TRÁMITE DE AUTORIZACIÓN COMO OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

 

Este trámite permite a los exportadores, importadores y agencias de aduanas en Colombia conocer el procedimiento para solicitar la autorización como Operador Económico Autorizado (OEA). Estos a su vez, deben cumplir los requisitos y condiciones establecidos por Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y las demás autoridades de control del programa Operador Económico Autorizado para asegurar la cadena de suministro internacional y facilitar el comercio global.

Usted puede hacer seguimiento de los siguientes trámites llamando en Bogotá al: 6079999 ext.: 906022 de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. oeacolombia@dian.gov.co

 Acordeón

 1. Realizar autoevaluación del cumplimiento de las condiciones y de los requisitos mínimos de seguridad

​El interesado en ser autorizado OEA, debe dar cumplimiento a las condiciones establecidas en el artículo 6 del Decreto 3568 de 2011, modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015. Además, debe cumplir con los requisitos mínimos de seguridad establecidos en los artículos 4 (exportadores), 4-1 (importadores), 4-2 (agencias de aduanas) de la Resolución 15 del 2016 adicionada por la Resolución 67 del 2016 y la Resolución 4089 de 2018. La DIAN ha dispuesto de una herramienta de autoevaluación, que al ser diligenciada le permite al interesado conocer el grado de cumplimiento de estas exigencias.

Descargue la herramienta de Autoevaluación en

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/autoevaluación.aspx

 2. Diligenciamiento y presentación de la solicitud

​Para Exportadores se debe diligenciar la solicitud de autorización en el Formulario F020 a través del servicio informático electrónico. Consulte la cartilla en:

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Documents/Presentación%20de%20la%20solicitud%20Autorización%20Operador%20Económico%20Autorizado%20en%20el%20SIE%20Formato%20020.pdf

Así mismo se deben radicar ante la DIAN, los siguientes documentos en forma física o en medio magnético:

  • Estados financieros:

La información financiera comprende el conjunto de los estados financieros de acuerdo al marco contable que le corresponda, suscritos por el representante legal, contador y revisor fiscal, con corte a 31 de diciembre de los tres (3) años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud, los cuales deberán estar acompañados por sus políticas contables, notas explicativas, revelaciones e informe de Gestión y Revisor Fiscal.

Recuerde que con NIIF los estados financieros son:

  • Estados de Situación Financiera al final del período no consolidado, de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud. 

  • Estados de Resultados y otro resultado integral del período de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud. 

  • Estados de Cambios en el Patrimonio en el período no consolidado de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud. 

  • Estados de Flujo de Efectivo del período no consolidado de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud. 

  • Copia de la Certificación de los Estados Financieros de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud, conforme a lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. 

  • Copia de los informes de Gestión de la Administración a la Asamblea de Accionistas de los tres (3) últimos años de operaciones, anteriores a la presentación de la solicitud. 

  • Copia de los informes del Revisor Fiscal de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.  

  • Políticas contables, sus notas explicativas y revelaciones de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.

  • Organigrama de la empresa.

  • Mapa de Procesos que incluya mínimo los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y de control.

  • Diagramas de flujo de las cadenas de suministro internacional; que incluya razón social y número de identificación de los principales actores que intervienen en la cadena de suministro internacional.

  • Copia del Último informe de auditoría externa relacionado con gestión de seguridad, si cuenta con él.

  • Matriz de riesgo por procesos.

  • Documentos que describan los procedimientos para: selección de asociados de negocio, selección de personal vinculado y acceso físico.

  • Relación de accionistas con participación individual superior al 30% en los casos de sociedades anónimas abiertas, certificado por el revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar.

Se debe tener en cuenta que la información de accionistas con participación individual superior al 30%, solamente aplica para los casos de las sociedades anónimas abiertas.

En los demás tipos de sociedades comerciales o uniones mercantiles de cualquier naturaleza contempladas en el Código de Comercio, se deberá allegar la relación completa de accionistas certificada por revisor fiscal discriminando socios y/o accionistas con los respectivos NIT y/o números de cédula y participación accionaria de cada uno.

  • Autoevaluación de cumplimiento de condiciones y requisitos debidamente diligenciada en el formato dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el portal web del Operador Económico Autorizado.

  • Listado de cargos críticos que incluyan nombre, identificación y cargo que desempeña en la empresa. Además, informar el nombre, cargo, identificación y datos de contacto del representante líder del Operador Económico Autorizado y suplente.

