Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

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Para presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementario por el año gravable 2018, en el 2019, confirme:

 Acordeón

 1. Registro Único Tributario -RUT-

​Decreto 1625 de octubre 11 de 2016 - Artículo 1.6.1.2.1.

El Registro Único Tributario -RUT-, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas, entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

1.1. Inscripción en el Registro Único Tributario -RUT-

Es el proceso por el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- obligados a inscribirse, se incorporan en el Registro Único Tributario -RUT- con el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en el Decreto 1625 octubre 11 de 2016 - Artículo 1.6.2.1.7

La inscripción en el Registro Único Tributario -RUT-, deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, en las oficinas de la DIAN, en las cámaras de comercio y en las sedes o establecimientos de otras entidades públicas o privadas, facultadas para el efecto. 

Lo anterior se aplicará sin perjuicio de las herramientas y mecanismos electrónicos que la DIAN ponga a disposición de las personas o entidades obligadas a inscribirse en el RUT. 

Si NO está inscrito en el Registro Único Tributario -RUT-, inscribirse a través de la página de la DIAN www.dian.gov.co. 

Más información en: https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/Paginas/rut.aspx 

O de forma presencial, para lo cual es necesario agendar cita en la página de la DIAN www.dian.gov.co opción “Asignación de Citas" en los puntos de contacto a nivel nacional. 

Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT-, tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación. 

1.2. Actualización del Registro Único Tributario -RUT- 

Es el procedimiento que permite efectuar modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT-. 

El RUT se puede actualizar en los campos que sean necesarios (dirección, teléfono, correo electrónico, responsabilidades, actividades económicas, entre otros), si hay lugar a ello, ingresando a la página de la DIAN www.dian.gov.co opción Usuario Registrado. 

 

 Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT-, a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme con lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

“Hágalo Usted Mismo", actualice su RUT en línea con o sin firma electrónica. Tenga en cuenta la siguiente infografía:  

 

1.3 Inscripción y Actualización del Registro Único Tributario -RUT- para las personas naturales que se encuentren en el exterior.

Las personas naturales que se encuentren en el exterior, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario -RUT-, a través del servicio de "PQSR y Denuncias" de la página de la DIAN www.dian.gov.co, anexando escaneado el documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. Una vez la DIAN, formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada por el peticionario, el certificado del Registro Único Tributario -RUT-. Parágrafo 1 del artículo 1.6.1.2.10 del Decreto 1625 octubre 11 de 2016. 

Más información en: https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/Paginas/rut.aspx

 ​2. Portal Transaccional

2.1 Usuario Registrado 

 

Opción para iniciar sesión y hacer uso de los Servicios en Línea MUISCA. Para ingresar se debe suministrar los siguientes datos: a nombre de, tipo de documento, número de documento y contraseña.

 

 

2.2 Usuario Nuevo

 

Opción para habilitar cuenta de usuario, este proceso requiere el ingreso del tipo, número y fecha de expedición del documento de identidad y establecer una contraseña para posteriormente iniciar sesión y hacer uso de los Servicios en Línea MUISCA.                                              

 3. Instrumento de Firma Electrónica (IFE)

Resolución 070 noviembre 03 de 2016 modificada parcialmente por la Resolución 022 abril 03 de 2019.

El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los Servicios Electrónicos de la DIAN.  Este instrumento cuenta con las siguientes características:

Identidad Electrónica (IE): Es la identificación establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los Servicios Electrónicos de la DIAN, la cual siempre será custodiada por la Entidad.  La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.

Contraseña de la Identidad Electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.

Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.

“Firma Electrónica pactada mediante acuerdo. Para poder utilizar el Instrumento de Firma Electrónica, el usuario deberá aceptar de manera electrónica el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el capítulo 47 del título 2, parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

El Acuerdo de F. E. se aceptará en el procedimiento de emisión del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), por una única vez".

Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

3.1 Emisión del Instrumento de Firma Electrónica

Consiste en la gestión del usuario, por el cual solicita, la generación de la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presenten cambios en la información de identificación del obligado.

El trámite podrá realizarse directamente por el usuario o su apoderado de manera presencial ante las dependencias de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de la DIAN, o por autogestión a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales -DIAN- para aquellos contribuyentes que se encuentren autorizados para utilizar la Firma Electrónica.

Para gestionar la emisión, el usuario deberá actualizar la información del Registro Único Tributario -RUT-, conforme al capítulo 2, Título 1, parte 6 del libro 1 del Decreto de 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

3.2 Renovación del Instrumento de Firma Electrónica

Es la autogestión que el suscriptor debe adelantar a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la entidad por las siguientes causales: 

  • Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para continuar firmando ante la DIAN; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

  • Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

  • Por pérdida de la contraseña de la Identidad Electrónica (salvo que recuerde las respuestas de las preguntas reto configuradas en el proceso de emisión).

3.3 Habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) 

Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá sola para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido. 

Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del instrumento de firma electrónica (IFE) de los procesos de emisión o renovación dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso. 

3.4 Solicitud de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para las personas naturales que se encuentren en el exterior 

Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior obligadas a presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión y renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página de la DIAN www.dian.gov.co, opción “PQSR y Denuncias", anexando escaneado el documento de identidad y del pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. Por ese medio se enviará respuesta a la solicitud.  

