Resolución 070 noviembre 03 de 2016 modificada parcialmente por la Resolución 022 abril 03 de 2019.
El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los Servicios Electrónicos de la DIAN. Este instrumento cuenta con las siguientes características:
Identidad Electrónica (IE): Es la identificación establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los Servicios Electrónicos de la DIAN, la cual siempre será custodiada por la Entidad. La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
Contraseña de la Identidad Electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.
Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.
“Firma Electrónica pactada mediante acuerdo. Para poder utilizar el Instrumento de Firma Electrónica, el usuario deberá aceptar de manera electrónica el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el capítulo 47 del título 2, parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
El Acuerdo de F. E. se aceptará en el procedimiento de emisión del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), por una única vez".
Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
3.1 Emisión del Instrumento de Firma Electrónica
Consiste en la gestión del usuario, por el cual solicita, la generación de la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presenten cambios en la información de identificación del obligado.
El trámite podrá realizarse directamente por el usuario o su apoderado de manera presencial ante las dependencias de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de la DIAN, o por autogestión a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales -DIAN- para aquellos contribuyentes que se encuentren autorizados para utilizar la Firma Electrónica.
Para gestionar la emisión, el usuario deberá actualizar la información del Registro Único Tributario -RUT-, conforme al capítulo 2, Título 1, parte 6 del libro 1 del Decreto de 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
3.2 Renovación del Instrumento de Firma Electrónica
Es la autogestión que el suscriptor debe adelantar a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la entidad por las siguientes causales:
Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para continuar firmando ante la DIAN; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
Por pérdida de la contraseña de la Identidad Electrónica (salvo que recuerde las respuestas de las preguntas reto configuradas en el proceso de emisión).
3.3 Habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE)
Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá sola para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido.
Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del instrumento de firma electrónica (IFE) de los procesos de emisión o renovación dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso.
3.4 Solicitud de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para las personas naturales que se encuentren en el exterior
Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior obligadas a presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión y renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página de la DIAN www.dian.gov.co, opción “PQSR y Denuncias", anexando escaneado el documento de identidad y del pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. Por ese medio se enviará respuesta a la solicitud.
“Hágalo Usted Mismo", si está obligado a declarar virtualmente, tenga en cuenta el siguiente paso a paso:
Más información en: https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/FirmaElectronica.aspx