Recuerde informar en su solicitud OEA:

  • La categoría OEA a la que desea aplicar: 

-Seguridad y Facilitación

-Seguridad y Facilitación Sanitaria 

  • Tipo de usuario para el cual desea aplicar: 
    -Exportador
    -Importador
    -Agencia de aduanas 

  • Verificar que en el RUT se registre nombre y número de identificación del contador, si dicha información no está, se debe suministrar con la solicitud OEA. 

  • Por ser el idioma oficial, todos los documentos deben estar en español. 

  • En caso de presentación incompleta de documentos la DIAN podrá realizar requerimiento de información, y el solicitante dispondrá de un plazo de 10 días hábiles para dar respuesta.

Se entenderá presentada la solicitud cuando la misma haya sido recibida y se haya asignado un número de solicitud, y los documentos soporte hayan sido radicados en su totalidad ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 3. Verificación de cumplimiento de condiciones por parte de las autoridades de control

​Las Autoridades de Control verificarán el cumplimiento de condiciones previas, una vez se haya presentado formalmente una solicitud de autorización como Operador Económico Autorizado, las cuales corresponden a:

  • Estar domiciliados y acreditar la existencia y representación legal en país.

  • En el caso de personas jurídicas o sucursales de sociedades extranjeras, estar debidamente establecidas en Colombia, mínimo tres (3) años antes de presentar la solicitud.

  • Estar inscrito y encontrarse activo en el Registro Único Tributario con el tipo de usuario aduanero y la actividad sobre la cual solicita su autorización como Operador Económico Autorizado.

  • Tener una trayectoria efectiva en el desarrollo de la actividad para la cual solicita la autorización, de tres (3) años como mínimo, inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud.

  • Contar con las autorizaciones, registros, conceptos, habilitaciones, declaratorias, licencias, permisos, cualquiera que sea su denominación, exigidos por las autoridades de control de acuerdo con la normatividad vigente para ejercer su actividad, cuando a ello hubiere lugar.

  • Obtener una calificación favorable por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, de conformidad con las verificaciones realizadas en desarrollo de la aplicación del Sistema de Administración de Riesgos de que trata el artículo 475-1 del Decreto 2685 de 1999 o de las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

  • No haber sido objeto de sanciones impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado, durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la solicitud, por situaciones que afecten la seguridad en la cadena de suministro internacional, proferidas por parte de las autoridades de control.

  • Encontrarse al día o tener acuerdos de pago vigentes y al día, sobre las obligaciones tributarias, aduaneras y sanciones cambiarias y demás deudas legalmente exigibles a favor de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

  • Encontrarse al día o tener acuerdos de pago vigentes y al día, sobre las deudas relativas a la contraprestación y tasa de vigilancia y sobre las demás deudas legalmente exigibles a favor de las autoridades de control previstas en el parágrafo del artículo 4 del decreto 3568, siempre que estas autoridades participen en el proceso de autorización como Operador Económico Autorizado de conformidad con lo previsto en resolución reglamentaria.

  • Que el interesado, sus socios, accionistas, miembros de juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos, no tengan antecedentes penales por conductas punibles contra el patrimonio económico, contra fe pública, contra el orden económico y social y contra seguridad pública lo cual se evidenciará luego de consultadas las bases datos establecidas y proporcionadas por organismos o entidades nacionales e internacionales en la lucha contra el terrorismo, narcotráfico, lavado de activos, contrabando y demás delitos conexos, con el fin de garantizar la seguridad la cadena de suministro internacional.

  • Que el interesado, sus socios, accionistas, miembros de juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos, no hayan sido objeto de incidentes de seguridad en la cadena de suministro internacional hechos contrabando, tráfico de divisas, drogas, armas, personas, material radiactivo, entre otros, dentro de los cinco (5) años anteriores a la presentación de solicitud, salvo que, como consecuencia la investigación respectiva, se demuestre la ausencia de responsabilidad.

  • Que los socios, accionistas, miembros juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos del solicitante, durante los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud, no hayan representado a empresas que hayan sido objeto cancelación las calidades de autorización, habilitación o registro otorgadas por parte de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

  • No haber sido sancionado con cancelación de autorización, habilitación y demás calidades otorgadas por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, durante los cinco (5) años anteriores a la presentación de la solicitud.