“Hágalo Usted Mismo", si está obligado a declarar virtualmente, tenga en cuenta el siguiente paso a paso:

 

Más información en: https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/FirmaElectronica.aspx

 Documentos Necesarios

Documentos que requiere tener el ciudadano cliente a disposición para el diligenciamiento de la declaración, los cuales deben reposar en sus archivos personales; para su ilustración se enuncian algunos de ellos, según el caso pueden existir otros no relacionados, debe conservar la totalidad de los soportes.

Documento Indispensable

Copia del certificado de inscripción en el Registro Único Tributario -RUT- debidamente actualizado, de ser necesario.

 Para determinar el Patrimonio

Se requiere tener a disposición los documentos en los que consten la titularidad y/o aprovechamiento económico de los bienes e inversiones y los que respaldan las deudas, con valores certificados, A continuación, se provee una lista meramente informativa:  

1

Certificados o extractos de los saldos de las cuentas de ahorro y corrientes emitidos por las entidades financieras.

2

Certificados de las inversiones emitidos por las entidades donde se constituyó la inversión, por ejemplo: CDT, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, entre otras.

3

Declaración o estado de cuenta, de impuesto predial de los bienes inmuebles que posea.

4

Escrituras de adquisición de los bienes inmuebles y/o certificados de instrumentos públicos.

5

Factura de compra o documento donde conste el valor de adquisición de los vehículos.

6

Relación de los muebles, enseres, maquinaria y equipo, por su valor de adquisición más adiciones y mejoras.

7

Certificado de avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros.

8

Letras, pagarés, hipotecas y demás documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones o deudas, conforme a los requisitos de ley.

 Para determinar los Ingresos

Requiere tener a disposición los documentos en los que consten los ingresos percibidos durante el año gravable 2018, de conformidad con los artículos 27, 28 del Estatuto Tributario, entre otros.

1

Certificado de ingresos y retenciones por pagos laborales y rentas de trabajo en general

2

Certificado de Ingreso promedio de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha del pago de las cesantías e intereses sobre las mismas.

3

Certificado de salario básico, siempre y cuando haya tenido la calidad de oficial o suboficial de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional o agente de la Policía Nacional.

4

Certificado de la bonificación por retiro voluntario, siempre y cuando sea ciudadano colombiano que haya integrado las reservas de oficiales de primera y segunda clase de la Armada Nacional, y se haya desempeñado en las actividades señaladas en el artículo 22 de la Ley 44 de 1990, es decir, actividades de navegante, oficial o tripulante en empresas marítimas nacionales de transporte público o de trabajos marítimos especiales.

5

Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional.

6

Certificado por prima de localización de vivienda (pactada con anterioridad a 31 de julio de 1995).

7

Certificado de la prima especial y la prima de costo de vida de que trata el Decreto 3357 de 2009 para los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

8

Certificados de indemnizaciones sustitutivas de la pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional.

9

Certificados de Ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios.

10

Certificados de los rendimientos financieros pagados durante el año, expedidos por las entidades correspondientes.

11

Certificado de pago de recompensas.

12

Certificado de dividendos y participaciones recibidos durante el año, expedidos por las sociedades de las cuales es socio o accionista.

13

Certificados de pagos de indemnizaciones por destrucción y renovación de cultivos y por control de plagas.

14

Certificados de ingresos recibidos durante el año por concepto de utilidades repartidas por sociedades liquidadas.

15

Certificados de ingresos recibidos por concepto Incentivo a la Capitalización Rural, ICR o AIS.

16

Certificados de pagos por concepto de alimentación, efectuados por su empleador.

17

Certificado por incentivo forestal.

18

Certificados o autorizaciones para la prestación de servicios de ecoturismo expedido por las autoridades competentes.

19

Certificados de pago de indemnizaciones por seguros de vida.

20

Certificados expedidos por las autoridades competentes que respalden exenciones para extranjeros contempladas en tratados o convenios internacionales.

21

Certificados por concepto de dividendos y participaciones recibidos en el año, entre otros.

 Para determinar los Pagos que constituyen Deducciones y Gastos Procedentes

​Se requiere tener a disposición los documentos en los que consten los pagos efectuados en el año 2018 y que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad generadora de renta, entre los cuales se destacan:

1

Certificado de pagos de intereses por préstamos para adquisición de vivienda.

2

Certificados por pagos de salud.

3

Certificados por inversiones, centros de reclusión, en mantenimiento y conservación de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros.

4

Certificados por donaciones a la Nación, departamentos, municipios, distritos, territorios indígenas y otros.

5

Relación de facturas de gastos, indicando el valor total.

6

Relación de los pagos efectuados a sus empleados por concepto de sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros

7

Certificados de los pagos realizados por concepto de aportes a las cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, empresas promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y otros.

8

Pagos por concepto de impuestos de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial

9

Certificados de las donaciones e inversiones que haya efectuado durante el año.

10

Todos los documentos que respalden ingresos, costos, deducciones, patrimonio, emitidos por las entidades o personas competentes.

11

En los casos que se requiera, la certificación para acreditar la deducción por dependientes económicos.

 Costos y gastos procedentes trabajadores independientes

Conforme con la parte considerativa y resolutiva de la Sentencia de la Corte Constitucional C-120 del 14 de noviembre de 2018, los contribuyentes que perciban ingresos considerados como rentas de trabajo derivados de una fuente diferente a la relación laboral o legal y reglamentaria pueden detraer, para efectos de establecer la renta líquida cedular, los costos y gastos que tengan relación con la actividad productora de renta de conformidad con el artículo 107 del Estatuto Tributario.