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Preguntas frecuentes
¿En cuáles casos procede la cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) a solicitud de parte?
La cancelación de la inscripción en el RUT a solicitud de parte, procederá en los siguientes casos:
Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada.
Al liquidarse la sucesión del causante cuando a ello hubiere lugar.
Por finalización del contrato de consorcio o unión temporal o cualquier otro de colaboración empresarial.
Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.
Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad.
Por el cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumpliendo de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11.del capítulo 2 del título 1 de la parte 6 del libro 1 del presente decreto.
Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia.
Por el cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11. del capítulo 2 del título 1 de la parte 6 del libro 1 del presente decreto.
Por terminación y/o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) por la no realización definitiva del hecho generador, o los sujetos con presencia económica significativa (PES) en Colombia por la cesación definitiva de las actividades que dan lugar a la presencia económica significativa (PES) en Colombia.
En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y/o con presencia económica significativa (PES) en Colombia, por liquidación, fusión o escisión de la sociedad o entidad extranjera.
En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y/o con presencia económica significativa (PES) en Colombia, por liquidación de la sucesión de la persona natural sin residencia en Colombia.
Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
Cuando se detecten 2 o más NIT y/o de tipo y número de documento que corresponda a una misma persona natural y/o jurídica.
Cuando la persona natural extranjera no tenga domicilio fiscal en Colombia y no tenga que cumplir con obligaciones exigibles ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
¿En qué casos procede la cancelación de la inscripción en el RUT de oficio?
La cancelación de la inscripción en el RUT, de oficio por parte de la DIAN, procederá en los siguientes casos:
• Por inactividad tributaria, por la ausencia de registros en las bases de datos electrónicas de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que evidencia la inexistencia de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarias de las personas registradas.
• Por no realizar el proceso de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) dentro del término establecido en el artículo 19 transitorio del Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004.
• Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).
• Por orden de autoridad competente.
• Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia.
• Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
• Cuando se detecte que hay duplicidad de Número de Identificación Tributaria (NIT) a una misma persona natural y/o jurídica.
• Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) constate a través de sus procesos internos o de fuentes de información confiable, que la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) fue autenticado, validado y/o formalizado por una persona no autorizada o facultada por el titular.
• Cuando se cancele la personería jurídica de una entidad por orden de autoridad competente.
¿Cuándo se puede realizar el trámite de solicitud de cancelación de la inscripción en el RUT?
La solicitud de cancelación de la inscripción en el RUT se puede realizar una vez suceda cualquiera de los hechos enunciados en el artículo 1.6.1.2.18 del Decreto 1625 de 2016.
¿Dónde se puede realizar el trámite de solicitud de cancelación de la inscripción en el RUT?
La solicitud de cancelación de la inscripción en el RUT puede realizarse de manera presencial en los puntos de atención de la DIAN con previo agendamiento (aquí) o en línea a través del portal web de la entidad.
¿Cómo se deben adjuntar los documentos para la solicitud de cancelación de la inscripción en el RUT cuando la solicitud se realiza en línea?
Cuando la solicitud de cancelación se realiza a través de los servicios en línea de la DIAN, los documentos soporte deberán anexarse después de formalizada por el enlace de Adjuntar soportes, si este no se los permite deberán remitirse de manera física a la división de Servicio al Ciudadano de la dirección seccional de impuestos y aduanas de la jurisdicción del cliente.
¿Cuál es el proceso de Cancelación de RUT cuando una empresa absorbe a otra?
El procedimiento es igual, se deberá allegar el documento expedido por autoridad competente donde se acredite el estado de la sociedad. Se cancela el RUT de la entidad absorbida y el ente absorbente responde por las obligaciones de aquella.
¿Cómo se activa un RUT de una persona jurídica que ha sido cancelado, que está solicitando una devolución?
La reactivación del RUT en los casos en que hubiere lugar a ello será solicitada por el área competente de la DIAN.
¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para informarme de los faltantes de los Requisitos para la actualización del RUT sujetas a verificación?
De no cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.2.28. del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, la actualización no se realizará, informando al usuario, a más tardar dentro de los 8 días hábiles siguientes a su recepción, de tal situación y la posibilidad de radicar los documentos con el cumplimiento de los requisitos establecidos para poder iniciar la verificación. Sin embargo, el cliente podrá desistir de la solicitud en cualquier momento, siempre y cuando sea antes de que se registre la decisión a la solicitud de actualización del RUT sujeta a verificación.
¿Cuáles son los términos para resolver la solicitud?