Demostrar solvencia financiera durante los (3) últimos años de operaciones:

  • Que los indicadores de liquidez, rentabilidad y ratios de actividad sean positivos.  

  • Que el Índice de Solvencia total sea mayor o igual 1.3 y los niveles de endeudamiento se encuentren controlados. 

  • Que la sociedad no registre perdidas contables y/o fiscales acumuladas en los periodos de análisis y que en el último periodo evaluado refleje utilidad del ejercicio positiva. 

  • Que no exista causal de disolución por pérdidas contempladas en la Ley 1258 de 2008, en alguno de los periodos de estudio.

  • Que no exista causal de disolución por pérdidas contempladas en el Código de Comercio según el tipo de sociedad. 

  • Que la sociedad solicitante no encuentre dentro de la Ley 1116 del 27 de diciembre de 2006, “por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones.

Para los usuarios interesados en la categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria, las autoridades de control verificarán adicionalmente las siguientes condiciones:

  • No haber sido objeto de sanciones impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado, proferidas por el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, relacionadas con el incumplimiento de las condiciones zoosanitarias y fitosanitarias durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la solicitud. 

  • Encontrarse al día en el pago de los servicios y obligaciones legalmente exigibles a favor del Instituto Colombiano Agropecuario ICA o tener acuerdos de pago vigentes sobre dichas obligaciones y estar al día en los mismos. 

  • No haber sido objeto de sanciones sanitarias impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado, proferidas por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, por el incumplimiento de las buenas prácticas, en las condiciones higiénico, técnico locativas y de control de calidad, y en la capacidad de almacenamiento y acondicionamiento relacionados con los productos de competencia de la Entidad durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la solicitud.

Plazo de respuesta:

  • Una vez presentada en debida forma la solicitud de autorización, las autoridades de control, de acuerdo al ámbito de su competencia, emitirán pronunciamiento sobre la verificación de las condiciones previas y a los veinti cinco (25) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, la DIAN informará al solicitante el resultado de la verificación de condiciones a través de un auto de aceptación en caso de cumplimiento

  • En caso de no cumplimiento de condiciones, se emitirá una comunicación de incumplimiento o la calificación desfavorable de riesgo según corresponda y el interesado deberá dar respuesta dentro del plazo establecido en la resolución reglamentaria 015 de 2016. (cinco 5 días hábiles).

 4. Análisis y estudio de la empresa por parte de las autoridades de control

​Para el análisis de la persona natural o jurídica, las autoridades de control dispondrán de un término de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la notificación de la aceptación de la solicitud.

 5. Visita de validación por parte de las autoridades de control competentes

  • ​Una vez concluido el análisis de la empresa, las autoridades de control dentro de los 20 días hábiles siguientes, deberán dar inicio a las actividades de programación, planeación y ejecución de la visita mediante la cual se validará el cumplimiento de los requisitos mínimos de la empresa solicitante.

  • El interesado en obtener o mantener la autorización como Operador Económico Autorizado, deberá cumplir, de acuerdo con el tipo de usuario para el que aplica en su solicitud con todos los requisitos que se adoptan con la Resolución 15 del 2016 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan y deberá asegurarse de tener la evidencia objetiva que demuestre el cumplimiento. 

  • En caso de incumplimiento de requisitos se indicarán las acciones requeridas.

  • Del resultado de la visita de validación, las autoridades de control elaborarán el acta de visita en la que se indicarán las acciones requeridas, cuando sea del caso. El término para el cumplimiento de las acciones requeridas no podrá exceder a treinta (30) días después de finalizada la visita. En casos debidamente justificados el Comité Técnico del Operador podrá otorgar prórroga hasta por treinta (30) días más.

 6. Elaboración de conceptos técnicos por parte de las autoridades de control

​Una vez agotada la etapa de validación del cumplimiento de requisitos, las autoridades de control dispondrán de 10 días hábiles para enviar a la DIAN el concepto técnico, el cual deberá contener el resultado definitivo de la validación de requisitos y las razones técnicas y jurídicas que sustentan la autorización o negación, suscrito por el funcionario competente.

 7. Expedición del acto administrativo que decide de fondo sobre la solicitud de autorización, autorizando o negando la misma, por parte de la DIAN

Una vez agotado todo el procedimiento aquí referido, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la consolidación de los conceptos técnicos se expedirá el acto administrativo que decide de fondo respecto de la solicitud de Autorización de Operador Económico Autorizado.