

En este sentido, si el asociado de negocio cuenta con instalaciones en Bogotá o en el exterior (por ejemplo, en Miami), y es en dichas sedes donde efectivamente se ejecutan las operaciones, la visita deberá realizarse en la ubicación correspondiente. Cabe recordar que el propósito de la visita es verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad por parte del asociado de negocio.

Acción Requerida. Es la actividad que se debe realizar con el fin de subsanar el incumplimiento de requisitos establecidos para ser y mantener la autorización de Operador Económico Autorizado. 

Cadena de Suministro Internacional. Es la red compuesta por un conjunto de operadores del comercio exterior que intervienen en el proceso logístico de la distribución física internacional de mercancías desde el lugar de procedencia hasta su destino, tales como productores, fabricantes, exportadores, importadores, transportadores, agentes de carga, agentes de aduana, depósitos habilitados, puertos, entre otros. 

Cadena de Suministro Segura. Es aquella en la cual cada uno de los operadores de comercio que hacen parte del proceso logístico, cumple con las condiciones y requisitos exigidos en el presente decreto y adopta e implementa de manera continua mejores prácticas, garantizando con ello de modo integral procesos confiables de comercio exterior. 

Cancelación de la Autorización del Operador Económico Autorizado. Es la cancelación de la autorización como Operador Económico Autorizado en los términos y condiciones previstos en el Decreto Ley 920 de 2023. 

Concepto Técnico. Es el pronunciamiento de las autoridades de control competentes, sobre el cumplimiento de las condiciones y requisitos por parte de los interesados para ser Operador Económico Autorizado. 

Deuda Legalmente Exigible. Aquella obligación de pago que se encuentre debidamente ejecutoriada y que no ha sido emitido auto admisorio de la demanda en acción de nulidad y restablecimiento del derecho. 

Especialista Operador Económico Autorizado. Es el servidor público designado por cada una de las Autoridades de Control, que en virtud de las normas vigentes y en ejercicio de sus funciones, tiene la facultad de verificar, validar y revalidar el cumplimiento de condiciones, requisitos mínimos y obligaciones exigidos al interesado. 

Incidente. Es el hecho, acción u omisión, que en cualquier tiempo, modo y lugar constituye una conducta descrita en la legislación nacional o en tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia, como punible, que afecte la seguridad de la cadena de suministro internacional, incluidas aquellas que generen niveles de riesgo sanitario masivo que afecte la salud pública y la sanidad animal y vegetal. 

Suspensión de beneficios al Autorización de Operador Económico Autorizado. Es la medida cautelar que suspende los beneficios otorgados al Operador Económico Autorizado, en los términos y condiciones previstos en el Decreto Ley 920 de 2023. 

Oficial de Operaciones. Es el servidor público designado por cada una de las Autoridades de Control, que en ejercicio de sus funciones presta soporte permanente en cada sede seccional, regional o departamental al Operador Económico Autorizado en sus operaciones de comercio exterior. 

Operación Sospechosa. Es aquella que por su número, cantidad, frecuencia o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas. 

Representante Líder Operador Económico Autorizado. Es el personal designado por el solicitante o por el Operador Económico Autorizado como su representante ante las Autoridades de Control, en lo relacionado con las actividades propias del Operador Económico Autorizado. 

Riesgo Sanitario. Probabilidad de que se produzca un evento que pueda afectar adversamente la salud de las poblaciones humanas, los animales y los vegetales, considerando en particular la posibilidad que se propaguen nacional o internacionalmente. 

Solicitud de Operador Económico Autorizado aceptada. Es aquella petición presentada ante la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales, que cumple con las condiciones previas para obtener la autorización. 

Solicitud de Operador Económico Autorizado rechazada. Es aquella petición presentada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que no cumple con las condiciones previas, establecidas en el presente decreto para obtener la autorización. 

Solicitud de Operador Económico Autorizado negada. Es aquella que no cumple con los requisitos mínimos de seguridad establecidos por las autoridades de control para obtener la autorización. 

Trayectoria efectiva. Se entiende por trayectoria efectiva, la práctica permanente, continua o habitual de operaciones correspondientes a la naturaleza de la actividad desarrollada por el interesado, la cual será verificada por la entidad competente cuando fuere del caso. 

Tipo de usuario. Es cada uno de los operadores de comercio exterior, que intervienen en el proceso logístico de la cadena de suministro internacional, tales como exportador, importador, agente de aduanas, agente de carga internacional, depósito habilitado, puerto, aeropuerto y transportador, entre otros.