Una vez presentada en debida forma la solicitud, la actualización del RUT será decidida dentro de los 30 días hábiles siguientes a la formalización de la solicitud a través de los servicios en línea de la DIAN, mediante acto administrativo que se notificará al interesado o a su apoderado, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario.
¿Qué verificaciones hace la DIAN para aprobar la solicitud de cancelación de la inscripción en el RUT?
El trámite de cancelación estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la DIAN, sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en el artículo 820 del Estatuto Tributario.
Si una sociedad tiene deudas pendientes con la DIAN, ¿puede cancelar el RUT?
El trámite de cancelación estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la DIAN, sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en el artículo 820 del Estatuto Tributario.
¿En qué casos puede la DIAN de oficio cancelar el RUT?
Cuando la persona natural hubiere fallecido, de acuerdo con información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encuentre inscrita sin responsabilidades en el RUT, también cuando exista orden de cancelación que provenga de autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales o de la DIAN, en este último caso por razones de control y/o inactividad tributaria.
¿Qué debo tener en cuenta al momento de cancelar una sucesión ilíquida?
No se debe aceptar el poder otorgado por un cliente a un menor de edad, ya que las actuaciones adelantadas por ellos no tienen ninguna validez jurídica.
• Los abogados a quienes los herederos le den el poder para adelantar el proceso de partición de bienes (Hijuelas), dicho poder no les faculta para actualizar el RUT del fallecido (registrar la sucesión ilíquida ante la DIAN), salvo que en el mismo poder le estén facultando para realizar dicha inscripción y/o actualización.
• No se requiere tramitar el RUT si el contribuyente no cumple con ningún parámetro establecido por ley para declarar renta, o el cumplimiento de alguna otra obligación tributaria
• La sucesión ilíquida deja de ser contribuyente del impuesto de renta tan pronto la sentencia o escritura de adjudicación, según corresponda, sea expedida y notificada.
• Si es una Herencia Yacente (No hay herederos), se debe anexar documento expedido por el Juez nombrando al Curador que representa al causante.
• Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, en el mencionado documento se deberá manifestar que el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento y que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
• De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento a través del cual manifieste que ostenta esta condición, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento.
• Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por sus representantes o apoderados debidamente acreditados. En estos casos se deberá aportar copia física o digital del documento que acredita la representación o del poder.
• Si el representante de la sucesión es un Albacea, deberá acompañarse de fotocopia del testamento y/o del documento que lo designe.
• Para la Cancelación del RUT por el fallecimiento de personas naturales al liquidarse la sucesión cuando a ello hubiere lugar el contribuyente No debe tener obligaciones pendientes con la DIAN.
Glosario
Cancelación de la inscripción en el RUT: Permite a las personas naturales cancelar el RUT por sucesión liquidada o a personas jurídicas y asimiladas cuando se presente liquidación, fusión, o escisión; en ninguno de los casos se debe tener obligaciones pendientes con la entidad. Procede a solicitud del interesado en los eventos señalados en la normatividad vigente.
Cancelación de oficio: Permite realizar la cancelación del RUT cuando la persona natural inscrita hubiere fallecido, de acuerdo con información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encuentre inscrita sin responsabilidades en el Registro Único Tributario (RUT) o únicamente como no responsable del impuesto sobre las ventas o No responsable de Consumo restaurantes y bares; cuando la persona jurídica o asimilada se encuentre liquidada de acuerdo con información suministrada por la cámara de comercio o autoridad competente; Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el RUT o por orden expresa de autoridad competente.
Desistimiento expreso de la petición: Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.
Normalización: Consiste en el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información, suministrada virtual o físicamente por el obligado ante la DIAN o demás entidades autorizadas, y la expedición del respectivo certificado.
Generar Firma Electrónica (IFE): Generación de código y contraseña que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.
Recurso de reposición: Recurso presentado ante el mismo funcionario que tomó la decisión, para que la aclare, modifique o revoque el acto administrativo.
Recurso de reconsideración: recurso presentado para que se aclare, modifique o revoque el acto administrativo, ante el área Jurídica o quien haga sus veces, de la Dirección Seccional que hubiere practicado el acto respectivo. Cuando el acto haya sido proferido por el Director Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas o sus delegados, el recurso de reconsideración deberá interponerse ante el mismo funcionario que lo profirió.
Solicitudes de actualización del RUT sujetas a verificación: Son aquellas actualizaciones del Registro Único Tributario que por disposición legal se encuentran sujetas a verificación por parte de DIAN, en consecuencia, solo se registra la actualización en el RUT una vez se demuestre por el solicitante el cumplimiento de los presupuestos legales y procedimentales para su procedencia y se expida el acto administrativo correspondiente.